Планирование закупок по остаткам

Планирование закупок по остаткам превращает интуицию снабженца в расчёт: система сама показывает, по каким позициям запас подходит к концу и сколько нужно дозаказать. В МойСклад для этого есть готовые отчёты и параметры на карточке товара — разбираем, как ими пользоваться.

Зачем планировать закупки по остаткам

Закупка «на глаз» приводит к двум противоположным проблемам одновременно: по одним позициям склад забит неликвидом, по другим — регулярные out-of-stock и упущенные продажи. Планирование по остаткам решает обе задачи, опираясь на фактические данные учёта, а не на память менеджера.

Метод исходит из простой логики: у каждой позиции есть скорость расхода (сколько уходит в день) и срок поставки (сколько ждать новую партию). Если текущего остатка не хватит, чтобы дожить до прихода, — позицию пора заказывать. МойСклад автоматизирует именно этот расчёт.

• меньше замороженных денег в излишках;
• нет провалов по ходовым позициям;
• заказы поставщикам формируются по цифрам, а не по авралу;
• снабженец тратит время на переговоры, а не на ручной пересчёт таблиц.

Какие данные нужны для расчёта

Прежде чем настраивать планирование, убедитесь, что в системе есть достоверная база. Планирование по остаткам работает ровно настолько, насколько чист учёт.

Отчёты «Остатки» и «Обороты» как основа

Отчёт Товары → Остатки показывает доступное количество по каждому складу, резервы и ожидание. Именно колонка «Доступно» (остаток минус резерв плюс ожидание) — то, чем реально можно торговать.

Отчёт Розница/Продажи → Обороты за выбранный период даёт расход: сколько единиц ушло со склада за месяц или квартал. Разделив это на число дней, вы получаете средний дневной расход — базу для прогноза.

• берите период без явных аномалий (без распродаж и провалов поставок);
• для сезонных товаров сравнивайте с аналогичным периодом прошлого года;
• новинки без истории продаж планируйте вручную, экспертно.

Оба отчёта выгружаются в Excel — если хочется свести расчёт в отдельной таблице, это удобная отправная точка.

Точка заказа и страховой запас

Точка заказа — уровень остатка, при достижении которого нужно оформлять поставку. Она складывается из двух частей: запаса на срок поставки и страхового резерва на случай задержек и всплесков спроса.

Формула в общем виде:

Точка заказа = Дневной расход × Срок поставки (дни) + Страховой запас

Например, товар уходит по 5 шт/день, поставщик везёт 10 дней, страховой запас — 15 шт. Тогда точка заказа = 5 × 10 + 15 = 65 шт. Как только доступный остаток падает до 65, позицию пора заказывать.

В МойСклад пороговое значение задаётся на карточке товара в поле «Неснижаемый остаток» — по нему отчёт закупок и подсветит позиции к заказу.

Расчёт объёма к заказу

Точка заказа отвечает на вопрос «когда», а объём партии — на вопрос «сколько». Здесь учитывают целевой запас (на какой срок закупаемся), уже имеющийся остаток и товар в пути.

К заказу = Целевой запас − Доступный остаток − Товар в пути

1. определите горизонт закупки (например, 30 дней);
2. умножьте дневной расход на горизонт — получите целевой запас;
3. вычтите доступный остаток и открытые заказы поставщикам;
4. округлите до кратности упаковки поставщика.

Учитывайте условия поставщика: минимальную сумму заказа, кратность коробки, скидки за объём. Иногда выгоднее взять партию чуть больше расчётной, чтобы попасть в бесплатную доставку или ценовой порог.

Как это делается в МойСклад

В сервисе есть специализированный отчёт Закупки → Управление закупками. Он сводит остатки, резервы, ожидания и неснижаемый остаток и показывает рекомендацию к заказу по каждой позиции.

1. задайте на карточках товаров неснижаемый остаток (вручную или импортом);
2. откройте «Управление закупками», отфильтруйте по складу и поставщику;
3. система подсветит позиции ниже порога и предложит количество к заказу;
4. отметьте нужные строки и нажмите создание заказа поставщику — документ соберётся автоматически.

Такой сценарий закрывает рутину: снабженец не считает вручную, а проверяет и корректирует уже готовое предложение системы.

Типичные ошибки планирования

Даже с автоматикой планирование ломается на грязных данных и неверных настройках. Самые частые промахи:

• Одинаковый страховой запас для всех. Ходовые и редкие товары требуют разной подушки — считайте индивидуально или по группам.
• Игнор товара в пути. Если не учитывать открытые заказы поставщикам, легко заказать одно и то же дважды.
• Расчёт по «грязному» периоду. Месяц с распродажей завысит дневной расход, а месяц дефицита — занизит.
• Забытая инвентаризация. Пересортица и недостачи делают остаток в системе фикцией.
• Планирование всего ассортимента разом. Начните с групп A по ABC-анализу — они дают основной оборот.

Итог

Планирование закупок по остаткам в МойСклад строится на трёх опорах: чистом учёте, рассчитанной точке заказа и неснижаемом остатке на карточках товаров. Отчёт «Управление закупками» превращает эти данные в готовые рекомендации, а снабженцу остаётся принять решение, а не считать вручную.

Мы помогаем выстроить эту систему под конкретный бизнес: рассчитываем страховые запасы по группам, настраиваем неснижаемые остатки, обучаем работе с отчётами закупок и связываем всё с автозаказом. В результате склад перестаёт замораживать деньги в излишках и терять продажи на дефиците.