Наблюдатель в Битрикс24 — это сотрудник, которого добавили к сделке, чтобы он видел её ход и участвовал в работе, но не становился ответственным. Через наблюдателей, комментарии в таймлайне и @упоминания над одной сделкой могут работать руководитель, второй менеджер, юрист и бухгалтер, не мешая друг другу и не теряя историю переписки.
Наблюдатель и ответственный: в чём разница
В карточке сделки есть поле Ответственный — это ровно один сотрудник, который отвечает за результат, попадает в отчёты по конверсии и нагрузке и по умолчанию получает все уведомления. Рядом есть поле Наблюдатели, куда можно добавить сколько угодно коллег.
- Ответственный — владелец сделки, движет её по воронке, фигурирует в аналитике по менеджеру;
- Наблюдатели — сопровождающие: видят сделку, читают и пишут комментарии, ставят дела, но не считаются её «хозяевами» и не искажают статистику продавца.
Ключевое отличие от простой смены ответственного в том, что наблюдение не передаёт сделку. Менеджер остаётся ответственным и дальше ведёт клиента, а подключённые коллеги лишь помогают на своём участке.
Как добавить наблюдателя к сделке
Открывать отдельные настройки не нужно — поле находится прямо в карточке. Порядок действий такой:
- Откройте сделку в разделе
CRM → Сделки; - найдите в карточке поле Наблюдатели (обычно в верхнем блоке рядом с ответственным);
- начните вводить фамилию сотрудника или отдел и выберите нужных людей из выпадающего списка;
- изменение сохраняется автоматически — выбранные коллеги сразу получают уведомление о том, что их добавили.
Если поля «Наблюдатели» в карточке не видно, его включают через настройку карточки: кнопка настроек в шапке сделки → добавить поле в один из разделов. Отображение полей настраивается отдельно и разбирается в материале про карточку сделки.
Права доступа наблюдателей
Само добавление в поле «Наблюдатели» ещё не даёт человеку доступ к сделке — доступ определяется ролью в правах CRM. Настраивается это в Настройки → Права → Права доступа (или Настройки CRM → Права). В матрице каждой роли для сущности «Сделка» есть отдельный столбец уровня доступа «Как наблюдатель» — наравне со строками «Мои», «Моего отдела», «Все».
Это позволяет выдавать доступ точечно. Типичный пример: рядовой менеджер видит только свои сделки, но если его добавили наблюдателем в чужую — он получит доступ именно к ней, не видя остальных сделок отдела.
| Уровень доступа | К каким сделкам открывает |
|---|---|
| Личные | Только там, где сотрудник — ответственный |
| Как наблюдатель | Сделки, где он добавлен в поле «Наблюдатели» |
| Отдела / все | Сделки подразделения или всей компании |
Совместная работа в таймлайне и @упоминания
Основное пространство совместной работы — таймлайн (лента) в карточке сделки. Здесь в хронологии собраны звонки, письма, дела, смена стадий и комментарии. Любой участник — ответственный или наблюдатель — может оставить комментарий, и он останется в истории сделки навсегда, в отличие от переписки в личных чатах.
Чтобы обратиться к конкретному коллеге, используйте @упоминание: поставьте символ @ и начните вводить фамилию. Упомянутый сотрудник получит уведомление в чате Битрикс24 со ссылкой прямо на сделку, даже если он не наблюдатель. Это удобнее, чем пересылать номер сделки в мессенджере.
- Комментарии видят все, у кого есть доступ к сделке — это прозрачная и восстановимая история;
- @упоминание адресно зовёт человека и оставляет след в карточке;
- к комментарию можно прикрепить файл — договор, скан, коммерческое предложение.
Дела, задачи и чаты по сделке
Комментариями совместная работа не ограничивается. Из карточки сделки коллеге можно поставить конкретное поручение, и здесь важно не путать два инструмента:
- Дело (звонок, встреча, дело) — быстрое действие внутри CRM: живёт в таймлайне сделки, отражается в счётчиках и напоминает исполнителю о сроке;
- Задача — полноценная задача из модуля «Задачи и проекты», привязанная к сделке. Подходит для сложных поручений с чек-листом, соисполнителями и контролем.
Для оперативного обсуждения у сделки есть встроенный чат: в него автоматически попадают ответственный и наблюдатели, а обсуждение остаётся в контексте сделки, а не растворяется в общих переписках. Так руководитель может подключиться к спорному вопросу, юрист — уточнить формулировку договора, а бухгалтер — сообщить о поступлении оплаты, и всё это будет привязано к одному клиенту.
Когда нужны наблюдатели: сценарии
Наблюдатели — это не «на всякий случай добавить всех», а инструмент под конкретные роли. Чаще всего их подключают в таких ситуациях:
| Сценарий | Кого добавляют наблюдателем |
|---|---|
| Контроль крупной сделки | Руководителя отдела продаж |
| Согласование договора | Юриста |
| Контроль оплаты и отгрузки | Бухгалтера или логиста |
| Передача клиента / отпуск | Второго менеджера на подхвате |
| Сопровождение после продажи | Аккаунт-менеджера, техподдержку |
Отдельная польза наблюдателей — подстраховка на время отсутствия. Если ответственный в отпуске или на больничном, добавленный наблюдателем коллега уже в курсе истории и может подхватить клиента без долгой передачи дел. При этом статистика продаж остаётся за основным менеджером.
Итог
Наблюдатели в Битрикс24 разделяют ответственность и участие: сделкой владеет один менеджер, а помогать ему могут руководитель, юрист, бухгалтер и коллеги — без искажения отчётов и без передачи клиента. Чтобы механизм работал, добавления в поле мало: нужно выставить в ролях уровень доступа «Как наблюдатель», а совместную работу вести в таймлайне через комментарии, @упоминания, дела и чат сделки. Тогда история клиента остаётся в одном месте и доступна всем причастным.
Мы в B2Bsite настраиваем права доступа, роли наблюдателей и автоматическое подключение коллег роботами под структуру вашего отдела, а также обучаем сотрудников вести переписку в CRM, а не в личных мессенджерах. Если нужно навести порядок в доступах и совместной работе на портале — поможем.
Частые вопросы
Чем наблюдатель отличается от ответственного за сделку?
Ответственный один и отвечает за результат, попадая в отчёты по менеджеру. Наблюдателей может быть много, они видят сделку и участвуют в работе, но не считаются её владельцами и не влияют на статистику продавца.
Сколько наблюдателей можно добавить к сделке?
Ограничения по количеству нет — в поле «Наблюдатели» можно добавить любое число сотрудников или целые отделы. На практике добавляют только тех, кто реально участвует в сделке.
Наблюдатель автоматически видит сделку после добавления?
Не всегда. Доступ определяется ролью в правах CRM. Если в роли не выставлен уровень «Как наблюдатель», сотрудник останется в поле, но открыть сделку не сможет.
Можно ли добавлять наблюдателей автоматически?
Да. В роботах и триггерах есть действие «Добавить наблюдателя». Например, при переходе на стадию согласования договора можно автоматически подключать юриста, а при выставлении счёта — бухгалтера.
Как позвать коллегу в сделку, если он не наблюдатель?
Используйте @упоминание в комментарии таймлайна: поставьте символ @ и выберите сотрудника. Он получит уведомление со ссылкой на сделку, даже не будучи наблюдателем.
Влияют ли наблюдатели на отчёты и конверсию менеджера?
Нет. Аналитика по продажам строится на поле «Ответственный». Наблюдатели помогают вести сделку, но в статистику по менеджеру и нагрузке не попадают.
Чем отличается дело от задачи внутри сделки?
Дело — это быстрое действие в таймлайне CRM: звонок, встреча, напоминание. Задача — полноценная задача из модуля «Задачи и проекты» с чек-листом и соисполнителями, привязанная к сделке.
Куда пропадают комментарии по сделке?
Никуда — все комментарии сохраняются в таймлайне карточки навсегда и видны каждому, у кого есть доступ к сделке. В этом отличие от переписки в личных мессенджерах.
Поможем с настройкой и поддержкой Битрикс24
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой Битрикс24.