Заказ покупателя — это входная точка всей сделки в МойСклад: от него растут резерв, счёт, отгрузка и оплата. Если оформить документ аккуратно, дальше вся продажа собирается «на основании» пары кликов, а остатки и деньги считаются без ручной сверки.
Что такое заказ покупателя и зачем он нужен
Заказ покупателя в МойСклад — это документ намерения: клиент согласовал состав и сумму, но товар ещё не отгружен и, как правило, не оплачен полностью. Сам по себе заказ не двигает остатки и не влияет на деньги — он служит планом сделки и связующим звеном для остальных документов.
На основании одного заказа вы создаёте счёт на оплату, отгрузку, приёмку оплаты, а при необходимости — счёт-фактуру и УПД. Все они наследуют контрагента, позиции и суммы, поэтому данные не расходятся.
- Резерв — заказ бронирует товар на складе, чтобы его не продали дважды.
- Воронка — статусы заказа показывают, на каком этапе находится каждая сделка.
- Контроль долга — по заказу видно, сколько отгружено и сколько оплачено.
Продажи → Заказы покупателей. Там же — фильтры по статусу, менеджеру и складу.Как создать заказ: пошагово
Новый документ создаётся кнопкой + Заказ покупателя. Минимально необходимый набор полей невелик, но каждое влияет на дальнейшие документы.
- Контрагент — выбираете из справочника или создаёте нового прямо из формы. Здесь же подтягивается договор и цена по типу.
- Организация — от чьего юрлица продаёте (важно при нескольких организациях).
- Склад — с какого склада планируется отгрузка и резерв.
- Позиции — товары и услуги с количеством, ценой и скидкой.
- Планируемая отгрузка/оплата — даты для контроля сроков.
Цены подставляются автоматически по типу цен контрагента, но их можно переопределить вручную или скидкой. Итоговая сумма, НДС и вес пересчитываются сразу.
Работа с позициями и ценами
Позиции добавляются поиском по названию, коду, артикулу или штрихкоду. Для быстрого набора удобен режим сканирования штрихкодов и импорт из Excel/CSV, если заказ пришёл файлом.
| Элемент строки | Что задаёт |
|---|---|
| Количество | Сколько единиц заказано; влияет на резерв |
| Цена | Из типа цен или вручную |
| Скидка, % | Позиционная или общая по документу |
| НДС | Ставка по товару/организации |
| Резерв | Сколько единиц забронировать под заказ |
Если товара нет в наличии, МойСклад покажет отрицательный доступный остаток и подсветит дефицит. Такую позицию можно закрыть через заказ поставщику, созданный на основании дефицита.
Резерв и статусы заказа
Резерв — ключевая механика заказа. Он уменьшает доступный остаток, не трогая физический, поэтому один и тот же товар не уйдёт двум клиентам. Резервировать можно всю строку или часть количества.
Статусы задают воронку продаж и настраиваются под ваш процесс в Настройки → Статусы документов. Типовой набор:
- Новый — заказ принят, ждёт подтверждения;
- Подтверждён — согласован, зарезервирован товар;
- Собран/готов к отгрузке — комплектация завершена;
- Отгружен — создана отгрузка;
- Оплачен / Закрыт — расчёты завершены.
Создание счёта и отгрузки на основании заказа
Главное удобство заказа — кнопка Создать на основании. Она порождает связанные документы с уже заполненными позициями и суммами:
- Счёт покупателю — для оплаты по безналу;
- Отгрузка — списывает товар со склада и снимает резерв;
- Входящий платёж — фиксирует поступление денег;
- Счёт-фактура / УПД — на основании отгрузки.
Связи хранятся во вкладке Связанные документы, поэтому по любому заказу видно всю цепочку. Прогресс отгрузки и оплаты отображается прямо в списке заказов колонками «Отгружено» и «Оплачено».
Автоматизация и типичные ошибки
Оформление заказов легко ускорить. Заказы из интернет-магазина на 1С-Битрикс или с маркетплейсов подтягиваются автоматически через интеграции — менеджеру остаётся подтвердить и отгрузить. Сценарии (правила автоматизации) меняют статус, назначают ответственного и ставят задачи.
Частые ошибки на старте:
- заказы без резерва — товар «продаётся» дважды;
- ручные отгрузки в обход заказа — теряется контроль выполнения;
- несогласованные статусы у разных менеджеров;
- отсутствие обязательных полей (договор, тип цен) — расхождения в суммах.
Чтобы этого не было, стоит зафиксировать регламент: какие поля обязательны, кто и когда меняет статусы, как закрывается заказ.
Итог
Заказ покупателя — фундамент продажи в МойСклад: он резервирует товар, задаёт воронку статусов и связывает счёт, отгрузку и оплату в единую цепочку. Аккуратное оформление на входе экономит часы на сверках и исключает двойные продажи.
Мы настраиваем документооборот продаж под конкретный бизнес: статусы и воронку, правила резерва, автоматические сценарии и связку с интернет-магазином и маркетплейсами. Если хотите, чтобы заказы вели себя предсказуемо и без ручного контроля, поможем внедрить и отладить процесс.
Частые вопросы
Заказ покупателя списывает товар со склада?
Нет. Заказ только резервирует товар и не двигает физический остаток. Списание происходит при создании отгрузки на основании заказа.
Можно ли зарезервировать товар, которого нет в наличии?
Резерв возможен только в пределах физического остатка. Если товара нет, МойСклад покажет дефицит, который закрывается заказом поставщику.
Как из заказа сделать счёт и отгрузку?
Откройте заказ и нажмите «Создать на основании». Система предложит счёт, отгрузку, платёж или УПД с уже заполненными позициями.
Где настроить статусы заказов?
В разделе «Настройки → Статусы документов». Там можно задать свой набор этапов воронки, цвета и порядок.
Как понять, что заказ выполнен?
В списке заказов есть колонки «Отгружено» и «Оплачено». Когда обе достигают 100%, заказ считается закрытым.
Можно ли автоматически загружать заказы из интернет-магазина?
Да, через интеграции с 1С-Битрикс, Битрикс24 и маркетплейсами заказы попадают в МойСклад автоматически с остатками и статусами.
Что будет, если поменять склад в готовом заказе?
Резерв и связанные документы пересчитаются по новому складу. Менять склад в проведённом заказе не рекомендуется во избежание путаницы в остатках.
Поможем с настройкой и поддержкой МойСклад
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой МойСклад.