Настройка робота на стадии сделки

Робот в Битрикс24 — это действие, которое CRM выполняет сама, когда сделка попадает на нужную стадию: отправляет письмо, ставит задачу, уведомляет ответственного или двигает сделку дальше. Разбираем, где настраивается робот на стадии, как задать условия и время срабатывания и почему он иногда «молчит».

Что такое робот на стадии и когда он срабатывает

Робот привязан не к сделке целиком, а к конкретной стадии воронки. Как только сделка входит на эту стадию (менеджер перетащил карточку на канбане или её перевёл триггер), Битрикс24 запускает роботов этой стадии сверху вниз по списку. Стадия — это одновременно и «событие-старт», и область видимости: роботы, настроенные на «Переговоры», не выполнятся на «Выставлен счёт».

Важно не путать роботов и триггеры. Робот выполняет действие внутри сделки на своей стадии. Триггер, наоборот, ловит внешнее событие (входящий звонок, оплату, открытие письма) и сам переводит сделку на стадию, где уже сработают роботы. В этой статье речь именно о роботах на стадии.

Где настраивается робот

Открыть настройку можно двумя путями. Первый — из канбана сделок: над колонками есть кнопка «Роботы», она открывает конструктор автоматизации с колонками по стадиям. Второй — через CRM → Сделки → Настройки (шестерёнка) → Автоматизация. Оба ведут в один и тот же редактор.

В конструкторе каждая стадия — отдельный столбец, в который вы добавляете карточки роботов. Здесь же переключаются вкладки «Роботы» и «Триггеры», а сверху выбирается воронка (направление сделок), если их несколько — у каждой воронки свой набор автоматизации.

• выбор воронки — автоматизация настраивается для каждого направления отдельно;
• столбцы стадий — роботы добавляются в тот столбец, на входе в который должны сработать;
• порядок карточек — роботы выполняются сверху вниз, порядок можно менять перетаскиванием.

Как добавить и настроить робота: по шагам

Порядок действий в конструкторе одинаков для любого типа робота:

1. В столбце нужной стадии нажмите «Добавить» и выберите тип действия (уведомление, письмо, задача, изменение поля, смена стадии и т. д.).
2. Задайте время выполнения: сразу при входе на стадию или с задержкой / в определённый момент.
3. Настройте условие запуска, если робот должен срабатывать не всегда, а только при выполнении фильтра.
4. Заполните параметры действия — текст, получателя, поле и его значение. Используйте подстановки полей сделки, контакта и компании.
5. Сохраните робота и весь сценарий кнопкой «Сохранить» вверху конструктора.

В параметрах почти везде доступны подстановки — динамические значения из карточки. Например, в текст письма можно вставить {{Название}} сделки или {{Ответственный}}, а получателем задачи указать не конкретного человека, а поле «Ответственный» — тогда задача уйдёт тому, кто ведёт сделку. Это делает один робот универсальным для всей воронки.

Условия запуска: чтобы робот срабатывал не всегда

По умолчанию робот выполняется у каждой сделки, вошедшей на стадию. Чтобы сузить круг, в настройках робота включается блок «Условие» (или «Выполнить, только если»). Это фильтр по полям сделки и связанных сущностей: сумма, источник, ответственный, значение пользовательского поля.

Типичные примеры условий:

• отправлять поздравление менеджеру только если Сумма сделки больше порогового значения;
• ставить задачу юристу только для сделок с определённым Источником или типом;
• запускать напоминание, только если заполнено (или пусто) конкретное поле.

Если условие не выполнено, робот пропускается, а сценарий идёт к следующему. Условие проверяется в момент, когда до робота доходит очередь, — с учётом задержек это важно: значения полей могли измениться, пока сделка «ждала».

Время выполнения: сразу, с задержкой или по расписанию

Момент срабатывания задаётся в блоке «Время выполнения». Робот может выполниться немедленно при входе на стадию либо отложенно. Варианты отсрочки:

Отсрочку удобно использовать для «дожима»: например, через два дня после входа на стадию «Отправлено КП» робот сам ставит менеджеру задачу перезвонить. Пока действует задержка, робот ждёт на стадии — и если сделку раньше переведут дальше, отложенный робот, как правило, уже не отработает, потому что сделка покинула его стадию.

Какие действия чаще всего вешают на стадию

На практике 80% сценариев собираются из нескольких базовых роботов. Понимая, что делает каждый, вы соберёте нужную связку без программирования:

Сильная сторона роботов — их можно комбинировать в один сценарий на стадии: сначала уведомить ответственного, через час поставить задачу, а если сделка «зависла» — двинуть её дальше или вернуть назад. Так стадия перестаёт быть просто меткой и начинает управлять процессом.

Частые ошибки и как отладить робота

Когда робот «не сработал», причина почти всегда в одном из предсказуемых мест. Проверяйте по порядку:

• Робот стоит не на той стадии. Он срабатывает на входе на стадию. Если сделка создаётся сразу на этой стадии или её туда не переводили — события входа не было.
• Не выполнено условие. Фильтр в блоке «Условие» отсёк сделку. Проверьте фактические значения полей в карточке.
• Сделку увели раньше срока. Отложенный робот не дождался — сделку перевели на другую стадию до истечения задержки.
• Тариф или права. Действие недоступно на текущем плане либо у робота нет прав (например, отправка от несуществующего ящика).
• Пустая подстановка. У клиента не заполнен e-mail/телефон — письму или SMS некуда уйти.

Диагностировать помогает «Хронология» в карточке сделки и журнал робота: там видно, запускался ли он и с каким результатом. Полезный приём — временно поставить в начало сценария робот «Уведомление», чтобы наглядно убедиться, что до автоматизации вообще доходит очередь.

Итог

Настройка робота на стадии сделки в Битрикс24 сводится к четырём решениям: на какой стадии он висит, при каком условии запускается, в какой момент выполняется и что именно делает. Собрать рабочий сценарий можно без кода прямо в конструкторе автоматизации, а надёжность держится на мелочах: корректной стадии-триггере, аккуратных условиях, реалистичных задержках с учётом рабочего графика и заполненных полях для подстановок.

Мы в B2Bsite выстраиваем автоматизацию воронок под реальный процесс продаж: проектируем стадии, собираем связки роботов и триггеров, подключаем письма, SMS и интеграции и следим, чтобы сценарии не ломались при росте нагрузки. Если хотите, чтобы CRM работала за менеджеров, а не наоборот, — поможем настроить и сопроводить.