Приёмка с расхождениями

Идеальная поставка «заказ = накладная = факт» встречается не всегда. Приёмка с расхождениями — это правильное оформление ситуаций, когда пришло меньше, больше, не то или бракованное. Разбираем, как зафиксировать это в МойСклад так, чтобы остатки остались точными, а претензия поставщику — обоснованной.

Виды расхождений при приёмке

Прежде чем оформлять документ, важно классифицировать, что именно пошло не так. От типа расхождения зависит и учётное действие, и претензия поставщику.

Сверка приёмки с заказом

Оформлять приёмку с нуля при расхождениях неудобно — легко потерять контроль над тем, что заказывали. В МойСклад приёмку создают на основании заказа поставщику: документ подтягивает все позиции и количества из заказа.

1. откройте нужный заказ поставщику;
2. создайте на его основании Приёмку;
3. система заполнит товары и заказанные количества;
4. сверяйте строку за строкой с фактически пришедшим;
5. корректируйте количества там, где факт не совпал.

Так вы всегда видите пару «заказано / принято» и понимаете масштаб отклонения. Заказ при этом остаётся открытым по недопоставленным позициям — их можно ждать следующей партией или закрыть.

Недостача и излишек

Недостача — самый частый случай. В приёмке уменьшаете количество по позиции до фактически пришедшего. На склад оприходуется ровно то, что реально приехало, — остаток остаётся достоверным.

• примите фактическое количество, а не то, что в накладной;
• разницу зафиксируйте документально для претензии;
• если поставщик дошлёт недостачу — оформите отдельную приёмку.

Излишек решается по договорённости: либо принять лишнее (добавить строку или увеличить количество в приёмке) и оплатить, либо вернуть — тогда лишнее в приёмку не включают и оформляют возврат.

Пересортица и брак

Пересортица — поставщик прислал не ту позицию (не тот цвет, размер, артикул). В приёмке заказанную позицию убираете или уменьшаете, а фактически пришедшую добавляете. Обязательно согласуйте с поставщиком: возможно, это подмена по браку или ошибка комплектовщика.

Брак и некондиция оформляются в зависимости от решения:

• если бракованный товар не принимаем — не включаем его в приёмку и готовим возврат;
• если приняли, а брак выявили позже — оформляем возврат поставщику на основании приёмки;
• внутренний брак без вины поставщика списывается документом «Списание».

Для контроля партий и сроков годности удобно вести серии — тогда брак привязывается к конкретной партии поставки.

Документы и претензия поставщику

Расхождение — это не только учёт, но и юридически значимый факт. Чтобы вернуть деньги или добиться дошлёпки, нужны документы.

• Акт о расхождениях (аналог ТОРГ-2) — фиксирует недостачу, брак, пересорт;
• фотофиксация повреждённой упаковки и товара;
• отметка в транспортной накладной при приёмке от перевозчика;
• скорректированная приёмка в МойСклад как учётное отражение факта.

В МойСклад из приёмки печатаются сопроводительные формы, а данные по фактическому приходу становятся основанием для претензии. Возврат бракованного товара оформляется документом «Возврат поставщику» на основании этой же приёмки — цены и позиции подтянутся автоматически.

Влияние на себестоимость и оплату

Расхождения затрагивают не только количество, но и деньги. Важно, чтобы приёмка отражала реальную стоимость принятого товара.

• себестоимость считается по фактически принятому количеству и цене приёмки;
• при недостаче оплачивается только реально пришедший товар;
• если оплата прошла авансом на полную сумму — переплата вешается как долг поставщика или идёт в счёт следующей поставки;
• дополнительные расходы (доставка, страховка) распределяются на фактический приход, а не на накладную.

Итог

Приёмка с расхождениями в МойСклад строится на одном принципе: в систему заносится только то, что реально приехало. Создание приёмки на основании заказа даёт наглядную сверку «заказано / принято», а недостачи, пересорт и брак оформляются корректировкой количеств и последующим возвратом или актом.

Мы настраиваем процесс приёмки так, чтобы кладовщик действовал по чёткому регламенту: сверка с заказом, фиксация расхождений, документы для претензии и корректные взаиморасчёты. В результате остатки на складе всегда совпадают с полкой, а спорные поставки не превращаются в потерянные деньги.