Взаиморасчёты — это баланс долгов между вами и каждым контрагентом. МойСклад считает сальдо автоматически на основе отгрузок, поступлений и платежей, показывая, кто не расплатился и где вы переплатили аванс.
Как формируется сальдо
Взаиморасчёты в МойСклад строятся на простом принципе: документы отгрузки и поступления создают долг, а платежи его гасят. Сальдо по контрагенту — это разница между тем, что он должен, и тем, что заплатил.
- Отгрузка покупателю → он должен вам (дебиторка растёт).
- Входящий платёж от него → дебиторка уменьшается.
- Поступление от поставщика → вы должны ему (кредиторка растёт).
- Исходящий платёж → кредиторка уменьшается.
На каком уровне ведутся взаиморасчёты
МойСклад умеет детализировать взаиморасчёты по нескольким уровням. Уровень задаётся в настройках и в договорах контрагента:
| Уровень | Когда применяют |
|---|---|
| По контрагенту | Простой учёт, один договор |
| По договору | Несколько договоров с одним контрагентом |
| По документам | Точная привязка платежа к каждой отгрузке |
Чем детальнее уровень, тем точнее видно, какая именно отгрузка не оплачена, но тем строже требования к привязке платежей.
Роль привязки платежей
Точность взаиморасчётов держится на поле Связать в платеже. Если платёж привязан к конкретной отгрузке — гасится именно её долг. Если платёж «висит» на контрагенте без документа — сальдо считается в целом, но не видно, что закрыто, а что нет.
- Свяжите оплату с отгрузкой или поступлением.
- При частичной оплате распределите сумму.
- Авансы привязывайте к заказам, а не к отгрузкам.
Отчёт по взаиморасчётам
Отчёт Деньги → Взаиморасчёты сводит сальдо по всем контрагентам. Его настраивают под задачу:
- Фильтр по организации, договору, менеджеру, проекту.
- Группировка по контрагентам или по документам.
- Отбор только должников (положительное сальдо).
Из отчёта проваливаются в детализацию по конкретному контрагенту, где видна хронология: отгрузки, оплаты и итоговый долг на дату. Это рабочий инструмент для контроля дебиторки и обзвона неплательщиков.
Акт сверки
На основе взаиморасчётов МойСклад формирует акт сверки с контрагентом за период. В акте построчно перечислены отгрузки и оплаты, показано сальдо на начало и конец периода, а итоговая строка фиксирует, кто кому остался должен на дату окончания.
Акт сверки выгружается в печатную форму или PDF и отправляется контрагенту. Это стандартный способ подтвердить долг и найти расхождения: если ваши данные и данные контрагента не сходятся, сверка покажет, где потерялся документ или разошлись суммы.
Регулярная сверка особенно важна с ключевыми поставщиками и крупными покупателями: чем раньше найдено расхождение, тем проще поднять первичные документы и восстановить картину. Раз в квартал сверяться — разумная практика, а перед закрытием года сверка становится обязательной, чтобы дебиторка и кредиторка в управленческом учёте совпадали с реальностью.
Контроль дебиторки на практике
Взаиморасчёты — не просто отчёт, а инструмент управления деньгами. Типовые сценарии контроля:
| Задача | Как решить в МойСклад |
|---|---|
| Найти должников | Отчёт с фильтром по положительному сальдо |
| Оценить просрочку | Сравнить дату отгрузки и условия оплаты |
| Ограничить отгрузку должникам | Контроль кредитного лимита по контрагенту |
| Подтвердить долг | Акт сверки за период |
Настроив кредитный лимит, можно предупреждать менеджеров при отгрузке контрагенту, превысившему допустимый долг.
Итог
Взаиморасчёты в МойСклад работают автоматически, но точность зависит от дисциплины привязки платежей. Свяжите оплаты с документами, выберите подходящий уровень детализации, регулярно сверяйтесь актами — и дебиторка перестанет быть чёрным ящиком.
Мы настраиваем уровни взаиморасчётов, кредитные лимиты и регламент разнесения платежей, помогаем навести порядок в накопленных «висяках» и выстроить контроль долгов, который реально работает.
Частые вопросы
Что означает положительное сальдо?
Обычно долг контрагента перед вами — дебиторскую задолженность. Отрицательное сальдо чаще означает ваш долг или полученный от контрагента аванс.
Почему взаиморасчёты не сходятся?
Чаще всего из-за платежей без привязки к документам. Проверьте фильтр непривязанных платежей и разнесите их по отгрузкам.
На каком уровне вести взаиморасчёты?
По контрагенту — для простого учёта, по договору — при нескольких договорах, по документам — когда важно видеть оплату каждой отгрузки.
Как учесть аванс во взаиморасчётах?
Привяжите платёж к заказу, а не к отгрузке. Аванс отразится как отрицательное сальдо и зачтётся при отгрузке.
Можно ли сформировать акт сверки?
Да, МойСклад формирует акт сверки за период с построчным перечнем отгрузок и оплат и итоговым сальдо.
Как ограничить отгрузку должникам?
Настройте кредитный лимит по контрагенту — система предупредит при отгрузке, если долг превышает допустимый порог.
Учитываются ли наличные в взаиморасчётах?
Да, приходные и расходные ордера влияют на сальдо так же, как безналичные платежи, если они привязаны к контрагенту и документу.
Поможем с настройкой и поддержкой МойСклад
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой МойСклад.