Счёт-фактура выданный — документ, который плательщик НДС оформляет покупателю по факту отгрузки или полученного аванса. В МойСклад он создаётся на основании отгрузки за пару кликов и полностью наследует её реквизиты и суммы налога.
Когда нужен счёт-фактура
Счёт-фактуру выставляют организации и ИП, работающие с НДС (общая система налогообложения). Если вы на УСН или НПД и НДС не платите, счёт-фактура не нужен — достаточно накладной или УПД без НДС.
Основания для выставления:
- Отгрузка товара или оказание услуги — счёт-фактура на реализацию.
- Получение аванса — авансовый счёт-фактура на предоплату.
- Корректировка — при изменении цены или количества после отгрузки.
Создание на основании отгрузки
Самый быстрый и безошибочный способ — создать счёт-фактуру из проведённой отгрузки:
- Откройте нужную отгрузку в разделе
Продажи → Отгрузки. - Нажмите
Создать → Счёт-фактура выданный. - Проверьте реквизиты — они подтянутся из отгрузки автоматически.
- Сохраните и проведите документ.
При таком создании МойСклад переносит организацию, покупателя, договор, перечень позиций, суммы и выделенный НДС. В счёт-фактуру попадает и ссылка на документ-основание (отгрузку), что нужно для корректного заполнения формы.
Ключевые реквизиты и НДС
Счёт-фактура — строго регламентированный документ. МойСклад заполняет обязательные поля, но проверить их стоит:
| Реквизит | Откуда берётся |
|---|---|
| Продавец, ИНН/КПП, адрес | Карточка вашей организации |
| Покупатель, ИНН/КПП | Карточка контрагента |
| Грузоотправитель / грузополучатель | Организация и контрагент (можно уточнить) |
| Ставка и сумма НДС | Позиции отгрузки |
| Страна и номер ГТД | Карточка товара (для импорта) |
Для импортных товаров важно заранее заполнить в карточке номенклатуры страну происхождения и номер таможенной декларации — тогда они попадут в счёт-фактуру автоматически.
Нумерация и учёт
Счета-фактуры должны иметь сквозную возрастающую нумерацию в течение периода. В МойСклад:
- Номер присваивается автоматически по порядку в рамках раздела счетов-фактур.
- Формат и префикс номера настраиваются в
Настройки → Нумерация— можно задать отдельную серию для каждой организации. - Дата документа определяет попадание в нужный налоговый период.
Все выданные счета-фактуры собираются в разделе Продажи → Счета-фактуры выданные, откуда их удобно отфильтровать по организации, покупателю и периоду для сверки книги продаж в бухгалтерии.
Печать и отправка покупателю
Из карточки счёта-фактуры доступна печать в утверждённой форме. По кнопке Печать формируется:
- Счёт-фактура — стандартная форма для бумажного документооборота.
- PDF-файл — для отправки покупателю по электронной почте прямо из МойСклад.
Если у вас есть отгрузка и вы хотите оформить всё одним документом, вместо связки «накладная + счёт-фактура» удобно использовать УПД — универсальный передаточный документ, который заменяет оба. Он печатается из отгрузки и уже содержит реквизиты счёта-фактуры.
Типичные ошибки
Чаще всего проблемы со счетами-фактурами возникают из-за данных в справочниках, а не в самом документе:
- Пустой ИНН/КПП контрагента — документ формально некорректен; заполните карточку покупателя.
- Неверная ставка НДС — исправляйте в позиции товара и переформируйте отгрузку.
- Разрыв в нумерации — возникает при удалении документов; используйте статус вместо удаления.
- Дата вне 5-дневного срока — контролируйте дату отгрузки и счёта-фактуры.
Итог
В МойСклад счёт-фактура выданный создаётся на основании отгрузки и наследует все реквизиты и суммы НДС, поэтому ручной работы почти нет. Главное — держать в порядке справочники: ставки НДС в товарах, ИНН/КПП контрагентов и данные по импорту. Тогда нумерация будет сквозной, а книга продаж сойдётся без правок.
Мы помогаем корректно настроить учёт НДС, нумерацию и печатные формы в МойСклад, а также связать сервис с ЭДО и 1С:Бухгалтерией, чтобы документы уходили покупателям и в учёт без двойного ввода.
Частые вопросы
Нужен ли счёт-фактура на УСН?
По общему правилу нет: на УСН НДС не начисляется, поэтому счёт-фактура не требуется. Он нужен только плательщикам НДС на общей системе.
В какой срок выставить счёт-фактуру?
В течение 5 календарных дней с даты отгрузки или получения аванса. МойСклад позволяет проставить дату документа в этом периоде.
Откуда берётся сумма НДС в документе?
Из ставок НДС, указанных в позициях отгрузки и карточках товаров. Исправлять налог нужно в позиции, а не в самом счёте-фактуре.
Чем УПД отличается от счёта-фактуры?
УПД объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе. Если оформляете УПД, отдельный счёт-фактура уже не нужен.
Как выставить авансовый счёт-фактуру?
Создайте его на основании входящего платежа-предоплаты. Такой счёт-фактура оформляется на сумму полученного аванса.
Как настроить нумерацию счетов-фактур?
В разделе Настройки → Нумерация задаётся формат, префикс и отдельная серия для каждой организации. Номера присваиваются по порядку автоматически.
Можно ли отправить счёт-фактуру через ЭДО?
Да. МойСклад интегрируется с операторами ЭДО, что позволяет передавать счета-фактуры и УПД контрагентам в электронном виде.
Поможем с настройкой и поддержкой МойСклад
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой МойСклад.