Постановка задач роботом по сделке

Робот «Создать задачу» превращает переход сделки на стадию в конкретное поручение менеджеру: с ответственным, сроком и описанием. Это гарантирует, что ни один клиент не «повиснет» между звонками, а руководитель видит просроченные задачи вместо забытых сделок.

Зачем ставить задачи роботом

В отделе продаж основная потеря выручки — не отказы, а забытые сделки: менеджер провёл презентацию и не перезвонил, счёт выставлен, но никто не проконтролировал оплату. Ручные напоминания не масштабируются, а держать всё в голове невозможно. Робот «Создать задачу» снимает эту нагрузку: как только сделка попадает на определённую стадию, система сама формирует задачу с чётким сроком.

Ключевое отличие задачи от простого уведомления в том, что задача имеет дедлайн и статус выполнения. Её нельзя «пролистать», как всплывающее сообщение: она висит в разделе Задачи и проекты, попадает в счётчики и уходит в просрочку, если менеджер её проигнорировал. Это даёт руководителю прозрачную картину нагрузки и дисциплины.

• Каждый этап воронки получает своё обязательное действие;
• сроки контроля становятся одинаковыми для всех менеджеров;
• просроченные задачи сигнализируют о «зависших» сделках;
• новый сотрудник работает по процессу, а не по памяти.

Где находится робот «Создать задачу»

Роботы настраиваются прямо в воронке сделок. Откройте CRM → Сделки, переключитесь в режим «Канбан» (или откройте карточку сделки) и нажмите Роботы в верхней панели. Откроется конструктор автоматизации, где стадии воронки расположены колонками, а под каждой можно добавлять роботов.

Нажмите «Добавить» под нужной стадией и выберите робота из группы Задачи — он называется Создать задачу. Робот привязан именно к стадии: он срабатывает в момент, когда сделка входит на эту стадию (либо по заданному условию и задержке).

Основные параметры задачи

При добавлении робота открывается форма с полями будущей задачи. Разберём главные из них.

Практичнее всего ставить ответственным Ответственный по сделке — тогда задача всегда достаётся тому менеджеру, который ведёт клиента, без ручного выбора. Крайний срок удобнее задавать относительным смещением, а не датой, чтобы срок считался от момента реального перехода на стадию.

Подстановка полей сделки

Чтобы задача была информативной, используйте подстановку значений из сделки. Рядом с полями «Название» и «Описание» есть кнопка вставки — она открывает список доступных значений: поля текущей сделки, данные контакта и компании, реквизиты, а также значения из предыдущих роботов.

Например, название задачи можно собрать так: Перезвонить по сделке {=Document:TITLE} на сумму {=Document:OPPORTUNITY}. В описание удобно добавить телефон клиента {=Document:CONTACT.PHONE} и комментарий менеджера, чтобы исполнителю не приходилось открывать карточку и искать данные вручную.

• {=Document:TITLE} — название сделки;
• {=Document:OPPORTUNITY} — сумма сделки;
• {=Document:ASSIGNED_BY} — ответственный;
• {=Document:CONTACT.PHONE} — телефон контакта.

Условия и момент запуска

По умолчанию робот срабатывает сразу при входе сделки на стадию. Но чаще нужно тонкое управление — для этого у робота есть блок условий и времени выполнения.

В блоке Условие можно задать фильтр: например, ставить задачу на согласование только если Сумма сделки ≥ 100 000, а мелкие сделки пропускать. В блоке времени задаётся задержка — робот сработает не мгновенно, а через заданный интервал (через час, на следующий рабочий день). Учитывается график работы, заданный в настройках портала, поэтому «+2 часа» в конце дня перенесутся на утро.

Связка задач с другими роботами

Задача редко работает в одиночку — обычно она часть сценария на стадии. Типичные связки:

1. Приветствие + задача. На стадии «Новая» робот отправляет клиенту письмо, а через задержку ставит менеджеру задачу «Позвонить и квалифицировать».
2. Счёт + контроль оплаты. На стадии «Счёт выставлен» ставится задача «Проконтролировать оплату» со сроком в 2 дня; параллельно триггер Приход оплаты закрывает сделку автоматически.
3. Отказ + возврат. При переходе в «Отказ» ставится задача «Уточнить причину» ответственному, чтобы отработать возражение.

Важно понимать разницу инструментов: робот «Создать задачу» формирует поручение с дедлайном, тогда как уведомление лишь информирует. Для контроля исполнения нужна именно задача — по ней видно, взяли ли сделку в работу. Если нужно жёстко запретить движение по воронке без выполненного действия, используйте не задачу, а обязательные поля и правила на стадии.

Частые ошибки настройки

Даже простой робот легко настроить так, что он будет мешать, а не помогать. Самые распространённые промахи:

• Фиксированный ответственный вместо «Ответственного по сделке». Все задачи валятся на одного человека, хотя сделки ведут разные менеджеры.
• Жёсткая дата дедлайна. Через месяц все задачи оказываются просроченными — нужен относительный срок от момента запуска.
• Задача без условия на «широкой» стадии. Робот срабатывает на каждую мелочь и создаёт информационный шум.
• Пустое описание. Менеджер получает задачу «Позвонить» без телефона и контекста — теряется смысл автоматизации.
• Дубли при повторном входе на стадию. Если сделку двигают туда-обратно, задачи создаются заново; спасает условие-проверка.

Перед запуском проверьте сценарий на тестовой сделке: проведите её по воронке и убедитесь, что задачи создаются с правильным ответственным, сроком и заполненным описанием.

Итог

Робот «Создать задачу» — базовый, но один из самых полезных инструментов автоматизации CRM Битрикс24: он превращает стадии воронки в обязательные, контролируемые действия и не даёт сделкам зависать. Ключ к пользе — относительные сроки, ответственный по сделке, осмысленное описание с подстановкой полей и условия, отсекающие лишний шум.

Если хотите, чтобы автоматизация задач встроилась в реальный процесс продаж, а не превратилась в поток просроченных поручений, мы поможем спроектировать воронки, роботов и правила под ваш отдел — от первичной настройки до сложных сценариев с интеграциями.