«Изменить статус» и «Создать задачу» — два самых востребованных робота в автоматизации CRM Битрикс24. Первый двигает сделку по воронке без ручного перетаскивания, второй ставит менеджеру задачу с дедлайном ровно в тот момент, когда это нужно. Ниже разберём, где они настраиваются, какие поля важны и как связать их в один рабочий сценарий.
Где находятся эти роботы
Оба робота настраиваются в разделе CRM → Сделки (или Лиды) через кнопку Роботы в верхней панели канбана. Открывается конструктор автоматизации: по горизонтали — стадии воронки, под каждой стадией — свой набор роботов, которые срабатывают при попадании сделки на эту стадию.
Робот «Изменить статус» лежит в группе «Обработка документов и статусов», а «Создать задачу» — в группе «Задачи и уведомления». Чтобы добавить любого из них, нажмите + Добавить под нужной стадией и выберите робота из списка.
Робот «Изменить статус»: как работает
Робот «Изменить статус» переводит текущую сделку на другую стадию той же воронки. В его настройках всего одно ключевое поле — Статус, где вы выбираете целевую стадию из выпадающего списка. После срабатывания сделка автоматически «переезжает» в другой столбец канбана.
Это основной инструмент автоматического движения по воронке. Типичные применения:
- перевести сделку в «Счёт выставлен» сразу после генерации документа;
- после прихода оплаты через триггер перекинуть сделку в «Оплачено»;
- при отсутствии ответа клиента N дней — вернуть в «Требует внимания».
Робот «Создать задачу»: ключевые поля
Робот «Создать задачу» формирует задачу в модуле «Задачи и проекты», привязанную к сделке. При настройке заполняются поля:
| Поле | Что задаёт |
|---|---|
Название | Тема задачи; можно вставлять поля сделки, например «Позвонить {{Название}}» |
Ответственный | Исполнитель — обычно «Ответственный за сделку» |
Крайний срок | Дедлайн: фиксированная дата или относительный (через N часов/дней) |
Описание | Текст с подстановкой полей сделки и ссылкой на неё |
Наблюдатели / Соисполнители | Руководитель для контроля |
Через двойные фигурные скобки {{ }} подставляются любые поля сделки — сумма, контакт, комментарий. Это делает задачу самодостаточной: менеджер видит контекст, не открывая карточку.
Связка: сменить стадию и поставить задачу
Сила этих роботов раскрывается в паре. Классический сценарий — на стадии «Переговоры»:
- Робот «Создать задачу» ставит менеджеру задачу «Согласовать условия с {{Контакт}}» со сроком 2 дня.
- Робот «Изменить статус» (с задержкой) переводит сделку дальше, если задача выполнена.
Порядок роботов в списке под стадией важен: они выполняются сверху вниз. Если «Изменить статус» стоит выше «Создать задачу», сделка уедет на новую стадию раньше, чем задача создастся, — и задача может уже не появиться, потому что стадия сменилась. Поэтому сначала ставьте задачу, потом двигайте статус (обычно с задержкой).
Условия и задержки запуска
У каждого робота есть блок «Условия выполнения» и настройка времени старта. Условие — это фильтр по полям сделки: сумма больше N, источник = «Сайт», ответственный из отдела продаж. Если условие не выполнено, робот пропускается.
Время запуска задаётся параметрами:
Сразу— при попадании на стадию;Через интервал— например, «Создать задачу» через 1 час после старта стадии;По расписанию— только в рабочие часы, с учётом графика компании.
Задержка у «Изменить статус» особенно полезна: даёте менеджеру время на действие, а если ничего не произошло — робот сам двигает сделку или ставит контрольную задачу.
Частые ошибки настройки
На что чаще всего натыкаются при первой настройке:
- Неверный порядок роботов — статус меняется раньше, чем отработали остальные роботы стадии.
- Отсутствие условий — задача ставится на каждую сделку, включая нецелевые, менеджеры тонут в задачах.
- Зацикливание стадий — взаимные переводы без условия выхода.
- Ответственный «жёстко» задан вместо «Ответственный за сделку» — задачи уходят не тому человеку.
- Игнор часового пояса — задачи с дедлайном создаются ночью, срок сгорает.
Итог
«Изменить статус» отвечает за движение сделки по воронке, «Создать задачу» — за то, чтобы у менеджера всегда было понятное следующее действие с дедлайном. В паре они закрывают большую часть рутины: сделка сама едет по этапам, а люди получают задачи ровно тогда, когда нужно. Главное — правильный порядок роботов, продуманные условия и защита от зацикливания.
Если хотите, чтобы воронка работала как отлаженный конвейер без ручного контроля, мы проектируем и настраиваем такие связки роботов и триггеров под ваши процессы продаж — от простой постановки задач до сложных сценариев с ветвлением и интеграциями.
Частые вопросы
Чем робот «Изменить статус» отличается от ручного перетаскивания сделки?
Результат тот же — сделка меняет стадию, но робот делает это автоматически при выполнении условий, без участия менеджера. Это убирает человеческий фактор и ускоряет движение по воронке.
Можно ли перевести сделку в другую воронку роботом «Изменить статус»?
Нет, этот робот двигает сделку только по стадиям текущей воронки. Для переноса в другую воронку используется отдельный робот смены направления или бизнес-процесс.
Как задать дедлайн задачи относительно текущего момента?
В поле «Крайний срок» выберите относительное значение — например, через 2 дня или через 4 часа от момента создания задачи. Битрикс24 посчитает дату автоматически с учётом графика.
Почему задача не создалась, хотя робот настроен?
Чаще всего сделка ушла со стадии раньше, чем отработал робот, либо не выполнилось условие запуска. Проверьте порядок роботов и журнал автоматизации в карточке сделки.
Можно ли поставить задачу не ответственному, а руководителю?
Да, в поле «Ответственный» выбирается любой сотрудник или роль. Руководителя часто добавляют в наблюдатели, чтобы он контролировал выполнение, не будучи исполнителем.
Как избежать зацикливания при смене статусов?
Добавьте роботу «Изменить статус» условие выполнения, чтобы он срабатывал только один раз, или стройте переходы в одну сторону. Всегда закладывайте условие выхода из цикла.
В каком порядке выполняются роботы на одной стадии?
Строго сверху вниз в том порядке, в котором они перечислены под стадией. Поэтому «Создать задачу» обычно ставят выше «Изменить статус», а смену стадии — с задержкой.
Можно ли подставить в название задачи данные из сделки?
Да, через двойные фигурные скобки вставляются любые поля сделки — контакт, сумма, комментарий. Это делает задачу информативной без открытия карточки.
Поможем с настройкой и поддержкой Битрикс24
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой Битрикс24.