Счёт на основе сделки: автозаполнение

Счёт на основе сделки — это самый быстрый способ выставить документ в CRM Битрикс24: система переносит в новый счёт клиента, товарные позиции, сумму и реквизиты прямо из карточки сделки. Менеджеру не нужно заново вбивать номенклатуру и ИНН — достаточно проверить подставленные данные и отправить счёт клиенту. Разберём, что именно заполняется автоматически, откуда берутся эти данные и как настроить выпуск счёта роботом.

Зачем создавать счёт из сделки

В Битрикс24 счёт — это отдельная сущность CRM (так называемый умный счёт, smart-invoice), которая живёт в разделе CRM → Счета и имеет собственную воронку статусов. Создать его можно вручную «с нуля», но тогда менеджер тратит время на повторный ввод клиента, товаров и реквизитов, которые уже есть в сделке.

Гораздо надёжнее выпускать счёт на основе сделки. При этом Битрикс24 связывает счёт со сделкой и переносит в него ключевые данные, а любые ошибки в номенклатуре и суммах исключаются — они копируются один в один. Сам счёт остаётся привязанным к сделке, поэтому в её таймлайне видно, что документ выставлен, а после оплаты статус подтянется обратно.

• Скорость — счёт готов в пару кликов из открытой сделки;
• Точность — товары и сумма совпадают с тем, что согласовано в сделке;
• Связанность — счёт, сделка и клиент остаются единой цепочкой в CRM.

Как создать счёт на основе сделки

Откройте нужную сделку и в верхней панели карточки нажмите Создать → Счёт (в разных редакциях кнопка может называться Счёт или находиться под пунктом «Ещё»). Битрикс24 откроет форму нового счёта, уже заполненную данными сделки.

1. В карточке сделки выберите Создать → Счёт;
2. Проверьте подставленного клиента (компанию или контакт) и его реквизиты;
3. Убедитесь, что перенеслись все товарные позиции и итоговая сумма;
4. Выберите свою компанию-получателя из раздела Мои компании;
5. Сохраните счёт и переведите его в статус Отправлен или отправьте клиенту ссылку на оплату.

Какие поля заполняются автоматически

При создании счёта из сделки Битрикс24 переносит основной набор данных. Что именно подставляется:

Не переносятся автоматически те данные, которых нет в сделке: например, если у клиента не заполнены реквизиты, поля ИНН и банковских данных в счёте останутся пустыми. Поэтому качество автозаполнения напрямую зависит от того, насколько полно ведётся карточка клиента.

Перенос товарных позиций

Товары попадают в счёт со вкладки Товары сделки — с наименованием, количеством, ценой, скидкой и ставкой налога. Если позиции добавлены из товарного каталога Битрикс24, в счёт переносится и привязка к каталогу, что важно для складского учёта и последующей отгрузки.

Итоговая сумма счёта рассчитывается по тем же правилам, что и в сделке: цена за единицу минус скидка, плюс налог, если он включён в позицию. После создания счёта товарные позиции в нём можно скорректировать независимо от сделки — но помните, что тогда суммы в двух сущностях разойдутся.

Реквизиты плательщика и своей компании

Юридически корректный счёт требует двух наборов реквизитов: плательщика (клиента) и получателя (вашей компании). Битрикс24 хранит их в отдельной сущности Реквизиты, привязанной к компании или контакту.

• Реквизиты плательщика берутся из карточки клиента: ИНН, КПП, юридический адрес, расчётный счёт и банк. Если у одной компании несколько наборов (например, разные юрлица), при создании счёта нужно выбрать нужный;
• Реквизиты получателя подставляются из раздела CRM → Настройки → Мои компании. Там заранее заводят собственные юрлица с банковскими реквизитами и, при необходимости, факсимиле подписи и печати для печатной формы.

Именно поэтому перед массовым выставлением счетов стоит один раз аккуратно заполнить «Мои компании» и приучить менеджеров вносить реквизиты клиента сразу при заведении компании — тогда автозаполнение будет срабатывать полностью, без ручных доводок.

Автоматический счёт роботом

Выставление счёта можно не оставлять на менеджера, а автоматизировать. В настройках автоматизации воронки сделок (CRM → Сделки → Роботы) на нужной стадии добавляется робот «Создать счёт». Когда сделка доходит до этой стадии, Битрикс24 сам формирует счёт с автозаполнением из сделки.

Типичный сценарий: на стадии «Согласование» робот создаёт счёт и отправляет клиенту письмо со ссылкой на оплату, а после поступления оплаты триггер переводит сделку дальше по воронке. Это снимает с менеджера рутину и гарантирует, что счёт выставляется всегда по одному шаблону.

• Робот «Создать счёт» — формирует документ на выбранной стадии;
• Робот отправки письма / СМС — высылает клиенту ссылку на оплату;
• Триггер «Оплата счёта» — реагирует на смену статуса счёта и двигает сделку.

Типичные проблемы автозаполнения

Почти все жалобы на «неправильный счёт из сделки» сводятся к неполным данным в самой сделке или в карточке клиента. На что смотреть в первую очередь:

• Пустые реквизиты в счёте — у компании или контакта не заполнена сущность «Реквизиты», подставлять было нечего;
• Нет получателя — не заведены «Мои компании» либо не выбрано нужное юрлицо;
• Сумма не сходится — товары в сделке добавлены с ручными ценами или скидками, которые не заметили при проверке;
• Счёт не в той валюте — валюта задана в сделке некорректно, а меняется она только с пересчётом позиций;
• Счёт не привязался к сделке — документ создан отдельно через раздел «Счета», а не кнопкой из карточки сделки.

Хорошая практика — сделать обязательными поля реквизитов и валюты в сделке и настроить проверку перед стадией выставления счёта. Тогда автозаполнение работает предсказуемо, а менеджеру остаётся только сверить и отправить документ.

Итог

Счёт на основе сделки в Битрикс24 избавляет менеджеров от повторного ввода данных: клиент, товарные позиции, сумма, валюта и реквизиты переносятся из сделки автоматически, а сам счёт остаётся связанным с ней в CRM. Полнота автозаполнения зависит от аккуратности карточек — заполненных реквизитов клиента и раздела «Мои компании». А выпуск счёта на нужной стадии удобно доверить роботу «Создать счёт», добавив отправку ссылки на оплату и триггер по факту оплаты.

Если счета в вашем Битрикс24 всё ещё выставляются вручную или автозаполнение подтягивает не те данные, мы в B2Bsite настроим товарный каталог, реквизиты и роботов так, чтобы счёт формировался из сделки в один клик и сразу уходил клиенту на оплату.