Поставщики присылают прайсы в Excel на сотни и тысячи строк. Вбивать их вручную — терять время и плодить ошибки. Импорт прайса в МойСклад подтягивает закупочные цены и остатки поставщика из файла за минуты. Разбираем подготовку файла, сопоставление колонок и обновление данных.
Зачем импортировать прайс
Актуальный прайс поставщика нужен не сам по себе, а как источник данных для закупок и ценообразования. Ручной перенос из письма в систему — узкое место, где теряется скорость и точность.
- обновление закупочных цен перед формированием заказа;
- сверка наличия у поставщика перед обещанием клиенту;
- расчёт продажной цены от свежей закупки;
- подбор аналогов и заполнение ассортимента.
МойСклад умеет импортировать товары, цены и остатки из Excel (.xlsx) и CSV, а также из типовых форматов вроде YML — выбор зависит от того, что даёт поставщик.
Подготовка файла
90% проблем импорта — в кривом исходном файле. Прежде чем загружать, приведите прайс к пригодному виду.
- уберите «шапки», логотипы и объединённые ячейки — оставьте таблицу со строкой заголовков и данными;
- каждая строка — один товар или модификация;
- выделите ключевую колонку сопоставления: артикул, код или штрихкод;
- очистите цены от текста («₽», «за шт»), приведите к числу;
- проверьте кодировку CSV (обычно UTF-8), чтобы не было «кракозябр».
Сопоставление колонок
При загрузке МойСклад показывает мастер импорта, где вы связываете колонки файла с полями системы. Это ядро процесса — от него зависит, куда попадут данные.
- откройте
Товары → Импорти выберите файл; - укажите поле для поиска существующих товаров (артикул/код/штрихкод);
- сопоставьте колонку цены с нужным типом цены — обычно закупочной;
- при необходимости свяжите колонку остатка поставщика;
- отметьте, обновлять существующие позиции или создавать новые.
Обязательно решите, что делать с не найденными товарами: создавать их или пропускать. Для чужого прайса, где много позиций, которых у вас нет, часто разумнее пропускать, а не засорять номенклатуру.
Цены и остатки поставщика
Прайс несёт две разные сущности — цену и наличие, и их важно не перепутать при загрузке.
| Данные | Куда грузить | Нюанс |
|---|---|---|
| Цена поставщика | Тип цены «Закупочная» | не путать с ценой продажи |
| Остаток поставщика | Доп. поле / отдельный склад | это НЕ ваш складской остаток |
| Артикул поставщика | Код поставщика | для сопоставления и заказов |
Оприходование на склад происходит только через приёмку по факту поставки, а не через импорт прайса.
Регулярное обновление
Прайс живёт недолго — цены и наличие меняются. Импорт стоит превратить в регулярную процедуру.
- договоритесь с поставщиком о едином формате файла — тогда каждый раз не придётся перекраивать колонки;
- сохраните схему сопоставления, если поставщик присылает файл одной структуры;
- для крупных поставщиков с API/YML настройте автоматическую подгрузку вместо ручного файла;
- ведите дату последнего обновления, чтобы не работать с устаревшими ценами.
Если поставщиков много и форматы разные, имеет смысл единый шаблон-«переходник» в Excel, куда вы вставляете чужой прайс, а на выходе получаете файл под свою схему импорта.
Частые ошибки импорта
Импорт чаще всего спотыкается на предсказуемых мелочах:
- Дубли товаров. Если сопоставление шло не по уникальному ключу, вместо обновления создаются копии.
- Цена как текст. Символы валюты и пробелы мешают распознать число — цены не загрузятся.
- Разные единицы. Поставщик даёт цену за упаковку, а у вас учёт в штуках — цена окажется завышенной.
- Наличие в остаток. Классическая ошибка, ведущая к продаже несуществующего товара.
- Кодировка CSV. Неверная кодировка ломает названия и артикулы.
Перед боевым импортом прогоните файл на нескольких строках или на копии — так дешевле поймать проблему сопоставления.
Итог
Импорт прайса поставщика в МойСклад экономит часы ручного ввода: подготовленный Excel или CSV сопоставляется с полями системы, и закупочные цены с наличием поставщика обновляются автоматически. Главное — грузить цену в «Закупочную», наличие поставщика держать отдельно от своего склада и сопоставлять по устойчивому ключу вроде артикула.
Мы настраиваем импорт под форматы ваших поставщиков: делаем шаблоны сопоставления, разводим цены и остатки, а для крупных партнёров подключаем автоматическую загрузку через API или YML. В итоге закупщик работает со свежими ценами, а не с прайсом недельной давности.
Частые вопросы
В каких форматах можно импортировать прайс?
МойСклад принимает Excel (.xlsx) и CSV, а также типовые форматы вроде YML. Выбор зависит от того, что присылает поставщик; чаще всего это Excel.
По какому полю товары связываются с прайсом?
По уникальному идентификатору — артикулу, коду или штрихкоду. Если у поставщика свои артикулы, их сохраняют как «Код поставщика», иначе сопоставление не сработает.
Куда загружать цену из прайса?
В тип цены «Закупочная». Её нельзя путать с ценой продажи — продажная цена рассчитывается уже от закупочной с вашей наценкой.
Можно ли загрузить остатки поставщика?
Да, но их держат отдельно от собственного складского остатка — как справочное наличие. Загрузка чужого наличия в свой склад приведёт к продаже несуществующего товара.
Импорт создаёт новые товары или обновляет старые?
На ваш выбор в мастере импорта. Можно обновлять существующие позиции по ключу, создавать отсутствующие или пропускать их, чтобы не засорять номенклатуру чужим ассортиментом.
Почему после импорта появились дубли?
Сопоставление шло не по уникальному ключу или ключ не совпал. Проверьте, что артикулы/коды в файле и в системе идентичны, и повторите импорт с правильным полем поиска.
Как обновлять прайс регулярно?
Договориться с поставщиком о едином формате файла и сохранить схему сопоставления, а для крупных партнёров настроить автоматическую подгрузку через API или YML вместо ручного файла.
Поможем с настройкой и поддержкой МойСклад
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой МойСклад.