Счета покупателям

Счёт покупателю — это документ на оплату: он не двигает товар и не создаёт долг, а лишь предлагает клиенту перечислить деньги по реквизитам. Правильно выставленный счёт с онлайн-оплатой заметно ускоряет поступление денег и упрощает контроль дебиторки.

Назначение счёта и его место в сделке

Счёт в МойСклад — это платёжный документ. Он содержит реквизиты вашей организации, банковские данные, перечень товаров и услуг и сумму к оплате. Остатки склада и взаиморасчёты счёт не меняет — это делают отгрузка и платёж.

Обычно счёт создаётся на основании заказа покупателя, реже — самостоятельно. Раздел находится в Продажи → Счета покупателям.

• Заказ → Счёт — позиции и суммы наследуются;
• Счёт → Платёж — фиксирует оплату;
• Счёт → Отгрузка — если продажа идёт напрямую от счёта.

Как выставить счёт

Создать счёт можно кнопкой + Счёт покупателю или из заказа. Ключевые поля:

1. Контрагент и договор — определяют реквизиты и тип цен;
2. Организация — от чьего юрлица счёт и чьи банковские реквизиты подставятся;
3. Позиции — товары/услуги, количество, цена, НДС;
4. Срок оплаты — до какой даты ждём деньги.

Печать и отправка счёта

Готовый счёт отправляется клиенту в пару кликов. Из документа доступны:

• PDF счёта с логотипом, печатью и подписью (факсимиле загружается в настройках организации);
• Отправка на e-mail прямо из МойСклад с вложением;
• Ссылка на онлайн-оплату для оплаты картой;
• Счёт-договор — форма, объединяющая счёт и условия.

Факсимиле подписи и печати делают счёт готовым к оплате без бумажного оригинала, что удобно для удалённых сделок.

Онлайн-оплата счетов

Самый быстрый способ получить деньги — приложить к счёту ссылку на онлайн-оплату. Клиент открывает её и платит картой, а платёж подтягивается в МойСклад автоматически.

Для онлайн-оплаты подключается платёжный сервис (эквайринг). При оплате физлицом одновременно можно пробить чек по 54-ФЗ.

Контроль оплат и долгов

МойСклад показывает статус оплаты каждого счёта в списке: колонки «Оплачено» и «Остаток». Это позволяет держать дебиторку под контролем без Excel.

• фильтр по неоплаченным счетам и просроченным срокам;
• отчёт Взаиморасчёты — долг по каждому контрагенту;
• напоминания и задачи менеджеру по оплате;
• частичные оплаты — счёт закрывается по мере поступлений.

Банковская выписка загружается из клиент-банка, и платежи автоматически сопоставляются со счетами по назначению и сумме. Если платёж пришёл без явной привязки, его можно разнести вручную на нужный счёт или зачесть как аванс под будущие заказы.

Отдельно полезно контролировать просрочку: счета с истёкшим сроком оплаты выводятся отдельным фильтром, а по сумме долга и срокам формируется акт сверки для клиента. Это помогает вовремя напоминать о платежах и не копить дебиторку.

Автоматизация выставления счетов

Рутину со счетами можно свести к минимуму. Для интернет-магазина и B2B-портала счета формируются автоматически при оформлении заказа, а ссылка на оплату уходит клиенту письмом.

Сценарии автоматизации помогают:

• создавать счёт при переходе заказа в статус «Согласован»;
• отправлять напоминание за день до срока оплаты;
• менять статус заказа при поступлении денег;
• формировать регулярные счета по подписке или графику.

Итог

Счёт покупателю — платёжный документ, который не трогает склад, но напрямую влияет на скорость поступления денег. Онлайн-оплата, факсимиле и автоматические напоминания превращают выставление счетов в быстрый и контролируемый процесс, а отчёт по взаиморасчётам держит дебиторку в порядке.

Мы настраиваем работу со счетами под ваш бизнес: печатные формы с реквизитами и печатью, подключение онлайн-оплаты, автоматическое выставление счетов из заказов сайта и контроль долгов. Поможем сделать так, чтобы деньги приходили быстрее и без ручного контроля.