Возврат поставщику на основании приёмки

Когда товар нужно вернуть поставщику — брак, пересорт, излишек, — важно сделать это по цене поставки и с корректным списанием со склада. Возврат на основании приёмки в МойСклад автоматически подтягивает позиции, цены и себестоимость из исходного документа. Разбираем механику по шагам.

Когда нужен возврат поставщику

Возврат поставщику — это документ, отражающий отгрузку ранее принятого товара обратно продавцу. Он списывает товар со склада и корректирует взаиморасчёты. Типовые поводы:

• брак и некондиция, выявленные после приёмки;
• пересортица — пришло не то, что заказывали;
• излишек — привезли больше, чем нужно;
• товар не подошёл по условиям договора;
• отзыв партии поставщиком.

Ключевое требование к учёту — вернуть товар по той же цене и себестоимости, по которой он был принят. Именно поэтому возврат оформляют на основании приёмки, а не с нуля.

Почему на основании приёмки

Можно создать возврат вручную, но тогда придётся заново вбивать позиции, цены и следить за себестоимостью. Создание на основании приёмки решает всё это автоматически.

1. откройте нужную Приёмку, по которой пришёл возвращаемый товар;
2. выберите создание возврата поставщику на основании;
3. система перенесёт товары, количества, цены и контрагента из приёмки;
4. оставьте только возвращаемые позиции, уменьшите количества;
5. проверьте и проведите документ.

Частичный возврат

Чаще возвращают не всю поставку, а часть — несколько бракованных единиц из большой партии. Частичный возврат оформляется тем же способом.

• в перенесённом из приёмки списке удалите позиции, которые остаются у вас;
• по возвращаемым — укажите фактическое количество к возврату;
• цена подтянется из приёмки, менять её без причины не нужно;
• проведите документ — со склада спишется только возвращаемое количество.

Можно сделать несколько возвратов по одной приёмке в разное время — например, если брак выявляется партиями. Каждый спишет свою часть, а история останется связанной с исходной поставкой.

Склад и себестоимость

Возврат — это расходная операция: товар физически покидает склад. Важно, чтобы он ушёл по правильной себестоимости.

Если товар учитывается по сериям или партиям, при возврате указывают конкретную серию — тогда со склада уйдёт именно та единица, что подлежит возврату.

Взаиморасчёты и деньги

Возврат меняет баланс расчётов с поставщиком, и здесь возможны разные сценарии в зависимости от того, была ли оплата.

• Товар не оплачен — возврат уменьшает вашу задолженность перед поставщиком;
• Товар оплачен — возникает долг поставщика перед вами: деньги возвращают или засчитывают в следующую поставку;
• Замена брака — поставщик присылает годный товар новой приёмкой, а взаиморасчёты по возврату и новой поставке взаимозачитываются.

Отчёт по взаиморасчётам с контрагентом покажет актуальное сальдо после проведения возврата — по нему сверяют, кто кому должен.

Документы возврата

Возврат поставщику сопровождается документами — как для собственного учёта, так и для контрагента и ФНС.

• из МойСклад печатаются накладная и сопроводительные формы возврата;
• для брака прикладывают акт о расхождениях или рекламацию;
• при возврате с НДС учитывают особенности оформления счетов-фактур;
• сохраняйте переписку и фотофиксацию как основание.

Наличие исходной приёмки в системе упрощает доказательную базу: видно, что, когда и по какой цене было принято, и что именно возвращается.

Итог

Возврат поставщику на основании приёмки в МойСклад — это правильный способ вернуть брак, пересорт или излишек: позиции, цены и себестоимость переносятся из исходной поставки, товар списывается по верной цене, а взаиморасчёты корректируются автоматически. Частичный возврат и учёт по сериям делают механику применимой к любой ситуации.

Мы выстраиваем процесс возвратов как часть закупочного контура: связываем приёмки, возвраты и взаиморасчёты, настраиваем печатные формы и обучаем сотрудников работать по регламенту. В результате спорные поставки не зависают на складе и не теряются в деньгах.