Справочник контрагентов — фундамент учёта в МойСклад: на нём держатся документы, взаиморасчёты и CRM. Если завести его аккуратно с самого начала, не придётся годами разгребать дубли и пустые реквизиты.
Что такое контрагент в МойСклад
Контрагент — это любое юридическое или физическое лицо, с которым вы что-то оформляете: покупатель, поставщик, комиссионер, перевозчик. Один и тот же справочник Контрагенты хранит и клиентов, и поставщиков — роль определяется не типом записи, а документами, в которых контрагент участвует.
МойСклад различает три вида контрагентов, и от выбора зависит набор реквизитов в карточке:
- Юридическое лицо — ИНН из 10 цифр, КПП, ОГРН;
- Индивидуальный предприниматель — ИНН из 12 цифр, ОГРНИП, без КПП;
- Физическое лицо — минимум реквизитов, подходит для розничных клиентов и CRM.
Создание карточки: автозаполнение по ИНН
Новая запись создаётся кнопкой в разделе Продажи → Контрагенты (или из любого документа «на лету»). Главный ускоритель ввода — автозаполнение: введите ИНН в одноимённое поле, и МойСклад подтянет наименование, КПП, ОГРН и юридический адрес из государственных реестров ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
- Выберите вид контрагента;
- Впишите ИНН и дождитесь подсказки;
- Проверьте подставленные данные и полное наименование;
- Добавьте банковские реквизиты (БИК автоматически определяет банк и корр. счёт);
- Заполните контактные лица и каналы связи — телефон, email.
Банковских счетов у контрагента может быть несколько; один помечается основным и по умолчанию попадает в платёжные документы. Контактных лиц тоже несколько — с должностями, телефонами и почтой, что удобно для CRM и рассылок.
Группы и папки: структура справочника
Группы в МойСклад — это папки. Они помогают разложить контрагентов по логике бизнеса и быстро фильтровать списки. Типичные схемы группировки:
| Принцип | Примеры папок | Когда удобно |
|---|---|---|
| По роли | Клиенты, Поставщики, Прочие | Смешанная база, нужно быстро разделять |
| По каналу | Розница, Опт, Маркетплейсы | Разные условия и цены |
| По региону | Москва, СЗФО, Юг | Территориальные менеджеры |
Папку можно назначить контрагенту при создании или массово через список. Помните: папка — это одна ветка иерархии. Если запись нужно относить сразу к нескольким разрезам (например, «опт» и «Москва» одновременно), лучше комбинировать группы с тегами и сегментами, а не плодить вложенные папки.
Теги и дополнительные поля
Там, где папок не хватает, работают теги — свободные метки, которых у одного контрагента может быть сколько угодно. Тегами удобно отмечать статусы: «VIP», «должник», «на паузе», «через тендер». По тегам строятся фильтры и сегменты.
Если стандартных реквизитов мало, добавьте дополнительные поля в Настройки → Дополнительные поля → Контрагент. Типы полей:
- Текст / длинный текст — комментарии, условия доставки;
- Число, дата — лимит кредита, дата договора;
- Справочник — свой список значений (например, «Категория клиента»);
- Флажок, ссылка, файл — сканы документов, признаки.
Как не плодить дубли
Дубли контрагентов — главная болезнь справочника: взаиморасчёты размазываются по двум карточкам, история сделок теряется. Меры профилактики:
- Приучите менеджеров сначала искать по ИНН, а потом создавать запись;
- Держите ИНН обязательным для юрлиц и ИП — по нему проще ловить повторы;
- Периодически сортируйте список по ИНН и наименованию, чтобы визуально находить близнецов;
- При обнаружении дублей переносите документы на одну карточку и удаляйте лишнюю.
Права доступа и ответственные
У каждого контрагента есть поле Владелец (ответственный менеджер). Через настройки прав в Настройки → Сотрудники и права можно ограничить видимость: менеджер видит только своих контрагентов, а руководитель — всех. Это дисциплинирует базу и защищает клиентскую базу при уходе сотрудников.
Полезно заранее договориться о правилах именования и о том, кто отвечает за чистоту справочника. Один назначенный «хозяин справочника» экономит десятки часов на разборе хаоса позже.
Итог
Правильный старт справочника контрагентов — это автозаполнение по ИНН, продуманная схема групп, теги и доп. поля вместо бесконечных папок, а также дисциплина против дублей. Такой справочник потом без боли связывается с договорами, взаиморасчётами и CRM.
Мы в B2Bsite настраиваем структуру справочников под конкретную модель торговли, переносим базу без дублей и обучаем команду вести её единообразно. Если хотите навести порядок в контрагентах один раз и надолго — поможем спроектировать и внедрить.
Частые вопросы
Можно ли один справочник использовать и для клиентов, и для поставщиков?
Да, в МойСклад справочник контрагентов единый. Роль определяется документами: если контрагент участвует в отгрузках — он клиент, если в приёмках — поставщик. Одна карточка может быть и тем, и другим.
Откуда МойСклад берёт данные при вводе ИНН?
Из государственных реестров ЕГРЮЛ и ЕГРИП. Подтягиваются наименование, КПП, ОГРН и юридический адрес. Данные стоит проверять, так как реестр может отставать от реальных изменений.
Чем группы отличаются от тегов?
Группа — это одна папка, к которой контрагент относится единственным образом (иерархия). Тегов у контрагента может быть много одновременно. Для пересекающихся разрезов используйте теги и сегменты.
Как добавить своё поле в карточку контрагента?
В разделе Настройки → Дополнительные поля выберите сущность «Контрагент» и создайте поле нужного типа: текст, число, дату, справочник или файл. Оно появится во всех карточках.
Что делать с найденными дублями?
Перенесите документы с лишней карточки на основную, затем удалите или заархивируйте пустую. Пока на контрагенте есть документы, полностью удалить его нельзя.
Можно ли ограничить менеджеру доступ только к своим контрагентам?
Да, через права доступа сотрудника. Настраивается видимость по владельцу: менеджер видит контрагентов, где он назначен ответственным, а руководитель — всю базу.
Сколько банковских счетов можно указать у контрагента?
Несколько. Один помечается основным и подставляется в платёжные документы по умолчанию, остальные можно выбрать вручную при оформлении.
Поможем с настройкой и поддержкой МойСклад
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой МойСклад.