Приходный и расходный ордер — это документы кассы МойСклад для наличных денег. Они играют ту же роль, что платежи для безнала: приходный фиксирует поступление налички, расходный — её выдачу, а вместе они держат остаток кассы в порядке.
Что такое кассовые ордера
Приходный ордер (ПКО) оформляет поступление наличных в кассу: оплата покупателя, возврат подотчёта, внесение выручки. Расходный ордер (РКО) — выдачу наличных: сдача выручки в банк, выдача под отчёт, оплата поставщику наличными, возврат покупателю.
Оба документа лежат в разделе Деньги и привязаны к конкретной кассе организации. Остаток кассы МойСклад считает автоматически как сумму приходов минус расходов.
- Наличные пришли → приходный ордер.
- Наличные выданы → расходный ордер.
- Безнал → входящий или исходящий платёж.
Заполнение ордера
Набор полей близок к безналичным платежам, но операция идёт по кассе, а не по счёту:
| Поле | Что указывает |
|---|---|
| Организация и касса | Чья касса принимает или выдаёт деньги |
| Контрагент | От кого или кому |
| Сумма | Величина операции наличными |
| Статья ДДС | Классификация для отчёта по деньгам |
| Основание / связать | Отгрузка, заказ, поступление |
КО-1 и КО-2, если нужны бумажные ордера для кассовой книги.Ордера и розничные продажи
При рознице через кассу POF наличные и безналичные продажи фиксируются автоматически. Когда закрывается смена, МойСклад формирует итоговые движения денег: выручка попадает в кассу магазина. Отдельные ордера в этом случае вручную создавать не нужно — их порождают розничные документы.
Ручные ордера остаются нужны для операций вне продаж:
- Инкассация — сдача наличных из кассы магазина в банк (РКО).
- Внесение разменной монеты в кассу (ПКО).
- Выдача под отчёт сотруднику (РКО).
Инкассация и перемещение денег
Перевод денег из кассы на расчётный счёт оформляют в два шага: расходный ордер по кассе и входящий платёж по счёту. Чтобы это не выглядело как доход и расход бизнеса, для таких операций заводят отдельную статью ДДС Внутреннее перемещение.
- РКО по кассе магазина на сумму инкассации.
- Входящий платёж на расчётный счёт на ту же сумму.
- Обе операции с одной статьёй «Перемещение денег».
В отчёте ДДС такие движения фильтруют, чтобы не задваивать обороты: деньги не появились и не исчезли, они лишь сменили место хранения.
Подотчётные лица
Выдачу денег сотруднику под отчёт оформляют расходным ордером на контрагента-физлицо (или сотрудника). Когда работник отчитается и купит нужное, оформляют поступление или расход по статье, а неистраченный остаток он вносит обратно приходным ордером.
- Выдали под отчёт → РКО.
- Потратил на закупку → поступление / расход по статье.
- Вернул остаток → ПКО.
Взаиморасчёты по подотчётнику покажут его текущий долг перед компанией — удобно контролировать закрытие авансовых отчётов.
Влияние на кассу и отчёты
Проведённый ордер сразу меняет остаток кассы и попадает в отчёты. Основные точки контроля:
| Отчёт | Что показывает по ордерам |
|---|---|
| Деньги (ДДС) | Приход и расход наличных по статьям |
| Взаиморасчёты | Гашение долгов при связи с документом |
| Остаток по кассам | Текущая сумма наличных в каждой кассе |
Если остаток кассы ушёл в минус — где-то расход проведён без соответствующего прихода. Это сигнал искать пропущенный ПКО или лишний РКО.
Итог
Кассовые ордера держат наличный контур МойСклад в порядке: приход и расход, инкассация, подотчёт. Главное — не смешивать управленческий учёт наличных с фискализацией по 54-ФЗ и аккуратно проводить внутренние перемещения отдельной статьёй, чтобы не задваивать обороты в ДДС.
Мы настраиваем кассы, статьи и связку розницы с денежным блоком, чтобы выручка магазинов, инкассация и подотчёт сходились без ручного пересчёта, а онлайн-кассы работали по закону.
Частые вопросы
Чем ордер отличается от платежа?
Ордер — наличная операция по кассе, платёж — безналичная по расчётному счёту. Приходный ордер и входящий платёж выполняют одну роль для разных типов денег.
Нужно ли создавать ордера при розничных продажах?
Нет, при работе через кассу POS движения денег формируются автоматически при закрытии смены. Ручные ордера нужны для инкассации, подотчёта и внесений.
Как оформить сдачу выручки в банк?
Расходным ордером по кассе и входящим платежом по счёту на ту же сумму, обе операции — со статьёй внутреннего перемещения денег.
Заменяет ли ПКО фискальный чек?
Нет. Кассовый ордер — управленческий документ. Фискализация продаж по 54-ФЗ идёт через подключённую онлайн-кассу.
Как вести подотчётные деньги?
Выдачу оформляют РКО, возврат остатка — ПКО, а взаиморасчёты покажут текущий долг сотрудника перед компанией.
Почему остаток кассы стал отрицательным?
Расход проведён без прихода на нужную сумму. Проверьте, не пропущен ли приходный ордер или не задвоен ли расходный.
Можно ли распечатать бумажные ордера?
Да, из карточки документа печатаются унифицированные формы КО-1 и КО-2 для кассовой книги.
Поможем с настройкой и поддержкой МойСклад
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой МойСклад.