Как создать заказ в RetailCRM

Ручное создание заказа — базовая операция оператора RetailCRM: именно так оформляют звонки, заявки из мессенджеров и офлайн-продажи, которые не пришли автоматически из интеграции. Разберём весь путь: от кнопки «Новый заказ» до корректного статуса и оплаты, а заодно отметим места, где чаще всего теряют данные.

Где и когда создавать заказ вручную

Большинство заказов попадает в RetailCRM автоматически — из интеграции с сайтом, маркетплейсами или чатов. Но часть продаж оператор оформляет руками: телефонный звонок, заявка в WhatsApp, продажа в рознице, повторный заказ постоянного клиента. Для этого в разделе Заказы → Список заказов есть кнопка «Новый заказ», а также быстрое создание из карточки клиента и из диалога в модуле общения.

Создавать заказ вручную стоит, когда:

• обращение пришло по каналу без прямой интеграции (телефон, личные сообщения);
• нужно оформить продажу «здесь и сейчас» во время разговора;
• клиент просит повторить прошлую покупку — заказ удобно скопировать;
• заказ с сайта пришёл битым и его проще пересоздать, чем чинить.

Тип заказа, магазин и источник

Первое, что задаётся в новом заказе, — три «рамочных» параметра, от которых зависит вся дальнейшая логика. Их лучше выставить сразу, до заполнения товаров.

Значения типов и магазинов настраиваются администратором в разделе Настройки → Справочники и Настройки → Магазины. Если в вашем аккаунте один магазин, поле подставится автоматически.

Привязка клиента

Заказ без покупателя в RetailCRM создать можно, но правильно — сразу связать его с клиентом. В блоке контакта начните вводить телефон, email или имя: система выполняет поиск по базе и предлагает существующие карточки. Это защищает от дублей.

1. Введите номер телефона — RetailCRM покажет совпадения по базе клиентов и корпоративных клиентов.
2. Если клиент найден — выберите его, подтянутся история заказов, адреса и сегменты.
3. Если это новый покупатель — заполните ФИО, телефон, email; карточка клиента создастся вместе с заказом.

Для B2B-продаж выбирайте не частное лицо, а корпоративного клиента с компанией и контактным лицом — это отдельная сущность со своими реквизитами.

Добавление товаров

Товарный блок — ядро заказа. Позиции добавляют поиском по каталогу: по названию, артикулу или штрихкоду. RetailCRM показывает остаток по складам, цену и картинку, поэтому оператор видит, есть ли товар в наличии, прямо в момент оформления.

• Поиск и добавление — начните вводить артикул или название, выберите нужный SKU (торговое предложение), укажите количество.
• Цена — подставляется из каталога; при необходимости её можно изменить вручную или применить скидку на позицию.
• Скидки — задаются в рублях или процентах на отдельную позицию либо на весь заказ; работают и промокоды, если они настроены.
• Товар не из каталога — можно добавить произвольную позицию, указав название и цену вручную (например, услугу сборки).

Итоговая сумма пересчитывается автоматически с учётом скидок и стоимости доставки. Если товара не хватает на складе, позицию всё равно можно оформить — она уйдёт в резерв или в дозаказ в зависимости от настроек склада.

Доставка и оплата

После товаров заполняют логистику и деньги. В блоке доставки указывают способ (курьер, самовывоз, служба доставки), адрес, дату и стоимость. При подключённой интеграции со службами доставки RetailCRM рассчитает срок и стоимость, а также позволит выбрать пункт выдачи прямо из заказа.

В блоке оплаты задают:

Если в аккаунте настроены правила автоподстановки, часть этих полей заполнится сама: например, при выборе самовывоза автоматически проставится нужный способ оплаты. Это ускоряет ручной ввод и снижает число ошибок оператора.

Статус, ответственный и сохранение

Перед сохранением заказу назначают статус — он определяет, на каком этапе воронки находится продажа. Новый ручной заказ обычно ставят в начальный статус группы «Новые» (например, «Новый» или «Согласование»), чтобы он попал в работу и по нему сработали триггеры.

• Ответственный менеджер — по умолчанию заказ закрепляется за оператором, который его создал; при необходимости назначьте другого сотрудника.
• Комментарии — есть комментарий оператора (внутренний) и комментарий клиента; используйте первый для заметок команды.
• Сохранение — нажмите Сохранить; заказ получает номер, а все изменения фиксируются в истории.

После сохранения смена статуса запускает автоматизацию: триггеры меняют поля, ставят задачи, отправляют клиенту уведомления. Поэтому важно завершать оформление корректным статусом, а не оставлять заказ в «черновом» состоянии.

Как ускорить ручное оформление

Когда операторы заводят десятки заказов в день, ручной ввод превращается в узкое место. RetailCRM даёт несколько инструментов, чтобы сократить время на заказ:

• Копирование заказа — для повторных покупок скопируйте прошлый заказ клиента и поправьте детали вместо ввода с нуля.
• Заказ в один клик / быстрый ввод — упрощённая форма с минимумом обязательных полей для приёма заявки «на лету».
• Правила автоподстановки — автозаполнение доставки и оплаты по типу заказа, магазину или способу получения.
• Создание из диалога — оформление заказа прямо из переписки в чат-модуле, с автоматической привязкой клиента.

Эти механизмы настраиваются один раз администратором и дальше экономят операторам минуты на каждом заказе. Чем меньше полей заполняется руками, тем ниже вероятность опечатки в цене, адресе или количестве.

Итог

Создание заказа в RetailCRM — это последовательность из понятных шагов: выбрать тип и магазин, привязать клиента без дублей, добавить товары, заполнить доставку и оплату, назначить статус и ответственного, сохранить. Аккуратность в мелочах — источнике, привязке клиента, статусе — напрямую влияет на корректность аналитики и работу автоматизации.

Если ручных заказов много, а операторы тратят на каждый лишние минуты, обычно дело в ненастроенных правилах автоподстановки, статусной модели и полях карточки. Мы помогаем настроить RetailCRM с нуля под приём первых заказов и выстроить автоматизацию продаж так, чтобы оператор заполнял минимум, а система делала остальное.