Печать и отправка счёта клиенту

Счёт в Битрикс24 живёт в CRM как карточка, но клиенту нужен привычный документ — PDF с реквизитами, суммой и печатью. За его формирование отвечает документогенератор и заранее настроенные реквизиты компании. Разберём, как подготовить корректный печатный счёт, добавить факсимиле печати и подписи и доставить документ клиенту по email или публичной ссылкой с онлайн-оплатой.

Счёт и его печатная форма

В новых Счетах Битрикс24 карточка счёта — это данные CRM: плательщик, товарные позиции, суммы, налог и срок оплаты. Чтобы отдать это клиенту, система формирует печатную форму — документ по шаблону, куда автоматически подставляются поля счёта и реквизиты сторон. Формированием занимается встроенный Документогенератор (раздел CRM.Документы).

Результат генерации можно скачать в PDF или DOCX, распечатать, приложить к письму или показать клиенту по ссылке. Важно понимать разделение ролей: карточка хранит структурированные данные и статусы, а документ — это их «застывший» вид на бланке для печати и отправки.

Реквизиты: моя компания и плательщик

Корректный счёт начинается с реквизитов. В карточке справа есть два блока: реквизиты моей компании (продавца) и реквизиты плательщика (клиента). Именно эти данные документогенератор подставит в бланк — название, ИНН/КПП, ОГРН, банковские реквизиты, адрес.

• Реквизиты компании-продавца заводятся один раз в CRM → Настройки → Реквизиты (или в карточке «Мои компании») и дальше используются во всех счетах;
• Реквизиты плательщика хранятся в карточке контакта или компании — у одного клиента их может быть несколько (разные юрлица);
• Банковские реквизиты задаются отдельным блоком и привязываются к конкретному набору реквизитов.

Если реквизиты не заполнены, поля в PDF останутся пустыми — это самая частая причина «кривого» счёта. Набор полей зависит от страны и типа плательщика (юрлицо, ИП, физлицо), поэтому шаблоны реквизитов в Битрикс24 привязаны к пресетам.

Шаблоны документогенератора

Внешний вид счёта задаёт шаблон — файл .docx с маркерами полей. В нужные места документа вставляются метки, которые при генерации заменяются реальными значениями: название компании, ИНН, таблица товаров, итоговая сумма, сумма прописью, дата и номер счёта.

Управление шаблонами — в CRM → Ещё → Настройки → Документогенератор → Шаблоны документов. Здесь можно использовать типовой шаблон счёта, загрузить свой брендированный бланк или отредактировать существующий. Маркеры вставляются из списка доступных полей, поэтому не нужно помнить их синтаксис вручную.

Факсимиле печати и подписи

Чтобы клиент получил счёт сразу с печатью и подписью, в шаблон добавляют факсимиле — изображения печати организации и подписи ответственного лица. Их загружают в настройках документогенератора (блок «Печать и подпись») как файлы PNG с прозрачным фоном.

После загрузки в шаблоне включается отображение печати и подписи, и при генерации PDF они автоматически встают в отведённые места бланка. Это избавляет от ручной распечатки, физического подписания и повторного сканирования — клиенту уходит готовый заверенный документ.

Генерация и печать PDF

Из карточки счёта документ создаётся кнопкой «Документ» → выбрать шаблон. Битрикс24 подставит данные, покажет предпросмотр и предложит действия с готовым файлом:

1. Скачать — сохранить PDF или DOCX на компьютер;
2. Печать — отправить документ на принтер напрямую из браузера;
3. Отправить — приложить PDF к письму клиенту прямо из CRM;
4. Публичная ссылка — открыть документу доступ по URL без входа в портал.

Все сгенерированные документы сохраняются в истории карточки, поэтому всегда видно, какая именно версия счёта уходила клиенту и когда. Если данные в счёте поменялись, документ нужно сгенерировать заново — ранее выгруженный PDF не обновляется автоматически.

Отправка счёта клиенту

Есть два основных сценария доставки. Первый — классический: сгенерировать PDF и отправить письмом из карточки. Битрикс24 подставит адрес из контакта, приложит файл, а вся переписка останется в таймлайне CRM.

Второй — современный: у новых счетов есть публичная страница. Ссылку на неё отправляют клиенту по email, SMS или в мессенджер, и он открывает счёт в браузере без регистрации на портале. На этой странице видны реквизиты, состав и сумма, есть кнопки скачивания PDF и — если подключены CRM-платежи — онлайн-оплаты картой или через СБП.

• Email из CRM — привычный PDF во вложении, удобно для бухгалтерии клиента;
• Публичная ссылка — счёт открывается на любом устройстве, можно сразу оплатить;
• Мессенджеры и SMS — быстрая доставка ссылки, полезно для B2C и коротких сделок.

Публичная страница отслеживает статус: в карточке видно, просмотрел клиент счёт или нет, а при подключённой оплате счёт автоматически переходит в оплаченный после успешного платежа.

Типичные проблемы

Большинство сложностей с печатью счёта сводится к данным и настройке шаблона:

• Пустые поля в PDF — не заполнены реквизиты моей компании или плательщика; проверьте оба блока в карточке;
• Нет печати и подписи — факсимиле не загружено в настройках документогенератора или его отображение выключено в шаблоне;
• Съехавшая вёрстка — правки в .docx сломали расположение маркеров; лучше редактировать шаблон аккуратно и проверять предпросмотром;
• Клиент не видит счёт — публичная ссылка отключена в настройках доступа или счёт ещё не сохранён;
• Старая сумма в письме — отправлен ранее сгенерированный PDF; после изменения позиций документ пересоздают.

Отдельно стоит следить за нумерацией: номер счёта берётся из настроек и должен быть сквозным. Если генерировать документы из нескольких источников, легко получить дубли номеров — это стоит контролировать на старте настройки.

Итог

Печать и отправка счёта в Битрикс24 держится на трёх опорах: заполненные реквизиты продавца и плательщика, настроенный шаблон документогенератора с маркерами полей и загруженное факсимиле печати и подписи. Собрав их один раз, вы получаете счёт в PDF в один клик и доставляете его клиенту письмом или публичной ссылкой — с возможностью онлайн-оплаты и отслеживанием просмотра.

Если счетов много, а бланки должны точно соответствовать вашему юрлицу и брендбуку, настройку шаблонов, реквизитов и связки с оплатой лучше довести до автоматизма. Мы в B2Bsite настраиваем документогенератор и Счета в CRM Битрикс24 под ваши процессы и сопровождаем портал, чтобы каждый счёт уходил клиенту готовым и корректным.