Счёт-фактура и УПД — документы, которые нужны продавцам на НДС для подтверждения реализации и вычета налога у покупателя. МойСклад создаёт их на основании отгрузки или счёта, автоматически подставляя реквизиты, ставки НДС и суммы, и даёт готовые печатные формы.
Счёт-фактура и УПД: в чём разница
Оба документа связаны с НДС, но решают разные задачи.
- Счёт-фактура — налоговый документ. Он подтверждает начисление НДС и даёт покупателю право на вычет. Сам по себе он не заменяет накладную или акт.
- УПД (универсальный передаточный документ) — объединяет в одном бланке счёт-фактуру и первичный документ (накладную ТОРГ-12 или акт). Один лист вместо двух.
УПД имеет два статуса, и от выбора зависит юридический смысл документа:
| Статус | Что заменяет | Для кого |
|---|---|---|
| Статус 1 | Счёт-фактуру + накладную/акт | Плательщики НДС |
| Статус 2 | Только первичный документ (без НДС-части) | Компании без НДС и упрощенцы |
Создание на основании отгрузки
Отдельно счёт-фактуру обычно не заводят — её создают на базе уже проведённого документа реализации.
- Откройте проведённую Отгрузку (или счёт покупателю).
- Нажмите
Создать на основании → Счёт-фактура выданный. - МойСклад перенесёт контрагента, договор, позиции, суммы и ставки НДС из документа-основания.
Для УПД отдельного документа не требуется: это печатная форма, которую можно вывести прямо из отгрузки. То есть накладная и счёт-фактура печатаются одним бланком без создания лишних сущностей.
НДС, реквизиты и подписи
Корректность документа зависит от правильной настройки на нескольких уровнях:
- Ставка НДС задаётся в карточке товара и подставляется в позиции. Проверьте, что у номенклатуры указаны актуальные ставки.
- Реквизиты организации (ИНН, КПП, адрес, банковские данные) заполняются в настройках юрлица и попадают в шапку документа.
- Подписи и должности руководителя и бухгалтера, а также факсимиле можно загрузить, чтобы печатная форма выходила подписанной.
Если товар без НДС, ставка указывается как без НДС, и тогда для УПД корректнее использовать статус 2. Смешивать облагаемые и необлагаемые позиции в одном документе допустимо — НДС считается построчно.
Отдельно стоит проверить способ учёта НДС в суммах: налог может быть включён в цену либо начисляться сверху. От этой настройки зависит, как разложатся суммы в документе-основании и, соответственно, в счёте-фактуре. Расхождение здесь — частая причина копеечных отклонений при сверке, поэтому режим НДС в организации и в документах должен совпадать.
Нумерация и учёт документов
Счета-фактуры нумеруются сквозной последовательностью в рамках юрлица. МойСклад присваивает номер автоматически, но его можно изменить вручную, если нужно продолжить нумерацию из прежней системы при переходе.
Все выданные счета-фактуры собираются в отдельном списке, где доступны фильтры по периоду, контрагенту и статусу оплаты связанной реализации. Это удобно для подготовки книги продаж и сверки с бухгалтерией.
Печать и электронный документооборот
Документы можно использовать в двух режимах:
- Печать / PDF. Готовые формы счёта-фактуры и УПД выводятся на печать или сохраняются в PDF для отправки по почте. Шаблоны настраиваются под фирменный бланк.
- Электронный документооборот (ЭДО). При подключении оператора ЭДО документы отправляются контрагенту в электронном виде с юридически значимой подписью — без бумаги и курьеров.
ЭДО ускоряет закрытие сделок: покупатель получает счёт-фактуру или УПД мгновенно, а статус подписания виден в системе. Для компаний с большим документооборотом это заметно сокращает ручную работу.
Плюс электронного обмена не только в скорости. Подписанные документы хранятся в юридически значимом виде, их не нужно распечатывать и подшивать, а при налоговой проверке или сверке с контрагентом их проще найти и выгрузить. Для регулярных поставок одному и тому же покупателю ЭДО фактически убирает бумажный этап из цикла продажи.
Частые ошибки и как их избежать
Разберём типичные проблемы, которые всплывают при сверке с налоговой и контрагентами:
| Проблема | Причина | Решение |
|---|---|---|
| НДС не совпадает с реализацией | Ставка изменена после создания | Создавать на основании и не править вручную |
| Неверные реквизиты покупателя | Неполная карточка контрагента | Заполнить ИНН/КПП/адрес заранее |
| Дубли номеров | Сброс нумерации при переходе | Задать стартовый номер |
Большинство ошибок предотвращается заранее заполненными справочниками: организация, контрагенты и номенклатура с корректными ставками НДС.
Итог
Счёт-фактура подтверждает НДС и даёт покупателю вычет, а УПД объединяет её с накладной или актом в одном бланке. В МойСклад оба документа создаются на основании отгрузки, наследуют реквизиты и суммы, а при подключении ЭДО отправляются контрагенту электронно.
Мы настраиваем печатные формы под ваш бланк, проверяем ставки НДС в номенклатуре и подключаем ЭДО, чтобы выставление документов не отнимало время и проходило сверку без замечаний. Обращайтесь — наведём порядок в первичке.
Частые вопросы
Нужно ли создавать УПД отдельным документом?
Нет. УПД — это печатная форма, которую можно вывести прямо из отгрузки. Отдельная сущность не создаётся.
Какой статус УПД выбрать?
Статус 1 заменяет счёт-фактуру и накладную одновременно и подходит плательщикам НДС. Статус 2 — только первичка, для компаний без НДС.
Как создать счёт-фактуру выданную?
Откройте проведённую отгрузку или счёт и выберите «Создать на основании → Счёт-фактура выданный». Реквизиты и суммы подставятся автоматически.
Откуда берётся ставка НДС?
Из карточки товара. Ставка подставляется в позиции документа, поэтому важно поддерживать номенклатуру в актуальном состоянии.
Можно ли продолжить нумерацию из прежней системы?
Да, номер счёта-фактуры можно задать вручную и продолжить сквозную нумерацию при переходе на МойСклад.
Как отправить документ покупателю электронно?
Через подключённый электронный документооборот: документ уходит контрагенту с электронной подписью, а статус подписания виден в системе.
Что делать с товарами без НДС в одном документе?
НДС считается построчно, поэтому облагаемые и необлагаемые позиции могут быть в одном документе. Для полностью безналоговой поставки используйте УПД статуса 2.
Поможем с настройкой и поддержкой МойСклад
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой МойСклад.