ЭДО в МойСклад позволяет отправлять и получать юридически значимые документы прямо из учётной системы, минуя бумагу и курьеров. Электронная накладная доходит до контрагента за минуты, а не за дни, и сразу ложится в учёт.
Что такое ЭДО и зачем он нужен
Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен юридически значимыми документами в электронном виде, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Документы передаются через оператора ЭДО и имеют ту же силу, что и бумажные с печатью.
Что даёт ЭДО в торговле:
- отгрузочные документы (УПД, накладные, счета-фактуры) доходят до контрагента мгновенно;
- не нужно печатать, подписывать вручную и хранить бумажные архивы;
- документы не теряются, а их статус виден в реальном времени;
- для маркированных товаров передача сведений в «Честный ЗНАК» идёт через УПД в ЭДО.
Как ЭДО работает в МойСклад
МойСклад умеет обмениваться электронными документами с контрагентами через оператора ЭДО. Схема простая: вы формируете документ в учёте, подписываете его электронной подписью и отправляете — контрагент получает его в своей системе и подписывает встречно.
- Оформляете отгрузку и создаёте на её основе УПД;
- Подписываете документ УКЭП;
- Отправляете контрагенту через ЭДО;
- Контрагент подписывает — статус меняется на «завершён»;
- Документ и его статус хранятся в системе.
Что нужно для подключения
Перед стартом ЭДО подготовьте три вещи:
| Компонент | Назначение |
|---|---|
| УКЭП | Квалифицированная электронная подпись для подписания документов |
| Оператор ЭДО | Сервис, через который передаются документы |
| Идентификатор участника ЭДО | Уникальный адрес вашей организации в системе оператора |
У контрагента тоже должен быть подключён ЭДО. Чтобы начать обмен, стороны обмениваются идентификаторами и отправляют приглашение к обмену. После принятия приглашения можно передавать документы.
Роуминг между операторами
Если вы и ваш контрагент работаете у разных операторов ЭДО, обмен идёт через роуминг — аналог мобильного роуминга, только для документов. В большинстве случаев роуминг между крупными операторами настроен, но иногда требуется отдельная заявка.
Статусы документов
Каждый электронный документ проходит цепочку статусов, и по ним видно, на каком этапе он находится. Типичные состояния:
- Черновик — документ создан, но не отправлен;
- Отправлен — ушёл контрагенту, ждём реакции;
- Подписан / завершён — обе стороны подписали, обмен закрыт;
- Отклонён / аннулирован — контрагент отказал или документ аннулирован.
Статусы избавляют от вопросов «дошло или нет»: вместо звонков и писем достаточно посмотреть состояние документа в списке.
ЭДО и маркировка
Для товаров, подлежащих обязательной маркировке (обувь, одежда, парфюмерия и др.), передача кодов маркировки покупателю происходит именно через электронный УПД. При отгрузке маркированного товара коды указываются в документе, и после подписания сведения уходят в «Честный ЗНАК».
Поэтому для работающих с маркировкой ЭДО — не удобство, а требование: без электронного УПД корректно передать право собственности на маркированный товар не получится.
Итог
ЭДО в МойСклад превращает отгрузочные документы в электронные: УПД и счета-фактуры подписываются УКЭП и уходят контрагенту за минуты. Для старта нужны подпись, оператор и идентификатор участника, а при разных операторах — настроенный роуминг. Для маркированных товаров ЭДО обязателен.
Мы в B2Bsite помогаем подключить ЭДО, настроить обмен с контрагентами и увязать его с маркировкой и отгрузками в МойСклад. Если хотите уйти от бумаги без сбоев в учёте — поможем внедрить.
Частые вопросы
Что такое электронный УПД?
Универсальный передаточный документ в электронном виде. Он заменяет одновременно накладную и счёт-фактуру, подписывается электронной подписью и имеет ту же юридическую силу, что и бумажный вариант.
Что нужно, чтобы начать обмен по ЭДО?
Квалифицированная электронная подпись (УКЭП), подключение к оператору ЭДО и идентификатор участника. У контрагента тоже должен быть подключён ЭДО, после чего стороны обмениваются приглашениями.
Как обмениваться, если у контрагента другой оператор?
Через роуминг — обмен между разными операторами ЭДО. Между крупными операторами он обычно настроен, но иногда требуется отдельная заявка, поэтому связь стоит проверять заранее.
Обязателен ли ЭДО для маркированных товаров?
Фактически да. Коды маркировки покупателю передаются через электронный УПД, и после подписания сведения уходят в «Честный ЗНАК». Без ЭДО корректно передать маркированный товар не получится.
Можно ли увидеть, подписал ли контрагент документ?
Да, по статусу документа. Он проходит цепочку от «отправлен» до «подписан/завершён» или «отклонён», и состояние видно в списке без дополнительных звонков.
Нужно ли хранить бумажные копии при ЭДО?
Нет. Электронные документы, подписанные УКЭП, юридически равнозначны бумажным и хранятся в электронном виде. Дублировать их на бумаге не требуется.
Что делать, если приглашение к контрагенту не принимается?
Частая причина — отсутствие роуминга между вашими операторами или неверный идентификатор участника. Проверьте идентификатор и при необходимости оформите настройку роуминга.
Поможем с настройкой и поддержкой МойСклад
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой МойСклад.