Настройка доступа к сделкам по воронкам

В Битрикс24 доступ к сделкам настраивается не «в целом по CRM», а отдельно для каждой воронки. Это позволяет сделать так, чтобы менеджеры розницы не видели опт, сервисный отдел не лез в продажи, а подрядчики на экстранете работали только со своим направлением. Разбираем, где это включается, из чего складывается право видеть сделку и какие ошибки чаще всего оставляют дыры в разграничении.

Зачем разграничивать доступ по воронкам

Когда в CRM одна воронка, вопрос доступа сводится к «свои сделки или все». Как только направлений становится несколько — розница, опт, сервис, партнёрка — появляется потребность разделять их между командами. Менеджеру опта не нужно видеть розничные сделки, а сервисному инженеру — коммерческие переговоры отдела продаж.

Битрикс24 решает это тем, что права на сделки задаются для каждого направления отдельно. Одна и та же роль может иметь полный доступ к воронке «Продажи» и не иметь доступа к воронке «Сервис». Это даёт три практических эффекта:

• Конфиденциальность — команды не видят чужие суммы, контакты и переписку.
• Порядок в интерфейсе — сотрудник видит только те воронки, с которыми реально работает, и не путается в лишних канбанах.
• Защита базы — уходя, менеджер не выгрузит клиентов из направлений, к которым его не подпускали.

Что нужно до начала настройки

Разграничение по воронкам работает только тогда, когда воронок несколько. Поэтому сначала создайте направления в CRM → Сделки → Настройки → Воронки и туннели продаж, и лишь потом настраивайте права. Пока направление одно, в правах не будет чего разделять.

Второе условие — ролевая модель прав. Расширенные права доступа с ролями доступны на коммерческих тарифах Битрикс24; на бесплатном действует упрощённая логика. Если в вашем плане роли есть, вся настройка ведётся через них, а не поимённо по сотрудникам.

Создайте роли доступа

Права в CRM привязаны не к людям, а к ролям. Роль — это именованный набор разрешений («Менеджер продаж», «Сервис», «Партнёр»), который потом назначается сотрудникам, отделам или группам. Настраиваются роли в CRM → Настройки → Права → Права доступа.

Порядок работы такой:

1. Создаёте роль или берёте предустановленную (Администратор, Руководитель отдела, Менеджер).
2. Задаёте в ней права по сущностям — лиды, сделки, контакты, компании.
3. Внизу страницы в блоке назначения привязываете роль к конкретным пользователям, отделам оргструктуры или группам.

Роли удобнее строить «по функции», а не «по человеку»: одна роль на весь отдел опта проще в сопровождении, чем десять персональных. Если сотрудник подпадает сразу под несколько ролей, Битрикс24 суммирует их права — итоговый доступ будет по максимальному из совпавших уровней, это важно помнить, чтобы случайно не расширить доступ.

Настройте матрицу прав по направлениям

Внутри роли для сущности «Сделка» открывается таблица прав. Если направлений несколько, вверху появляется переключатель воронки — вы выбираете направление и настраиваете разрешения именно для него, независимо от остальных. Так и достигается разграничение: в одной воронке роль всё может, в другой — ничего.

Для каждого направления настраиваются отдельные операции:

Чтобы полностью скрыть воронку от роли, в столбце Чтение ставят Нет доступа — тогда направление вообще исчезает из интерфейса этих сотрудников. Отдельно стоит ограничивать Экспорт: без него менеджер работает со сделками, но не выгрузит базу целиком.

Уровни доступа по владению записью

Каждая операция в матрице — это не «да/нет», а выбор уровня, который зависит от того, кто ответственный за сделку и в каком отделе он состоит. Именно это позволяет внутри одной воронки дать менеджеру только его сделки, а руководителю — все.

• Нет доступа — операция запрещена полностью.
• Свои (личные) — только сделки, где сотрудник назначен ответственным.
• Свои + отдела — плюс сделки коллег по своему подразделению.
• Свои отдела и подчинённых — плюс нижестоящие отделы оргструктуры.
• Все открытые — все сделки, кроме помеченных как недоступные для всех.
• Все — полный доступ; обычно у руководителя и администратора.

На практике для рядового менеджера в его направлении ставят Чтение: Свои + отдела и Изменение: Свои, а по чужим воронкам — Нет доступа. Руководитель этого отдела получает Все в своём направлении, но остаётся без доступа к соседним.

Права на уровне стадий

Разграничение можно углубить до стадий конкретной воронки. Это нужно, когда доступ к направлению есть у всех, но действия на отдельных этапах должны быть ограничены — например, двигать сделку в стадию «Оплачено» имеет право только руководитель, а редактировать закрытые сделки нельзя никому.

В настройках прав направления для роли можно задать поведение по стадиям: разрешить или запретить изменение сделок на конкретной стадии и перевод сделки в определённые стадии. Так строят простую защиту процесса без бизнес-процессов:

• менеджер ведёт сделку до «Согласования», но перевести в «Успех» может только РОП;
• после финальной стадии карточка блокируется от правок, чтобы не переписывали историю;
• отдельные этапы (например, юридическую проверку) видит и меняет только профильная роль.

Стадийные ограничения удобны как «страховка» от случайных действий, но не заменяют полноценную автоматизацию: сложную логику с проверками и уведомлениями лучше выносить в роботов и бизнес-процессы.

Проверка и типичные ошибки

После настройки обязательно проверьте результат не глазами администратора, а из-под обычного сотрудника. В Битрикс24 удобно зайти в профиль пользователя и посмотреть, какие воронки и сделки он реально видит.

Что чаще всего ломает разграничение:

• Забыли про новую воронку. Права задаются по каждому направлению отдельно — созданная позже воронка не наследует ограничения автоматически, её нужно донастроить во всех ролях.
• Пересечение ролей. Сотрудник в двух ролях получает сумму прав; «лишняя» роль тихо открывает чужие направления.
• Уровень «Все» по привычке. Его ставят «чтобы работало», и разграничение теряет смысл.
• Открытые сделки. Галочка «Доступно для всех» в карточке обходит ограничения по владению.
• Права наблюдателя и постановка в ответственные — сделку можно открыть чужому сотруднику, назначив его ответственным или наблюдателем, в обход ролей.

Итог

Доступ к сделкам по воронкам в Битрикс24 строится в предсказуемом порядке: создали несколько направлений → завели роли по функциям → для каждой роли в каждой воронке настроили матрицу операций → выбрали уровни доступа по владению → при необходимости ограничили действия на стадиях → проверили из-под рядового пользователя. Тогда каждая команда видит только своё, а база защищена от лишних глаз и выгрузок.

Если направлений много, а оргструктура сложная, настройку прав легко сделать дырявой или, наоборот, парализующей работу. Мы выстраиваем разграничение доступа к воронкам под реальную структуру отдела продаж — с ролями, уровнями по владению и защитой на стадиях, чтобы права работали, а не мешали.