Импорт контрагентов

Импорт контрагентов избавляет от ручного набивания базы при переезде на МойСклад. Главное — грамотно подготовить файл и настроить сопоставление полей, иначе вместо чистого справочника получите гору дублей.

Когда нужен импорт

Массовая загрузка контрагентов нужна в нескольких сценариях:

• Первичный переезд — переход с Excel, 1С или самописной системы;
• Разовое пополнение — загрузка списка новых клиентов после выставки или закупки базы;
• Массовое обновление — правка реквизитов у большого числа контрагентов;
• Синхронизация — регулярная подгрузка из внешней системы.

МойСклад поддерживает импорт из файлов форматов CSV и Excel. Для регулярного обмена с другими системами используются интеграции и API, но для разовой загрузки достаточно файла.

Подготовка файла

Качество импорта на 90% определяется качеством исходного файла. Приведите таблицу в порядок до загрузки:

1. Одна строка — один контрагент, шапка с названиями колонок в первой строке;
2. ИНН — отдельной колонкой, текстом (чтобы не терялись ведущие нули и не было экспоненты);
3. Разделите наименование, ИНН, КПП, телефон, email по отдельным столбцам;
4. Уберите явные дубли и пустые строки;
5. Проверьте кодировку CSV — для кириллицы подходит UTF-8.

Сопоставление полей

При загрузке МойСклад просит сопоставить колонки файла с полями карточки контрагента. Основные соответствия:

Если в файле есть данные для доп. полей, сначала создайте эти поля в настройках, чтобы было куда их сопоставить. Неиспользуемые колонки можно пропустить.

Обновление по ключевому полю

Чтобы повторный импорт обновлял существующие карточки, а не плодил новые, задаётся ключевое поле — признак, по которому система ищет совпадения. Для контрагентов логичный ключ — ИНН или наименование.

• Совпадение по ключу найдено → карточка обновляется;
• Совпадения нет → создаётся новая запись.

Как избежать дублей

Дубли при импорте возникают, когда в базе уже есть контрагент, а ключевое поле не совпало из-за разного написания. Профилактика:

• Перед первым импортом проверьте, что справочник пуст или что вы задали корректный ключ;
• Нормализуйте ИНН — уберите пробелы и лишние символы;
• Приведите наименования к единому виду, если импортируете по наименованию;
• После загрузки отсортируйте список по ИНН и проверьте на близнецов.

Небольшой тестовый импорт на 5–10 строках перед полной загрузкой экономит часы разбора ошибок на всей базе.

Проверка после загрузки

После импорта не считайте задачу закрытой — проверьте результат:

1. Сверьте количество загруженных записей с числом строк в файле;
2. Откройте несколько карточек и проверьте, что реквизиты встали в правильные поля;
3. Убедитесь, что ИНН и КПП не потеряли цифры;
4. Проверьте каналы связи — телефоны и почта должны быть разложены корректно.

Если что-то пошло не так, проще откатить и повторить импорт на чистой базе, чем править вручную сотни карточек.

Итог

Импорт контрагентов в МойСклад — быстрый способ перенести базу, но его успех решается на этапе подготовки файла и выбора ключевого поля. Чистый файл в UTF-8, ИНН текстом, продуманное сопоставление и ключ по ИНН дают справочник без дублей и потерь.

Мы в B2Bsite переносим базы контрагентов при переходе с Excel, 1С и самописных систем: чистим дубли, сопоставляем поля и сверяем результат. Если предстоит переезд — поможем сделать его без хаоса в справочнике.