Настройку CRM Битрикс24 начинают не с кнопок, а с описания процесса продаж. Пока не понятно, что такое лид, где заканчивается одна воронка и начинается другая и кто имеет право видеть чужие сделки, любые галочки в интерфейсе будут случайными. Ниже — порядок, в котором мы разворачиваем CRM на новом портале, чтобы потом не переделывать.
Начните с процесса, а не с интерфейса
Первый шаг — на бумаге или в майндмэпе описать путь клиента: как приходит обращение, кто его берёт, какие этапы проходит сделка до оплаты и что происходит после. Именно эта схема потом ляжет в основу воронок и стадий, а не наоборот.
Ответьте на базовые вопросы до того, как трогать настройки:
- Источники обращений — сайт, телефония, почта, мессенджеры, соцсети. От этого зависит, включать ли лиды.
- Этапы продажи — реальные, а не желаемые: от «нового обращения» до «оплаты» или «отказа».
- Направления — продаёте вы одно или несколько принципиально разных продуктов/услуг (это будущие воронки).
- Кто с чем работает — отделы, роли, зоны ответственности менеджеров.
Выберите режим работы CRM: с лидами или без
В разделе CRM → Настройки → Режим работы CRM Битрикс24 предлагает два варианта, и это первое стратегическое решение.
| Режим | Как устроен | Кому подходит |
|---|---|---|
| Простой | Обращения сразу становятся сделками, контакт и компания создаются автоматически. Лидов нет. | Небольшой поток, тёплые заявки, короткий цикл сделки. |
| Классический (с лидами) | Входящее обращение сначала попадает в лид, менеджер его квалифицирует и конвертирует в сделку. | Большой поток «сырых» обращений, нужен фильтр перед сделкой. |
Режим переключается в любой момент, но менять его на живой базе — болезненно, поэтому определитесь сразу. Если сомневаетесь и заявок много — начинайте с классического: лид работает как «карантин» для непроверенных контактов.
Спроектируйте воронки и стадии
Воронка (в интерфейсе — направление сделок) описывает один процесс продажи со своим набором стадий. Настраиваются они в CRM → Сделки → Настройки → Воронки и туннели продаж.
Правила, которые экономят месяцы переделок:
- Одно направление = один процесс. Розница, опт и сервис — это три разные воронки, а не стадии в одной.
- Стадия — это состояние, а не действие. «Выставлен счёт» — стадия, «позвонить клиенту» — задача, а не стадия.
- 5–8 стадий в среднем достаточно. Десятки этапов менеджеры игнорируют.
- Финальные стадии делятся на успешные (сделка выиграна) и провальные — Битрикс24 считает по ним конверсию.
Настройте поля и карточки
Карточки лида, сделки, контакта и компании настраиваются через кнопку «Настроить поля» (иконка шестерёнки внутри карточки) или в разделе настроек CRM. Стандартных полей мало — под реальный бизнес всегда добавляют пользовательские.
Практичный подход к полям:
- Заводите только те поля, которые кто-то реально заполняет и использует в отчётах или автоматизации.
- Для повторяющихся значений используйте списки и справочники, а не текстовые поля — иначе аналитика рассыплется на опечатках.
- Группируйте поля по разделам карточки, чтобы менеджер не искал нужное в общей простыне.
Отдельно продумайте обязательные поля на стадиях: система не пропустит сделку дальше, пока не заполнены ключевые данные. Это дисциплинирует, но перегибать нельзя — три обязательных поля на входе убивают скорость работы.
Заполните справочники до старта
Перед тем как запускать сотрудников, настройте базовые справочники — иначе данные будут вводиться вразнобой:
- Источники — откуда пришёл клиент (сайт, реклама, звонок, рекомендация). Основа будущей аналитики эффективности каналов.
- Причины провала — почему сделка не состоялась (дорого, выбрал конкурента, передумал). Без них проигранные сделки — чёрный ящик.
- Валюты и налоги — если работаете с несколькими валютами или НДС.
- Товары и услуги — каталог CRM, если считаете суммы сделок по позициям.
Разграничьте права доступа
Права в CRM настраиваются в CRM → Настройки → Права → Права доступа через механизм ролей. Роль описывает, что человек может делать с лидами, сделками, контактами и компаниями, а уровень доступа задаётся по принципу владения записью.
Ключевые уровни доступа к элементу:
- Свои — менеджер видит только записи, где он ответственный.
- Свои + отдела — плюс записи коллег по подразделению.
- Все — обычно у руководителя и администратора.
Права можно задавать вплоть до конкретных стадий и отдельных воронок: например, сервисный отдел не видит продажи опта. Настройте это до того, как в базе появятся реальные клиенты — переразграничивать доступ на живых данных рискованно.
Автоматизацию подключайте последней
Роботы, триггеры и бизнес-процессы — мощный инструмент, но включать их имеет смысл, когда структура уже устоялась. Автоматизация на кривых воронках лишь ускоряет хаос.
Разумная очередь внедрения автоматизации:
- Сначала люди 2–3 недели работают руками и обкатывают процесс.
- Затем на стабильных стадиях ставите роботов: автозадачи, уведомления, смену ответственного.
- Потом — триггеры на входящие события (письмо, звонок, заявка с сайта) для автодвижения по стадиям.
- Сложную логику с ветвлениями выносите в бизнес-процессы.
Тогда же настраивают интеграции — телефонию, почту, формы сайта и обмен с 1С, чтобы данные попадали в CRM без ручного ввода.
Итог
Правильный порядок настройки CRM Битрикс24 такой: описали процесс продаж → выбрали режим работы (с лидами или без) → спроектировали воронки и стадии → настроили поля и карточки → заполнили справочники → разграничили права → и только потом включили автоматизацию. При таком подходе система отражает ваш реальный бизнес, а не наоборот.
Если разворачиваете портал с нуля и не хотите переделывать структуру через месяц, мы помогаем пройти этот путь на реальных процессах — от аудита воронок до настройки прав и автоматизации обработки заявок.
Частые вопросы
С чего вообще начинать настройку CRM Битрикс24?
С описания процесса продаж: источники обращений, этапы сделки, направления и роли сотрудников. Эта схема определяет все дальнейшие настройки — воронки, поля и права.
Нужны ли мне лиды или лучше работать без них?
Лиды нужны, когда поток обращений большой и много «сырых» контактов, которые надо квалифицировать. При небольшом потоке тёплых заявок проще работать в простом режиме, где обращение сразу становится сделкой.
Чем воронка отличается от стадии?
Воронка (направление сделок) — это отдельный процесс продажи целиком, а стадия — один из его этапов. Розница и опт — это разные воронки, а «выставлен счёт» — стадия внутри воронки.
Сколько стадий должно быть в воронке?
В среднем достаточно 5–8 стадий. Слишком дробное деление менеджеры игнорируют, а сама аналитика становится нечитаемой. Стадия должна отражать состояние сделки, а не действие.
Можно ли поменять режим работы CRM после запуска?
Технически да, режим переключается в настройках в любой момент. Но менять его на заполненной базе болезненно, поэтому выбирать между простым и классическим режимом лучше до старта работы.
Как ограничить менеджеру доступ только к своим сделкам?
В разделе Права доступа настраивается роль с уровнем «Свои» — тогда сотрудник видит только записи, где он назначен ответственным. Доступ можно ограничивать и по отдельным воронкам.
Какие справочники обязательно заполнить перед стартом?
Минимум — «Источник» и «Причина отказа». Без источников не построить аналитику каналов, а без причин провала проигранные сделки остаются непрозрачными для анализа.
Когда подключать роботов и автоматизацию?
После того как структура устоялась и сотрудники пару недель поработали руками. Автоматизация на непроверенных воронках только ускоряет ошибки, поэтому её оставляют на финальный этап.
Поможем с настройкой и поддержкой Битрикс24
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой Битрикс24.