Резервирование товаров в сделках

Резервирование в Битрикс24 — это бронь конкретного количества товара на складе под открытую сделку, чтобы обещанную клиенту позицию не продал другой менеджер. Резерв уменьшает доступный остаток, но не списывает товар со склада: физически он уходит только при отгрузке. Разберём, как включить механизм, где настраивается автоматическая и ручная бронь, когда резерв снимается и как не получить пересортицу.

Что такое резерв товара в сделке

Резервирование решает типичную проблему отдела продаж: менеджер согласовал с клиентом отгрузку, но пока сделка идёт по воронке, тот же товар успевает пообещать коллега. В Битрикс24 бронь привязывается к товарной позиции в сделке и к конкретному складу — система помечает нужное количество как зарезервированное и вычитает его из доступного к продаже.

Важно различать три величины по каждому товару:

• В наличии (остаток) — физическое количество на складе;
• В резерве — сколько забронировано под открытые сделки;
• Доступно — остаток за вычетом резерва, именно это число видит менеджер при добавлении товара.

То есть Доступно = В наличии − В резерве. Резерв не меняет фактический остаток на складе — он лишь «придерживает» товар до отгрузки, отмены сделки или истечения срока брони.

Что нужно для работы резервирования

Резервирование — это часть складского учёта Битрикс24, поэтому без него функция недоступна. Прежде чем бронировать товары, убедитесь, что выполнены базовые условия:

1. Включён складской учёт. Раздел CRM → Складской учёт активируется тумблером «Включить складской учёт»; функция доступна на коммерческих тарифах.
2. Заведены склады. Как минимум один склад в списке складов — резерв всегда привязан к конкретному складу.
3. Есть товарный каталог с остатками. Товары должны быть оприходованы документом «Оприходование», иначе бронировать нечего — доступное количество будет нулевым.
4. Товары добавлены в сделку. Резерв работает на уровне товарных позиций в карточке сделки или счёта.

Настройка резервирования

Правила брони задаются один раз в настройках складского учёта: CRM → Складской учёт → Настройки (шестерёнка), блок, связанный с резервированием. Здесь определяется, в какой момент товар уходит в резерв и как долго бронь держится.

Ключевые параметры:

На практике выбор сводится к двум сценариям. Автоматический резерв удобен там, где важно мгновенно придержать товар под любую заявку — бронь ставится сразу, как позиция попала в сделку. Ручной резерв подходит, когда бронировать нужно только подтверждённые сделки на определённой стадии, чтобы не «съедать» остаток заявками, которые ещё не факт что закроются.

Как зарезервировать товар вручную

Ручная бронь ставится прямо в карточке сделки. В блоке «Товары» у каждой позиции есть строка склада и количества: менеджер указывает, сколько единиц и с какого склада забронировать. После сохранения позиция отображается как зарезервированная, а доступный остаток по этому товару уменьшается для всех остальных сделок.

Порядок действий обычно такой:

1. Открыть сделку и добавить товары в блок товарных позиций;
2. Выбрать склад, с которого идёт бронь (если складов несколько);
3. Указать резервируемое количество по каждой позиции;
4. Сохранить — Битрикс24 создаст резерв и пересчитает доступные остатки.

Если нужного количества на выбранном складе нет, система покажет, что доступный остаток меньше запрошенного. Зарезервировать больше, чем физически есть за вычетом чужих броней, штатно нельзя — это и защищает от продажи «воздуха».

Автоматическое резервирование и стадии

Если в настройках включён автоматический режим, товар уходит в резерв в момент добавления в сделку — менеджеру не нужно нажимать ничего дополнительно. Это ускоряет работу, но требует дисциплины: заброшенные сделки будут держать товар, пока бронь не снимут вручную или по сроку.

Чтобы бронировать не всё подряд, а только «живые» сделки, автоматизацию часто привязывают к стадии воронки. Логику удобно строить на роботах и триггерах:

• на ранних стадиях (заявка, переговоры) резерв не ставится — остаток остаётся свободным;
• при переходе на стадию «Счёт выставлен» или «Согласовано» робот инициирует бронь;
• при провале сделки резерв автоматически снимается, возвращая товар в доступные остатки.

Снятие резерва и отгрузка

Резерв — состояние временное, и снимается он в нескольких случаях. Понимание этих сценариев важнее всего: именно здесь чаще всего теряется контроль над остатками.

• Отгрузка (реализация). Когда по сделке проводится складской документ «Реализация», зарезервированный товар физически списывается со склада, а бронь закрывается — остаток уменьшается на фактически отгруженное количество.
• Отмена или провал сделки. При переводе сделки в проигранную резерв освобождается, и товар снова становится доступным.
• Истечение срока. Если задан срок резервирования, «зависшая» бронь снимается автоматически по его окончании.
• Ручное снятие. Менеджер может обнулить резерв по позиции прямо в карточке сделки.

Контроль резервов и остатков

Чтобы бронь помогала, а не создавала пересортицу, за резервами нужно следить. В разделе складского учёта по каждому товару видны колонки остатка, резерва и доступного количества — это первое место, куда смотрят при спорах «почему товара нет в наличии».

Типичные точки контроля:

• Долгие брони. Товар зарезервирован под сделку, которая давно не двигается по воронке, — такие резервы стоит снимать вручную или сроком;
• Расхождение доступного и физического остатка. Если «доступно» подозрительно мало при полном складе — значит, много позиций висит в резерве под открытые сделки;
• Резерв на неверном складе. При нескольких складах бронь могла уйти не туда, откуда планируется отгрузка.

Полезно договориться о правиле: сделка без движения N дней — резерв снимается. Реализовать его можно сроком резервирования в настройках или роботом, который снимает бронь при переходе в «заморозку».

Итог

Резервирование товаров в сделках Битрикс24 — это инструмент складского учёта, который бронирует нужное количество под открытую сделку и вычитает его из доступного остатка, не списывая товар физически. Работает он только при включённом складском учёте, заведённых складах и оприходованных товарах. Бронь ставится автоматически или вручную, а снимается при отгрузке (документ «Реализация»), отмене сделки, по сроку или вручную. Главное правило — резерв это не отгрузка: пока нет реализации, товар остаётся на складе.

Если склад и продажи в Битрикс24 живут по разным правилам, а менеджеры спорят об остатках, дело обычно в ненастроенном резервировании и автоматизации стадий. Мы в B2Bsite настраиваем складской учёт, резервы и роботов под реальные процессы отдела продаж и сопровождаем портал, чтобы остатки в CRM всегда сходились со складом.