Настройка компании и юрлиц

Юрлицо в МоёмСкладе — это основа всего документооборота. От того, насколько аккуратно заполнены реквизиты организации, зависят корректность счетов, накладных и УПД, а также работа интеграций с 1С и банком. Разберём, как завести компанию, вести несколько юрлиц в одном аккаунте и не наступить на типовые грабли.

Где хранятся организации

Данные о собственных юрлицах в МоёмСкладе живут в разделе Справочники → Юрлица. Не путайте этот справочник с контрагентами: юрлица — это ваши организации, от имени которых выписываются документы, а контрагенты — покупатели и поставщики.

Каждое юрлицо становится доступным для выбора в поле «Организация» во всех торговых документах: отгрузках, счетах, приёмках, возвратах. Если организация в справочнике одна, система подставляет её автоматически и поле выбора не показывается — это нормально для малого бизнеса с единственным ИП или ООО.

Какие реквизиты заполнить

Откройте карточку юрлица и заполните поля блоками. Обязательный минимум для корректных печатных форм и обмена с 1С:

• Наименование — полное и краткое (полное идёт в договоры и УПД, краткое — в интерфейс);
• ИНН, КПП, ОГРН/ОГРНИП — для ИП КПП не заполняется;
• Юридический и фактический адрес;
• Банковские счета — расчётный счёт, БИК, корр. счёт, наименование банка;
• Код по ОКПО — требуется для ряда унифицированных форм.

МойСклад умеет подтягивать реквизиты по ИНН из ЕГРЮЛ/ЕГРИП: введите ИНН в соответствующее поле и нажмите на иконку загрузки — наименование, адрес и ОГРН заполнятся сами. Банковские данные добавляются вручную в блоке «Счёт».

Несколько юрлиц в одном аккаунте

Если бизнес ведётся через несколько организаций (например, ООО на НДС для опта и ИП на УСН для розницы), заведите каждое юрлицо отдельной карточкой. Ограничений на количество организаций нет.

При работе с несколькими юрлицами учитывайте несколько моментов:

1. В каждом документе поле «Организация» становится обязательным — приучите менеджеров выбирать правильное юрлицо;
2. Остатки на складе не разделяются по юрлицам — склад в МоёмСкладе физический, а не юридический. Разделение по юрлицам ведётся на уровне документов движения, а не остатка;
3. Взаиморасчёты и прибыль в отчётах можно фильтровать по организации.

Логотип, подписи и печать

Чтобы счета и накладные выглядели солидно и не требовали ручной подписи, в карточку юрлица загружаются графические реквизиты:

• Логотип — отображается в шапке счёта и коммерческого предложения;
• Подпись руководителя и главного бухгалтера — картинка PNG на прозрачном фоне;
• Печать организации — скан в PNG, накладывается на печатную форму.

Загруженные изображения автоматически подставляются в стандартные печатные формы: счёт на оплату, товарная накладная ТОРГ-12, счёт-фактура, УПД. Это позволяет отправлять покупателю готовый документ в PDF без распечатки и ручного подписания.

Привязка кассы и данные для чеков

Если юрлицо работает с розницей и онлайн-кассами, часть данных организации используется в фискальных чеках по 54-ФЗ. В карточке юрлица и в настройках точки продаж указываются система налогообложения и признак агента, которые попадают в чек.

Особенно важно корректно задать систему налогообложения на уровне организации — она определяет тег СНО в чеке. Если у одного юрлица совмещаются режимы (например, УСН и патент), СНО задаётся уже на уровне точки продаж или товара. Подробнее об этом — в отдельной статье про настройку НДС и налогообложения.

Права доступа к юрлицам

В МоёмСкладе можно ограничить, с какими организациями работает сотрудник. Это удобно, когда разные отделы ведут разные юрлица и не должны видеть чужие документы.

Настраивается это в разделе Настройки → Сотрудники и права. В роли или у конкретного сотрудника можно ограничить видимость документов по организации, а также запретить редактирование справочника юрлиц. Стандартный подход:

• Право на изменение справочника «Юрлица» оставляют только администратору или бухгалтеру;
• Менеджерам дают доступ к нужной организации через фильтр видимости;
• Кассирам розничной точки — только своё юрлицо, привязанное к точке продаж.

Так реквизиты остаются под контролем: рядовой сотрудник не сможет случайно исправить банковский счёт или наименование, из-за чего «поплывут» все печатные формы.

Итог

Настройка юрлица — это фундамент, который делают один раз и надолго. Заполните полные реквизиты (лучше через загрузку по ИНН), добавьте банковские счета, загрузите логотип, подпись и печать — и печатные формы будут готовы к отправке без ручной доработки. Для нескольких организаций заведите отдельные карточки и приучите команду выбирать правильное юрлицо в документах, а права на редактирование справочника оставьте узкому кругу.

Если вы только запускаете учёт или переезжаете с другой системы, мы в B2Bsite настраиваем юрлица, справочники и печатные формы в рамках внедрения МоегоСклада, а также наводим порядок в уже работающем аккаунте в рамках аудита. Так вы избегаете ошибок в реквизитах, которые всплывают месяцами позже при сверках с контрагентами.