Заказы поставщикам: создание

Заказ поставщику в МойСклад — это документ намерения купить: он фиксирует, что, у кого, по какой цене и в каком объёме вы планируете приобрести. От того, насколько аккуратно вы ведёте заказы, зависит вся дальнейшая цепочка — приёмка, счета, оплата и точность остатков «в пути».

Что такое заказ поставщику и зачем он нужен

Заказ поставщику — это управленческий документ раздела Закупки → Заказы поставщикам. Он не двигает остатки на складе и не влияет на себестоимость: товар ещё не приехал. Но заказ выполняет три важные функции.

• Планирование. Заказ показывает ожидаемое поступление — количество «ожидается» в отчёте Остатки и в карточке товара.
• Контроль. Вы видите, что заказано, что уже принято, а что поставщик ещё должен привезти.
• Основание. На базе заказа удобно в один клик создавать приёмку и счёт поставщика — позиции и цены подставляются автоматически.

Способы создания заказа

МойСклад даёт несколько путей создать заказ — выбирайте тот, что короче для вашей ситуации.

1. Вручную. Кнопка + Заказ поставщику: выбираете контрагента, склад, организацию и добавляете позиции.
2. Из отчёта «Управление закупками». Система сама предложит, что и сколько заказать по остаткам и продажам, и сформирует заказы, сгруппированные по поставщикам.
3. На основании заказа покупателя. Если работаете «под клиента», откройте заказ покупателя и через Создать → Заказ поставщику перенесите дефицитные позиции.
4. Импортом. Позиции можно загрузить из файла поставщика (CSV/Excel) или через API.

Во всех случаях в шапке документа заполняются обязательные реквизиты: организация (ваше юрлицо), контрагент (поставщик), склад поступления и валюта.

Позиции, цены и валюта

В табличной части указывают номенклатуру, количество и цену закупки. Несколько удобных механизмов:

• Цена из карточки. Если у товара заполнена закупочная цена, она подставится автоматически; поле остаётся редактируемым.
• Валюта поставщика. Для импорта выбирайте валюту заказа (например, USD) — МойСклад пересчитает суммы по курсу на дату документа.
• Скидка и НДС. Колонки скидки и ставки НДС включаются в настройках документа и попадают в итог.
• Комментарий к позиции и артикул поставщика помогают сверять поставку.

Статусы, резервы и планируемая дата

Заказ живёт по жизненному циклу. В МойСклад для этого есть статусы, которые вы настраиваете сами в Настройки → Статусы документов: например, «Черновик», «Отправлен поставщику», «Оплачен», «Получен».

• Планируемая дата поступления — по ней строятся отчёты и напоминания, вы видите просрочки поставок.
• Резерв. Если заказ создан под заказ покупателя, при приёмке товар автоматически зарезервируется под клиента.
• Незакрытые заказы удобно фильтровать: остаётся видно, где поставщик недопоставил.

Связь с приёмкой, счётом и оплатой

Главная ценность заказа — он служит основанием для следующих документов. Из открытого заказа доступна кнопка Создать:

• Приёмка — подставит позиции, останется скорректировать фактическое количество и провести;
• Счёт поставщика — зафиксирует сумму к оплате;
• Исходящий платёж — оплата поставщику.

Все созданные на основании документы попадают в блок «Связанные документы» внизу карточки заказа. Это даёт полную трассировку: от намерения купить до оплаты и оприходования.

Типичные ошибки и как их избежать

На практике проблемы с заказами почти всегда сводятся к нескольким пунктам.

• Не заполнена планируемая дата — теряется контроль сроков, отчёты по просрочкам пустые.
• Дубли номенклатуры. Если товар заводят заново под каждого поставщика, ломается статистика закупок. Ведите один товар и привязывайте нескольких поставщиков.
• Заказ без статусов. Без настроенных статусов невозможно понять, отправлен ли заказ и оплачен ли он.
• Ручное создание приёмки вместо «на основании» — теряется связь и контроль недопоставок.

Итог

Заказ поставщику — отправная точка закупочного цикла в МойСклад. Аккуратно заполненные реквизиты, планируемые даты и статусы превращают разрозненные закупки в управляемый процесс, а создание приёмок и счетов «на основании» экономит время и исключает расхождения.

Мы в B2Bsite настраиваем закупки в МойСклад под реальную модель работы: статусы под ваш регламент, автозаказ по остаткам, права сотрудников и связку с приёмкой и оплатой. Если нужно навести порядок в закупках без хаоса в остатках — поможем внедрить и обучить команду.