Генерация документов роботом

Робот «Сгенерировать документ» в Битрикс24 создаёт счёт, договор, акт или коммерческое предложение прямо из карточки сделки — по готовому шаблону .docx, подставляя поля сделки, товары и реквизиты сторон. Разберём, как подготовить шаблон, где живут маркеры полей, как настроить робота на стадии и связать генерацию с отправкой документа клиенту.

Что делает генерация документов и где она включается

В Битрикс24 за документы отвечает встроенный модуль CRM.Документы. Он умеет по шаблону собрать файл из данных сущности — сделки, лида, компании или контакта — и сохранить его в карточке во вкладке Документы. Вручную это делается кнопкой «Документ» в карточке сделки, а на автомате — роботом «Сгенерировать документ» в разделе Роботы (CRM → Сделки → Роботы).

Ключевая идея: менеджер не открывает Word и не копирует суммы. Робот срабатывает на нужной стадии, берёт шаблон, подставляет актуальные значения из полей и реквизитов и прикладывает готовый файл к сделке. Это убирает опечатки в суммах, разнобой в формулировках договоров и экономит минуты на каждой сделке.

Шаблон .docx и маркеры полей

Шаблоны загружаются в CRM → ещё → Настройки → Документы (или через кнопку «Документ» → «Добавить шаблон»). Формат — обычный .docx: вы верстаете бланк в Word так, как он должен выглядеть у клиента, а в местах, где нужны данные, ставите маркеры в фигурных скобках.

Маркер — это ссылка на поле сущности, например {Сделка.Название}, {Сделка.Сумма} или дата документа. Их не нужно писать наизусть: во встроенном онлайн-редакторе шаблона слева есть панель со списком доступных полей — вы вставляете маркер кликом. Доступны:

• Поля сделки/лида — сумма, стадия, ответственный, пользовательские поля;
• Реквизиты сторон — данные компании клиента и вашей организации из раздела «Реквизиты»;
• Служебные поля документа — номер, дата, а также таблица товаров.

Таблица товаров и суммы прописью

Самая содержательная часть счёта или КП — список позиций. В шаблоне для этого делают таблицу товаров: вставляют специальный блок-таблицу, где одна строка описывает позицию с маркерами «Наименование», «Количество», «Цена», «Сумма», а генератор автоматически размножает эту строку по числу товаров сделки.

Позиции берутся из вкладки «Товары» сделки — поэтому перед генерацией товарные строки должны быть заполнены (вручную или роботом/через каталог). Дополнительно в бланк удобно вынести итоговые поля:

• Итого и НДС — рассчитанные по товарным строкам;
• Сумма прописью — отдельный маркер, который переводит число в текст;
• Скидка — если она задана на уровне сделки или позиций.

Если товары в сделке не заполнены, таблица в документе окажется пустой — это первое, что стоит проверять при отладке «пустых» счетов.

Настройка робота «Сгенерировать документ»

Робот добавляется на конкретную стадию воронки в конструкторе роботов. Логика простая: сделка дошла до стадии → робот создал документ по шаблону. При настройке указывают:

1. Шаблон — какой бланк использовать (счёт, договор, КП);
2. Стадию запуска — например, «Счёт на оплату» для счёта или «Договор» для договора;
3. Условия — при необходимости ограничить запуск (только по определённому источнику, типу сделки, заполненным реквизитам).

Практичный приём — ставить генерацию не на первую стадию, а туда, где данные уже точно есть: заполнены товары и реквизиты клиента. Иначе робот честно создаст документ, но с пустыми полями. Результат работы — файл во вкладке Документы карточки; его можно скачать как DOCX или PDF.

Нумерация, печать и подпись, PDF

Чтобы документы выглядели как настоящие бухгалтерские бланки, в Битрикс24 предусмотрены три вещи, которые настраиваются один раз и работают на всех документах:

Печать и факсимиле подписи загружаются картинкой в «Мои реквизиты», а в шаблоне ставится соответствующий маркер — тогда клиент получает уже заверенный по виду документ. Для отправки почти всегда используют PDF: он не «поедет» на чужом компьютере и его сложнее случайно отредактировать.

Отправка документа клиенту

Сгенерировать файл — половина задачи; его нужно доставить клиенту. Здесь генерацию связывают с другими роботами в единый сценарий:

• Публичная ссылка — документ можно открыть клиенту по ссылке прямо из карточки, с онлайн-просмотром и, при подключённом сервисе подписания, электронной подписью;
• Робот «Отправить письмо» — следующим шагом после генерации отправляет клиенту письмо с приложенным PDF;
• Мессенджер/SMS — короткое уведомление «Счёт готов» со ссылкой на документ.

Типовая связка на стадии «Выставлен счёт»: робот генерирует счёт в PDF → робот отправляет письмо с этим PDF → триггер «Приход оплаты» ловит оплату и двигает сделку дальше. Так весь путь от счёта до оплаты идёт без ручных действий менеджера.

Итог

Генерация документов роботом в Битрикс24 держится на нескольких слагаемых: аккуратный шаблон .docx с маркерами полей, заполненные реквизиты сторон и товарные строки сделки, робот «Сгенерировать документ» на правильной стадии и связка с отправкой клиенту. Настроенная один раз, она снимает с менеджеров рутину, убирает опечатки в суммах и делает договоры единообразными.

Мы в B2Bsite проектируем такие сценарии под реальный документооборот компании: собираем шаблоны счетов, договоров и актов с корректной таблицей товаров и реквизитами, настраиваем нумерацию, печать и автоотправку, а затем связываем генерацию с остальной автоматизацией воронки. Если хотите, чтобы документы в CRM собирались сами и уходили клиенту в один клик, — поможем выстроить это на штатных инструментах Битрикс24.