Отгрузка на основании заказа — это способ превратить согласованный заказ покупателя в фактическое списание товара со склада в один клик. МойСклад переносит позиции, цены и покупателя, снимает резерв и оставляет прослеживаемую цепочку документов.
Зачем создавать отгрузку из заказа
Заказ покупателя в МойСклад — это намерение: он фиксирует, что и по какой цене клиент хочет купить, и при необходимости резервирует товар. Пока по заказу не создана отгрузка, остаток на складе физически не уменьшается. Отгрузка — это уже расходный складской документ, который списывает товар и формирует себестоимость и выручку.
Создавать отгрузку именно на основании заказа, а не с нуля, нужно по трём причинам:
- Нет повторного ввода — покупатель, договор, позиции, количества и цены переносятся автоматически.
- Корректно снимается резерв — товар, зарезервированный заказом, освобождается ровно на отгруженное количество.
- Сохраняется связь — заказ и отгрузка попадают в общую цепочку «Связанные документы», по которой видно степень выполнения.
Способы создать отгрузку
МойСклад предлагает несколько точек входа — выбирайте по контексту работы:
| Откуда создаём | Действие | Когда удобно |
|---|---|---|
| Из карточки заказа | Кнопка Создать → Отгрузка | Отгружаем один конкретный заказ целиком |
| Из списка заказов | Отметить галочками → Создать → Отгрузка | Несколько заказов одного покупателя |
| Из раздела Отгрузки | Новый документ → указать заказ в поле связи | Кладовщик работает из своего раздела |
При создании из карточки заказа система копирует шапку (организация, покупатель, договор, склад, проект) и всю табличную часть. Дальше документ можно скорректировать под факт: убрать позиции, которых нет на складе, или уменьшить количество.
Частичная отгрузка и недогрузы
Реальность склада — не всегда весь заказ есть в наличии. МойСклад позволяет отгрузить заказ частями: создайте первую отгрузку на доступное количество, а когда придёт остаток товара — вторую на разницу.
- Откройте заказ, нажмите
Создать → Отгрузка. - Уменьшите количество в строках до фактически отгружаемого.
- Проведите отгрузку — заказ перейдёт в статус частично выполненного.
- По приходу товара повторите операцию на остаток.
В карточке заказа поле «Отгружено» показывает, сколько уже ушло по каждой позиции, а колонка остатка к отгрузке подсказывает, что ещё нужно отгрузить. Заказ считается выполненным, когда отгружено всё количество.
Что происходит с резервом и остатком
Механику полезно понимать точно, потому что именно на ней строятся корректные остатки:
- При проведении заказа с резервом товар попадает в графу «Резерв» — физически он на складе, но недоступен для других заказов.
- При проведении отгрузки МойСклад одновременно уменьшает и «Остаток», и «Резерв» на отгруженное количество.
- Доступно = Остаток − Резерв — именно эту цифру видят менеджеры при подборе товара.
Если товара на складе физически не хватает, МойСклад при проведении отгрузки покажет предупреждение об уходе остатка в минус. Разрешать отрицательные остатки или нет — настраивается в разделе Настройки → Учёт. Для аккуратного склада отрицательные остатки лучше запрещать.
Сопутствующие документы из отгрузки
Отгрузка — удобная точка, из которой создаётся весь пакет документов сделки. Прямо из проведённой отгрузки по кнопке Создать доступны:
- Счёт-фактура выданный — для плательщиков НДС.
- Входящий платёж — если оплата идёт по факту отгрузки.
- Возврат покупателя — на основании этой же отгрузки, с автоподстановкой позиций.
- Печатные формы — товарная накладная ТОРГ-12, УПД, счёт-фактура, транспортная накладная.
Автоматизация и статусы
Рутинную последовательность «заказ оплачен → отгрузить» можно не делать руками. В МойСклад для этого есть сценарии и статусы заказов:
- Настройте воронку статусов заказа: Новый → Подтверждён → Оплачен → Отгружен.
- Сценарием при переходе в статус «Оплачен» можно автоматически создавать отгрузку.
- Через открытый API (эндпоинт
entity/demand) отгрузки создаются интеграциями с сайтом и маркетплейсами.
Для интернет-магазина на 1С-Битрикс или Битрикс24 это означает, что оплаченный на сайте заказ автоматически превращается в отгрузку и списывает остаток без участия менеджера.
Итог
Отгрузка на основании заказа — базовый и самый безопасный маршрут продажи в МойСклад: позиции переносятся без ошибок, резерв снимается ровно на отгруженное, а документы связываются в прослеживаемую цепочку. Поддерживайте частичные отгрузки, следите за полем «Отгружено» и не создавайте отгрузки в отрыве от заказа.
Мы настраиваем в МойСклад корректный сценарий продаж под ваш процесс — статусы заказов, автосоздание отгрузок, права кладовщиков и связь с сайтом. Если нужен порядок в остатках и документах, поможем внедрить и отладить схему целиком.
Частые вопросы
Списывается ли товар при проведении заказа?
Нет. Заказ только фиксирует намерение и при необходимости резервирует товар. Остаток уменьшается лишь при проведении отгрузки.
Можно ли отгрузить заказ несколькими документами?
Да. Создавайте отгрузки на часть количества по мере поступления товара — заказ будет считаться выполненным, когда отгружено всё.
Как снять резерв, если отгрузка создана отдельно?
Свяжите отгрузку с заказом вручную в поле связанного заказа. Без связи резерв по заказу не снимется автоматически.
Что будет, если товара на складе не хватает?
МойСклад предупредит об уходе остатка в минус. Разрешены ли отрицательные остатки, зависит от настройки учёта организации.
Где увидеть, сколько уже отгружено по заказу?
В карточке заказа есть поле «Отгружено» по каждой позиции и остаток к отгрузке. Заказ выполнен, когда отгружено полное количество.
Можно ли создать одну отгрузку по нескольким заказам?
Да, если заказы одного покупателя. Отметьте их в списке и выберите создание отгрузки — позиции объединятся в один документ.
Как автоматизировать создание отгрузки после оплаты?
Настройте статусы заказа и сценарий, который создаёт отгрузку при переходе в статус «Оплачен», либо используйте API entity/demand в интеграции.
Поможем с настройкой и поддержкой МойСклад
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой МойСклад.