МойСклад умеет отправлять документы клиентам письмом прямо из карточки — счёт, договор, заказ уходят по готовому шаблону с автоподстановкой данных. Правильно настроенные шаблоны экономят время менеджеров и делают коммуникацию единообразной. Разбираем, как их собрать.
Какие шаблоны есть в МойСклад
Слово «шаблон» в МойСклад покрывает несколько разных вещей, и их важно не путать. От того, о каком шаблоне идёт речь, зависит, где он настраивается.
| Тип шаблона | Для чего |
|---|---|
| Печатная форма | Внешний вид документа для печати и PDF (счёт, накладная, договор) |
| Шаблон email | Текст письма, которым документ отправляется клиенту |
| Шаблон уведомления | Оповещения сотрудникам о событиях внутри сервиса |
В этой статье основной фокус — шаблоны email и связанные с ними уведомления. Печатные формы упоминаются постольку, поскольку именно их вложением обычно отправляют клиенту.
Как работает отправка документа письмом
Из карточки почти любого документа — счёта, заказа, договора — есть действие отправить по email. МойСклад формирует письмо на основе шаблона, подставляет данные документа и прикладывает печатную форму в PDF.
Логика отправки такая:
- Менеджер открывает документ и выбирает отправку по email.
- Система подставляет адрес контрагента, тему и текст из шаблона.
- К письму прикрепляется выбранная печатная форма.
- Менеджер при необходимости правит текст и отправляет.
Переменные и автоподстановка
Сила шаблона — в переменных (плейсхолдерах). Вместо того чтобы каждый раз писать имя клиента и номер счёта, вы вставляете подстановку, а МойСклад заполняет её данными конкретного документа.
Типичные подстановки, которые удобно использовать в теле письма:
- наименование контрагента — обращение к клиенту;
- номер и дата документа — «счёт №… от …»;
- сумма документа — итог к оплате;
- название вашей организации и контакты — в подписи.
Один аккуратный шаблон с переменными закрывает десятки писем в день. Менеджеру остаётся нажать «отправить», а текст выглядит персонально и без опечаток.
Печатные формы во вложении
К письму почти всегда прикладывается печатная форма — то, что клиент откроет как PDF. МойСклад содержит стандартные формы (счёт, накладная ТОРГ-12, УПД, договор), а также позволяет загружать собственные шаблоны печати в форматах документов.
Практические моменты:
- Своя форма. Пользовательский шаблон загружается с вашими логотипом, реквизитами и версткой; в нём тоже работают подстановки полей документа.
- Форма по умолчанию. Для типа документа задаётся форма, которая печатается и прикладывается в один клик.
- Несколько форм. Для одного документа можно держать набор форм и выбирать нужную при отправке.
Связка «шаблон email + правильная печатная форма» и есть готовый исходящий документ, который не стыдно отправить клиенту.
Уведомления сотрудникам о событиях
Отдельная история — внутренние уведомления. Они адресованы не клиентам, а сотрудникам, и приходят в колокольчик, на email или в мобильное приложение в зависимости от настроек.
Типичные поводы для уведомлений:
- назначена или просрочена задача;
- упоминание сотрудника в комментарии;
- изменение по заказу, за который отвечает менеджер;
- системные события аккаунта.
| Канал | Когда уместен |
|---|---|
| Колокольчик в интерфейсе | Оперативные события в течение рабочего дня |
| Важное, что нельзя пропустить | |
| Мобильное приложение | Сотрудникам «в полях» и на выезде |
Каждый сотрудник настраивает, какие уведомления и куда ему приходят. Это защищает от «шума», когда важные оповещения тонут в потоке второстепенных.
Практика: единый стиль коммуникаций
Шаблоны стоит рассматривать как элемент фирменного стиля, а не как техническую мелочь. Несколько правил, которые работают на практике.
- Единая подпись. Пропишите в шаблонах название компании, телефон и сайт — клиент всегда видит, от кого письмо.
- Короткая тема с номером. Тема вида «Счёт №… от компании …» упрощает клиенту поиск письма.
- Понятный текст. Одно-два предложения: что во вложении и что делать дальше.
- Один владелец шаблонов. Назначьте ответственного, чтобы менеджеры не плодили разнобойные версии.
Итог
Шаблоны email и печатные формы превращают отправку документов в один клик с автоподстановкой данных, а внутренние уведомления держат сотрудников в курсе событий по нужным каналам. Главное — не путать шаблоны для клиентов и оповещения для команды, использовать переменные и проверять письма тестовой отправкой.
Мы настраиваем шаблоны, печатные формы под ваш фирменный стиль и правила уведомлений при внедрении и поддержке МойСклад — чтобы исходящие документы выглядели единообразно, а команда не пропускала важное.
Частые вопросы
Можно ли отправить счёт клиенту прямо из МойСклад?
Да. Из карточки документа доступно действие отправки по email: система формирует письмо по шаблону, подставляет данные и прикладывает печатную форму в PDF.
Чем шаблон email отличается от печатной формы?
Шаблон email — это текст письма, которым отправляется документ. Печатная форма — внешний вид самого документа (счёта, накладной), который прикладывается вложением.
Что такое переменные в шаблоне?
Это подстановки, которые МойСклад заполняет данными документа: имя контрагента, номер и дата, сумма. Один шаблон с переменными закрывает десятки писем без ручного набора.
Почему адрес получателя не подставляется автоматически?
Email должен быть заполнен в карточке контрагента. Если поля нет, адрес придётся вписывать вручную при каждой отправке.
Можно ли загрузить собственную печатную форму?
Да. Пользовательский шаблон печати загружается с вашим логотипом и реквизитами, и в нём тоже работают подстановки полей документа.
Чем внутренние уведомления отличаются от писем клиентам?
Уведомления адресованы сотрудникам и приходят в колокольчик, на email или в мобильное приложение о задачах и событиях. Письма по шаблону email отправляются клиентам.
Как избежать разнобоя в шаблонах?
Назначьте ответственного за шаблоны и заведите отдельные версии под ключевые сценарии — счёт, договор, подтверждение заказа. Перед запуском проверяйте их тестовой отправкой.
Поможем с настройкой и поддержкой МойСклад
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой МойСклад.