Партионная отправка — способ сдавать десятки почтовых отправлений разом по единому реестру, без заполнения каждого на месте. Для магазина это часы сэкономленного времени на почте. Разберём, как формировать партию в RetailCRM и что нужно для быстрой сдачи.
Что такое партионная отправка
Партионная (партионная почтовая) отправка — это сдача группы отправлений одним пакетом по сопроводительному реестру. Вместо того чтобы оформлять каждую посылку у окна, вы приезжаете с готовой партией, промаркированными отправлениями и распечатанным реестром.
Ключевая выгода — скорость приёмки. Оператор почты сканирует штрихкоды и сверяет их с реестром, а не заводит каждое отправление вручную. Для интернет-магазина с потоком заказов это единственный вменяемый способ работать с Почтой России.
- Единый реестр на всю партию вместо отдельных бланков;
- Заранее присвоенные ШПИ — почтовые идентификаторы уже есть в заказах;
- Быстрая сдача — приёмка по сканированию, без ручного ввода.
ШПИ и идентификаторы отправлений
ШПИ — штриховой почтовый идентификатор, тот самый трек-номер, по которому отслеживается отправление. Для партионной отправки ШПИ присваиваются заранее, ещё до физической сдачи на почте.
В RetailCRM это работает так: при подготовке отправления модуль Почты России обращается к API и резервирует идентификатор для каждого заказа. ШПИ сохраняется в карточке заказа, печатается на бланке/наклейке и попадает в реестр.
| Элемент | Роль |
|---|---|
| ШПИ | Уникальный трек-номер отправления |
| Бланк / наклейка | Печатается со штрихкодом ШПИ |
| Реестр (ф.103) | Список всех ШПИ партии |
Реестр ф.103 и сопроводительные документы
Сердце партионной отправки — реестр по форме 103: сопроводительный список всех отправлений партии с их ШПИ, адресами, весом и суммами. Его распечатывают и сдают вместе с посылками.
- Соберите отправления в партию в CRM или в системе Почты (ЛК / «Отправка»).
- Сформируйте реестр ф.103 — он содержит перечень всех ШПИ и итоги по партии.
- Распечатайте реестр в двух экземплярах: один остаётся у вас с отметкой о приёме.
- Приложите к партии наклейки/бланки с ШПИ на каждом отправлении.
Реестр — это и документ сдачи, и ваша страховка: подписанный почтой экземпляр подтверждает, что партия принята в полном составе. По нему же удобно сверять расчёты по наложенному платежу.
Как собрать партию в RetailCRM
Партия формируется из заказов, у которых уже присвоены ШПИ и заполнены параметры отправления. Практичный порядок работы:
- Переведите готовые заказы в статус отгрузки — по триггеру создаются отправления и резервируются ШПИ.
- Отфильтруйте заказы по типу доставки «Почта России» и дате отгрузки.
- Групповым действием сформируйте партию и выгрузите реестр.
- Распечатайте бланки/наклейки со штрихкодами ШПИ для всех отправлений партии.
Часть магазинов формирует партию непосредственно в системе Почты России «Отправка», куда данные передаются из CRM. Оба подхода дают на выходе одно и то же: промаркированные отправления и реестр ф.103.
Наложенный платёж в партии
Если часть отправлений идёт с оплатой при получении, партионная отправка требует внимательности к финансовым параметрам. Для каждого отправления должны быть корректно указаны объявленная ценность и сумма наложенного платежа.
- Объявленная ценность — обязательна для отправлений с наложенным платежом, обычно равна стоимости товара;
- Сумма наложенного платежа — то, что получатель платит на почте;
- Реквизиты для перевода — счёт, куда Почта перечислит собранные деньги;
- Ставка НДС — для корректного фискального чека при оплате получения.
В реестре суммы наложенного платежа отражаются по каждому отправлению, что упрощает последующую сверку поступлений от Почты с отгруженными заказами.
Частые проблемы и как их избежать
Партионная отправка ускоряет сдачу, только когда данные партии выверены. Иначе очередь на почте вернётся, но уже с разбором ошибок.
- Заказ без ШПИ — отправление не создано, оно не попадёт в реестр. Проверьте, что ШПИ присвоены всем;
- Расхождение веса — фактический вес отличается от указанного, приёмщик пересчитает тариф;
- Неверный индекс — отправление задержится на сортировке;
- Нет объявленной ценности при наложенном платеже — отправление не примут;
- Устаревший реестр — партию изменили после печати ф.103, состав не совпадает.
Итог
Партионная отправка Почтой России из RetailCRM строится вокруг предварительно присвоенных ШПИ и реестра ф.103. Заказы с готовыми отправлениями собираются в партию, для них печатаются наклейки со штрихкодами и единый реестр, а на почте партия сдаётся по сканированию — без поштучного оформления. Отдельного внимания требуют объявленная ценность и наложенный платёж.
Мы в B2Bsite настраиваем партионную отправку под поток магазина: подключаем модуль Почты России, настраиваем присвоение ШПИ и формирование реестра, готовим фильтры «готово к отправке» и выстраиваем сверку наложенных платежей. Если сдача почты отнимает часы — поможем свести её к печати реестра и одной поездке.
Частые вопросы
Что даёт партионная отправка по сравнению с обычной?
Партия сдаётся по единому реестру ф.103 с заранее присвоенными ШПИ, а приёмка идёт по сканированию штрихкодов, а не поштучным оформлением. Для магазина с потоком заказов это экономит часы на почте.
Что такое ШПИ и когда он присваивается?
ШПИ — штриховой почтовый идентификатор, он же трек-номер. При партионной отправке ШПИ присваиваются заранее через API при подготовке отправления, сохраняются в заказе и печатаются на наклейках.
Что такое реестр ф.103?
Это сопроводительный реестр партии со списком всех отправлений, их ШПИ, адресами, весом и суммами. Он печатается в двух экземплярах и сдаётся вместе с посылками, а подписанный почтой экземпляр подтверждает приём партии.
Как собрать партию в RetailCRM?
Переведите готовые заказы в статус отгрузки, чтобы создались отправления с ШПИ, отфильтруйте их по типу доставки Почта России и дате, затем групповым действием сформируйте партию и выгрузите реестр с наклейками.
Можно ли включать в партию отправления с наложенным платежом?
Да, но для каждого такого отправления нужны объявленная ценность и сумма наложенного платежа, а также реквизиты для перевода денег. Суммы отражаются в реестре, что упрощает сверку поступлений от Почты.
Почему заказ не попал в партию?
Чаще всего у него не присвоен ШПИ (отправление не создано), не заполнен вес или указан неверный индекс. Заведите статус готовности к отправке, в который заказ попадает только с корректно заполненными параметрами.
Где формируется партия — в CRM или в системе Почты?
Возможны оба варианта: партию можно собрать в RetailCRM или в системе Почты России Отправка, куда данные передаются из CRM. На выходе в обоих случаях получаются промаркированные отправления и реестр ф.103.
Поможем с настройкой и поддержкой RetailCRM
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой RetailCRM.