Складской учёт в Битрикс24 превращает товарный каталог CRM в живую систему с остатками: вы видите, сколько товара на каждом складе, резервируете позиции под сделки и списываете их при отгрузке — без выгрузки в отдельную учётную программу.
Что такое складской учёт в CRM
Складской учёт — это встроенный в CRM Битрикс24 модуль, который добавляет товарам из каталога количественные остатки в разрезе складов. Пока учёт выключен, товар в CRM — это просто карточка с ценой; после включения у каждой позиции появляется поле «В наличии», «В резерве» и «Доступно».
Модуль решает три задачи: показать менеджеру реальный остаток при добавлении товара в сделку, зарезервировать позиции под конкретный заказ и автоматически списать их при продаже. Все движения фиксируются складскими документами, поэтому по каждой единице товара видно историю: откуда пришла, куда ушла, когда.
CRM → Товары, а затем включайте учёт остатков.Как включить складской учёт
Раздел появляется в левом меню как CRM → Складской учёт. При первом открытии Битрикс24 предложит включить модуль — после подтверждения в карточках товаров появятся поля остатков, а в сделках — блок резерва.
- Откройте
CRM → Складской учёти нажмите «Включить». - Выберите режим списания: вручную (менеджер сам проводит реализацию) или автоматически при переходе сделки на выигрышную стадию.
- Создайте хотя бы один склад — без него документы проводить нельзя.
- Заведите начальные остатки документом «Оприходование».
Склады и остатки
Склад в Битрикс24 — это логическая точка хранения. Можно завести несколько складов: основной, розничную точку, склад брака или транзитный. Остаток товара всегда привязан к конкретному складу, а общий доступный остаток складывается из всех точек.
Для каждой позиции система хранит три величины:
| Показатель | Что означает |
|---|---|
| В наличии | Фактический остаток на складе по проведённым документам |
| В резерве | Количество, закреплённое за открытыми сделками |
| Доступно | Наличие минус резерв — то, что реально можно продать |
Отрицательный остаток по умолчанию не допускается: если товара не хватает, система не даст провести реализацию. Это защищает от продажи «в минус», но требует аккуратного ведения приходов.
Складские документы
Любое изменение остатка происходит только через документ — прямое редактирование числа в карточке не предусмотрено. Это делает учёт прозрачным: каждое движение имеет основание и дату проведения.
- Оприходование (приход) — поступление товара от поставщика или ввод начальных остатков.
- Реализация (отгрузка) — списание при продаже клиенту, обычно связана со сделкой.
- Перемещение — передача товара между двумя складами.
- Списание — вывод товара из учёта: брак, недостача, внутренний расход.
Документ имеет два состояния — черновик и проведён. Пока документ в черновике, остатки не меняются; проведение фиксирует движение. Ошибочно проведённый документ можно отменить (распровести), и остатки вернутся к прежним значениям.
Связь со сделками и резерв
Главная ценность складского учёта в CRM — связка с воронкой продаж. Когда менеджер добавляет товар в сделку, рядом с позицией виден доступный остаток, а часть количества можно поставить в резерв. Зарезервированный товар физически остаётся на складе, но становится недоступным для других сделок.
При закрытии сделки поведение зависит от настройки:
- в ручном режиме менеджер создаёт документ реализации из карточки сделки;
- в автоматическом — реализация проводится сама, когда сделка переходит на стадию «Сделка успешна».
Инвентаризация и корректировки
Со временем учётные остатки расходятся с фактическими: пересортица, бой, неоформленные списания. Для сверки служит инвентаризация — процедура, при которой вы фиксируете реальное количество товара и сравниваете его с данными системы.
Практический порядок:
- Пересчитайте товар на складе физически.
- Внесите фактические количества по позициям.
- По расхождениям проведите корректирующие документы — оприходование на излишки и списание на недостачи.
Регулярная инвентаризация (раз в месяц или квартал) удерживает доступные остатки в актуальном состоянии, иначе резерв и продажи начнут опираться на неверные цифры.
Ограничения и нюансы
Складской учёт в Битрикс24 закрывает базовые потребности торговли, но это не полноценная ERP. Стоит заранее понимать его рамки, чтобы не строить на нём процессы, которые он не тянет.
- Нет партионного учёта и себестоимости по FIFO/LIFO — система оперирует количеством, а не себестоимостью партий.
- Серийные номера и сроки годности отдельными сущностями не ведутся.
- Для сложного производства и многоуровневых складских операций обычно оставляют учёт в 1С, а Битрикс24 синхронизируют с ней.
Итог
Складской учёт в Битрикс24 связывает каталог, остатки и воронку продаж: менеджер видит доступное количество, резервирует товар под сделку и списывает его при отгрузке — всё внутри CRM, без ручной сверки с внешними таблицами. Ключ к рабочей системе — корректно заведённые начальные остатки, дисциплина проведения документов и регулярная инвентаризация.
Мы помогаем внедрить складской учёт под ваши процессы: настраиваем склады и права, режимы списания и резерва, а при необходимости связываем Битрикс24 с 1С, чтобы остатки не расходились. Если учёт нужно запустить с нуля или подружить с существующей учётной системой — подскажем оптимальную схему и настроим.
Частые вопросы
На каких тарифах доступен складской учёт?
Модуль доступен на старших тарифах облачного Битрикс24 и в коробочной версии. На минимальных планах раздел может быть недоступен, поэтому наличие функции стоит проверить до внедрения.
Можно ли вести несколько складов?
Да, вы создаёте любое число складов — основной, розничную точку, склад брака. Остаток каждого товара хранится по каждому складу отдельно, а перемещения между ними оформляются отдельным документом.
Как задать начальные остатки товаров?
Начальные остатки вводятся документом «Оприходование»: вы выбираете склад, добавляете позиции с количеством и проводите документ. После проведения товар появляется в наличии.
Списывается ли товар автоматически при продаже?
Это зависит от настройки. В автоматическом режиме реализация проводится при переходе сделки на успешную стадию, в ручном — менеджер создаёт документ реализации сам из карточки сделки.
Чем резерв отличается от списания?
Резерв закрепляет товар за сделкой, но физически оставляет его на складе и уменьшает только доступное количество. Списание при реализации уменьшает фактическое наличие — товар уходит со склада.
Что делать, если остаток ушёл в минус или разошёлся с фактом?
Проведите инвентаризацию: пересчитайте товар физически и внесите фактические количества. Расхождения выравниваются оприходованием на излишки и списанием на недостачи.
Заменяет ли складской учёт Битрикс24 полноценную 1С?
Нет. Он покрывает базовый количественный учёт, но не ведёт партии, себестоимость по FIFO, серийные номера и сроки годности. Для сложного учёта Битрикс24 обычно синхронизируют с 1С.
Можно ли отменить ошибочно проведённый документ?
Да, проведённый документ можно распровести — остатки вернутся к значениям до его проведения. Пока документ в статусе черновика, на остатки он не влияет.
Поможем с настройкой и поддержкой Битрикс24
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой Битрикс24.