Отгрузка — это документ, который реально списывает товар со склада, фиксирует себестоимость и формирует долг покупателя. Именно на отгрузке считается выручка и прибыль сделки, поэтому от её корректности зависят и остатки, и финансовая аналитика.
Роль отгрузки в цепочке продажи
В отличие от заказа, отгрузка меняет остатки: количество товара на складе уменьшается, а у покупателя появляется задолженность на сумму отгрузки. Это момент фактической передачи товара.
Отгрузку удобнее всего создавать на основании заказа покупателя — тогда позиции, контрагент и суммы подтянутся автоматически, а резерв по заказу снимется. Раздел находится в меню Продажи → Отгрузки.
- списывает товар со склада (физический остаток);
- снимает резерв, если отгрузка сделана из заказа;
- фиксирует себестоимость проданного;
- создаёт долг покупателя;
- служит основанием для счёта-фактуры, УПД и чека.
Как оформить отгрузку
Самый надёжный путь — из заказа: открываете заказ, жмёте Создать на основании → Отгрузка. Если продаёте без заказа, документ создаётся вручную кнопкой + Отгрузка.
- Проверьте организацию и склад — именно с этого склада спишется товар.
- Убедитесь, что позиции и количество совпадают с фактической передачей.
- Проведите документ — остаток уменьшится, появится проводка.
- Распечатайте нужные формы: накладную, УПД или счёт-фактуру.
Себестоимость и прибыль
При проведении отгрузки МойСклад списывает товар по себестоимости, рассчитанной методом партионного учёта или средней (в зависимости от настроек учёта). Разница между суммой отгрузки и себестоимостью — это прибыль сделки.
| Показатель | Откуда берётся |
|---|---|
| Сумма отгрузки | Цены и количество в документе |
| Себестоимость | Стоимость списания со склада |
| Прибыль | Сумма минус себестоимость |
| Рентабельность | Прибыль ÷ сумму отгрузки |
Печатные документы и НДС
Из отгрузки печатается полный пакет закрывающих документов. Формы выбираются кнопкой Печать:
- Товарная накладная ТОРГ-12 — классическая форма передачи товара;
- Счёт-фактура — для плательщиков НДС;
- УПД — универсальный документ, заменяющий накладную и счёт-фактуру;
- Транспортная накладная — при доставке.
НДС в отгрузке считается по ставкам товаров и настройкам организации. Если работаете с НДС, на основании отгрузки создаётся счёт-фактура выданный, который попадёт в книгу продаж.
Оплата, чек и 54-ФЗ
После отгрузки фиксируется оплата — входящим платежом (безнал) или приходным ордером (наличные). Когда обе величины по заказу закрыты, сделка завершена.
Если покупатель — физлицо и оплата принимается на месте, по 54-ФЗ нужен кассовый чек. МойСклад умеет пробивать чек прямо из отгрузки через подключённую онлайн-кассу или облачную фискализацию.
Массовые отгрузки и автоматизация
Когда заказов много, отгрузки удобно проводить пакетно. В списке заказов можно выделить группу и создать отгрузки массово, а затем массово их провести и распечатать этикетки и накладные.
- массовое создание отгрузок из выделенных заказов;
- массовое проведение и печать документов;
- сценарии автоматической смены статуса заказа на «Отгружен»;
- автосписание при онлайн-оплате в интеграции с сайтом.
Такой конвейер критичен для складов с десятками и сотнями отправлений в день — он убирает ручную рутину и снижает число ошибок.
Итог
Отгрузка — это документ, где продажа становится фактом: списывается товар, считается себестоимость и прибыль, формируется долг и закрывающие документы. От её корректности зависят и точность остатков, и достоверность финансовой аналитики.
Мы помогаем настроить процесс отгрузок под ваш поток: связку с заказами, печатные формы и УПД, фискализацию по 54-ФЗ и массовые операции. Наведём порядок в себестоимости и сделаем так, чтобы каждая продажа корректно отражалась в учёте.
Частые вопросы
Чем отгрузка отличается от заказа?
Заказ только резервирует товар и фиксирует намерение, а отгрузка реально списывает товар со склада, создаёт долг покупателя и считает себестоимость.
Как отгрузить не весь заказ, а часть?
Укажите в отгрузке фактическое количество. Заказ останется открытым на недоотгруженный остаток, по которому можно сделать следующую отгрузку.
Почему прибыль по отгрузке завышена?
Скорее всего, товар списан с нулевой или заниженной себестоимостью. Проверьте приёмки и отчёт «Прибыльность», исправьте стоимость поступления.
Какие документы печатаются из отгрузки?
Товарная накладная ТОРГ-12, счёт-фактура, УПД и транспортная накладная. Формы выбираются кнопкой «Печать».
Можно ли пробить кассовый чек из отгрузки?
Да, при подключённой онлайн-кассе или облачной фискализации чек по 54-ФЗ формируется прямо из документа отгрузки.
Как быстро отгрузить много заказов?
Выделите заказы в списке и создайте отгрузки массово, затем массово проведите и распечатайте документы. Это ускоряет работу склада.
Когда снимается резерв?
Резерв по заказу снимается автоматически в момент проведения отгрузки, созданной на основании этого заказа.
Поможем с настройкой и поддержкой МойСклад
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой МойСклад.