Отчёты МойСклад дают максимум пользы, когда настроены под конкретную задачу: нужный период, фильтры по складу и контрагенту, правильные группировки и колонки. А результат почти всегда нужно унести дальше — в Excel, в презентацию или в BI. Разберём, как гибко настроить любой отчёт и корректно его выгрузить.
Как устроены отчёты и общие принципы настройки
Все аналитические отчёты МойСклад собраны в разделе Отчёты и подчиняются общей логике: сверху панель параметров (период, фильтры, группировка), ниже — таблица с данными. Меняете параметр — отчёт пересчитывается, отдельной кнопки «сформировать» нажимать не нужно.
Три параметра влияют на результат сильнее всего:
- Период — за какой интервал считаем обороты и продажи; для отчётов остатков это дата среза.
- Группировка — по товарам, группам, контрагентам, сотрудникам или проектам; определяет строки таблицы.
- Фильтры — сужают выборку до нужного склада, организации, статуса или сегмента.
Фильтры и период: как сузить выборку
Фильтр — главный инструмент, чтобы получить ответ на точный вопрос, а не «среднюю температуру по больнице». В большинстве отчётов доступны фильтры по организации, складу, контрагенту, товарной группе, проекту и статусу.
- Задайте период кнопкой выбора дат — есть быстрые пресеты «сегодня», «неделя», «месяц», «квартал» и произвольный диапазон.
- Нажмите
Фильтри добавьте условия: например, склад «Основной» и группа «Электроника». - Комбинируйте несколько условий — они работают по логике «И», сужая выборку.
Колонки, группировки и сортировка
Состав колонок настраивается под задачу: лишние можно скрыть, нужные — показать. В отчётах по товарам доступны колонки себестоимости, прибыли, рентабельности, остатка, а в продажах — суммы, количества и среднего чека.
| Настройка | Что делает |
|---|---|
| Группировка | Определяет строки: товар, группа, контрагент, сотрудник, день/неделя/месяц |
| Колонки | Показывают нужные показатели, лишние скрываются |
| Сортировка | Клик по заголовку колонки — от большего к меньшему и обратно |
| Детализация | Разворот строки до документов-оснований |
Сортировка по прибыли или обороту сразу выводит наверх лидеров и аутсайдеров — это быстрый способ найти, на чём вы зарабатываете, а что лежит мёртвым грузом.
Экспорт в Excel и CSV, печать
Практически любой отчёт выгружается кнопкой Экспорт. Форматы — Excel (XLSX) и CSV; выгружается ровно то, что вы видите на экране, с учётом фильтров, группировки и набора колонок.
- Excel удобен для ручной доработки, сводных таблиц и презентаций руководству.
- CSV подходит для импорта в другие системы и BI-инструменты, где важна «сырая» таблица.
- Печать формирует PDF-версию отчёта для согласований и архива.
Регулярная выгрузка и API
Когда отчёты нужны каждый день или их данные должны попадать в общий дашборд, ручной экспорт становится узким местом. МойСклад отдаёт данные через JSON API, а BI-системы умеют забирать их автоматически.
- Для Power BI и Yandex DataLens настраивается коннектор, который тянет продажи, остатки и прибыль по расписанию.
- Через API можно выгружать отчёты остатков, оборотов и прибыльности программно и складывать в хранилище.
- Доступ к API включается в профиле компании, запросы авторизуются токеном.
Пример запроса отчёта по остаткам:
GET https://api.moysklad.ru/api/remap/1.2/report/stock/all
Права доступа к отчётам
Отчёты содержат чувствительные данные: закупочные цены, прибыль, взаиморасчёты. Поэтому доступ настраивается по ролям в разделе Настройки → Сотрудники.
- Менеджеру можно открыть его продажи, но скрыть себестоимость и общую прибыль.
- Кладовщику нужны остатки и обороты, но не финансовые отчёты.
- Руководителю и собственнику открывается вся аналитика, включая прибыльность и деньги.
Роли настраиваются один раз и защищают закупочную наценку от лишних глаз — особенно важно, если с системой работают внешние подрядчики или большой отдел продаж.
Итог
Отчёт МойСклад — это гибкий инструмент, а не фиксированная таблица: период, фильтры, группировки и колонки настраиваются под конкретный вопрос, а результат выгружается в Excel, CSV или PDF ровно в том виде, что на экране. Для регулярной аналитики данные забираются через API и BI-коннекторы, а права доступа защищают закупочные цены и прибыль от лишних глаз.
Мы настраиваем отчётность МойСклад под процессы компании: собираем нужные представления, автоматизируем выгрузку в Power BI и DataLens, разграничиваем доступ и обучаем сотрудников. Если отчёты приходится каждый раз собирать заново или руками сводить в Excel — мы автоматизируем этот цикл.
Частые вопросы
В каких форматах МойСклад выгружает отчёты?
В Excel (XLSX) и CSV кнопкой «Экспорт», а также в PDF через печать. Выгружается ровно то, что видно на экране с учётом фильтров и колонок.
Почему в отчёт не попадают некоторые документы?
Отчёты считаются только по проведённым документам. Черновики, удалённые и непроведённые операции в цифры не входят — сначала проведите документы.
Можно ли скрыть себестоимость от менеджеров?
Да. В настройках сотрудников роли ограничивают доступ: менеджеру открывают его продажи, но скрывают закупочные цены и общую прибыль.
Как настроить период в отчёте остатков?
В отчётах остатков выбор даты задаёт момент среза — остаток всегда моментальный. В отчётах оборотов и продаж период — это интервал операций.
Как выгружать отчёты автоматически?
Через JSON API и BI-коннекторы. Power BI и DataLens забирают продажи, остатки и прибыль по расписанию без ручного экспорта.
Сохраняются ли настройки фильтров?
Отчёт запоминает последние параметры в рамках сессии. Для повторяемых представлений удобнее зафиксировать нужный набор фильтров и колонок и выгружать его.
Есть ли лимиты у API при выгрузке?
Да, API ограничивает частоту запросов. Для регулярных выгрузок настраивают расписание и кэширование, а не частый опрос в реальном времени.
Поможем с настройкой и поддержкой МойСклад
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой МойСклад.