Автосоздание накладных и трек-номеров

Автосоздание накладных избавляет оператора от захода в кабинеты СДЭК, Boxberry и DPD: RetailCRM сама регистрирует отправление на нужном статусе заказа и возвращает трек-номер обратно в карточку. Разберём, как это устроено и как настроить без ошибок.

Как работает автосоздание отправлений

В RetailCRM интеграция со службой доставки — это отдельный модуль в разделе Настройки → Доставка → Службы доставки. После подключения СДЭК, Boxberry, DPD или Почты России у заказа появляется блок доставки, а система умеет обращаться к API перевозчика напрямую.

Создание отправления бывает трёх видов:

• Ручное — оператор жмёт «Создать заявку» в карточке заказа;
• По кнопке в списке — массовая регистрация выбранных заказов;
• Автоматическое — по триггеру на смену статуса или иное событие.

Именно третий сценарий и называют автосозданием: заказ переходит, например, в статус «Комплектация завершена», триггер вызывает действие «Создать отправление», а в ответ RetailCRM записывает номер отправления и трек-номер в поля доставки. Дальше по треку автоматически подтягиваются статусы.

Настройка триггера

Автосоздание строится на штатном движке триггеров: Настройки → Коммуникации → Триггеры (в новых аккаунтах — раздел «Правила»). Логика классическая «событие → условия → действие».

1. Событие — «Изменение заказа», отслеживаем смену статуса или группы статусов.
2. Условия — заказ перешёл в целевой статус, тип доставки соответствует нужной службе, заполнены обязательные поля (габариты, вес, адрес или ПВЗ).
3. Действие — «Создать отправление в службе доставки».

Условия, без которых заявка не создастся

Служба доставки отклонит регистрацию, если в заказе не хватает данных. Перед действием «Создать отправление» проверьте в условиях триггера или в валидации заказа:

• Вес и габариты — общий вес отправления и размеры места; многие СД требуют их обязательно;
• Адрес получателя или код ПВЗ — для курьерской и пунктовой доставки соответственно;
• Контакты — ФИО, телефон, иногда e-mail получателя;
• Стоимость и наложенный платёж — сумма к оплате при получении, если используется НП;
• Оценочная стоимость — для страховки отправления.

Возврат трек-номера и печать накладной

После успешной регистрации RetailCRM записывает в блок доставки два ключевых значения: номер отправления (внутренний ID заявки у перевозчика) и трек-номер для отслеживания. Оба поля доступны для подстановки в уведомления клиенту и в отчёты.

Печать накладной и этикетки выполняется из карточки заказа кнопкой «Печать» либо массово из списка заказов. Формат зависит от службы — как правило, PDF с этикеткой формата A6 или A4. Для термопринтера выбирайте вариант этикетки под размер ленты.

Трек-номер удобно сразу отправлять покупателю триггерным письмом или SMS. В шаблоне используйте переменную трека, например {{ order.delivery.data.trackNumber }} — точное имя переменной смотрите в конструкторе шаблонов, оно зависит от версии аккаунта.

Массовое создание и повтор при сбое

Помимо триггеров, отправления создают пачками. В списке заказов отметьте нужные, выберите действие «Создать заявки в СД» — RetailCRM обработает их по очереди и покажет результат по каждому.

Если часть заявок не прошла, ошибки видны в блоке доставки заказа и в истории. Типовые причины и решения:

Контроль и логирование

Чтобы автосоздание работало предсказуемо, настройте наблюдение:

• История заказа — фиксирует, какой триггер и когда создал заявку;
• Отдельный статус «Ошибка отправления» — заведите его и переводите заказ туда, если API вернул отказ, чтобы оператор не пропустил проблему;
• Уведомление менеджеру — триггер на сбой создаёт задачу ответственному;
• Регулярная сверка — раз в день сравнивайте число заказов «к отгрузке» и число созданных накладных.

Такой контур превращает автосоздание из «чёрного ящика» в управляемый процесс: любой отказ перевозчика становится видимым и обрабатывается, а не теряется.

Итог

Автосоздание накладных и трек-номеров в RetailCRM экономит операторам десятки минут в день и убирает ручные ошибки: заявка регистрируется на нужном статусе, трек возвращается в заказ, клиент получает уведомление автоматически. Ключ к стабильности — корректные условия триггера (вес, габариты, адрес/ПВЗ) и заведённый контур обработки сбоев.

Мы в B2Bsite настраиваем сквозной процесс доставки: от триггеров создания заявок до печати этикеток и статусной модели. Поможем подключить нужные службы и выстроить логистику так, чтобы отгрузка шла в один клик.