Счета в Битрикс24: создание и отправка

Счёт в Битрикс24 — это не просто печатная форма, а полноценный CRM-объект, который живёт внутри сделки, хранит свой статус и умеет сам напоминать об оплате. Разберём, как выставить счёт, откуда берутся реквизиты и товарные позиции, какими способами отправить его клиенту и как понять, что счёт оплачен.

Что такое счёт в CRM Битрикс24

Начиная с новой модели CRM счёт в Битрикс24 — это отдельная сущность CRM (Смарт-процесс «Счёт»), а не документ внутри старого модуля. У него есть собственный список, канбан со стадиями, карточка с товарными позициями и своя лента истории. Раздел находится в CRM → Счета (СRM), а сам счёт всегда связан со сделкой, контактом или компанией.

Важно не путать два понятия. Старые счета (документооборот 1С-Битрикс, редакция «Классический CRM») и новые счета — это разные механизмы. В большинстве порталов сейчас включена новая модель: счёт наследует товары, налоги и реквизиты из сделки, а его статус («Отправлен», «Оплачен», «Отменён») меняет продвижение самой сделки по воронке.

Как создать счёт из сделки

Самый частый сценарий — счёт из открытой сделки. В карточке сделки на вкладке товаров нажимается кнопка «Счёт» (или «Создать счёт» в блоке «Оплата»). Битрikс24 переносит в новый счёт всё, что уже заполнено:

• товарные позиции — наименования, количество, цены, скидки и ставки НДС из сделки;
• плательщика — привязанный контакт или компанию;
• ответственного менеджера и валюту сделки.

Менеджеру остаётся выбрать реквизиты сторон и, при необходимости, скорректировать состав. Создать счёт можно и вручную из списка счетов через кнопку «Создать» — тогда товары и плательщика придётся указать самостоятельно. Каждому счёту система присваивает номер по заданному шаблону нумерации; префикс и стартовое значение настраиваются отдельно.

Реквизиты, товары и налоги в счёте

Корректный счёт невозможен без заполненных реквизитов обеих сторон. Реквизиты вашей компании (продавца) задаются один раз в CRM → Настройки → Реквизиты → Реквизиты моей компании: ИНН, КПП, расчётный счёт, банк, БИК, а также подпись и печать для печатной формы. Реквизиты плательщика хранятся в карточке контакта или компании и подставляются в счёт автоматически.

Товарные позиции берутся из каталога CRM или вводятся вручную. Для каждой строки задаётся цена, скидка и ставка НДС; итог по документу пересчитывается автоматически. Если компания работает без НДС, режим отключается в настройках налога, и тогда в счёте появляется строка «Без налога (НДС)».

Печатная форма и шаблон счёта

За внешний вид документа отвечает шаблон печатной формы. Стандартный шаблон «Счёт» уже включён, но его почти всегда дорабатывают под фирменный бланк. Настройка находится в CRM → Настройки → Настройки CRM → Печатные формы и документы CRM.

В редакторе шаблона можно:

1. загрузить логотип, факсимиле подписи и печать;
2. изменить набор и порядок колонок таблицы товаров;
3. добавить текстовые блоки — условия оплаты, срок действия счёта, назначение платежа;
4. подставить поля через переменные (реквизиты, номер, дата, суммы прописью).

Способы отправки счёта клиенту

Готовый счёт отправляют из его карточки — Битрикс24 даёт несколько способов, и они не взаимоисключающие:

• Публичная ссылка — кнопка «Отправить счёт» формирует страницу счёта, которую клиент открывает в браузере без входа в портал. На этой странице видны реквизиты, состав и кнопка онлайн-оплаты, если подключены CRM-платежи;
• PDF-файл — печатную форму можно скачать и приложить к письму;
• E-mail из карточки — письмо со ссылкой или вложением отправляется прямо из CRM, а факт отправки фиксируется в истории;
• Мессенджеры и SMS — ссылку на счёт удобно переслать через открытые линии или отправить SMS-сообщением.

После отправки статус счёта меняется на «Отправлен», а в таймлайне появляется запись с датой. Если у клиента открыта публичная страница, менеджер видит, что счёт просмотрен, — это помогает вовремя напомнить об оплате.

Оплата, статусы и автоматизация

Счёт проходит по своим стадиям: Черновик → Отправлен → Оплачен (или «Отменён»). Отметить оплату можно вручную — кнопкой «Оплачено» в карточке — либо автоматически, если клиент платит онлайн через подключённые способы оплаты (карта, СБП, платёжные системы). При онлайн-оплате Битrix24 сам переводит счёт в статус «Оплачен» и фиксирует поступление.

На стадии счёта навешиваются роботы и триггеры, как и на сделку. Типичные сценарии автоматизации:

• напоминание клиенту, если счёт «Отправлен», но не оплачен несколько дней;
• уведомление менеджеру или руководителю о крупной оплате;
• автоматическое продвижение связанной сделки по воронке при смене статуса счёта на «Оплачен».

Так счёт перестаёт быть просто бумагой: он двигает продажу вперёд и снимает с менеджера ручной контроль дебиторки.

Частые ошибки при работе со счетами

Большинство проблем со счетами связано не с самим инструментом, а с настройкой портала. Что встречается чаще всего:

• Не заполнены реквизиты моей компании — счёт формируется без банковских данных, и клиент не может оплатить;
• Неверная ставка НДС в товарах — итог по документу не сходится с договором;
• Правится стандартный шаблон вместо копии — после обновления портала доработки слетают;
• Публичная ссылка отправлена, но онлайн-оплата не подключена — клиент видит счёт, но кнопки оплаты нет;
• Нет прав на счета у части менеджеров — они не видят или не могут выставлять документы.

Итог

Счёт в Битрикс24 — это связанный со сделкой CRM-объект, который наследует товары, налоги и реквизиты, выставляется в пару кликов и отправляется клиенту ссылкой, PDF или письмом прямо из карточки. Его статус («Отправлен», «Оплачен») можно автоматизировать роботами, а онлайн-оплата закрывает счёт без ручной отметки. Чтобы всё это работало, важно заранее заполнить реквизиты компании, настроить ставки НДС и подготовить фирменный шаблон печатной формы.

Мы в B2Bsite настраиваем выставление счетов, реквизиты и шаблоны, подключаем онлайн-оплату и собираем роботов, которые сами напоминают о неоплаченных счетах и двигают сделки. Если нужно навести порядок со счетами и оплатами на портале — поможем спроектировать процесс и внедрить автоматизацию.