Пользовательские справочники

Пользовательский справочник — это ваш собственный список значений, который живёт внутри МоегоСклада. Каналы продаж, причины возврата, статусы доставки, категории клиентов — всё, что должно выбираться из фиксированного набора, а не вводиться руками. Такие справочники избавляют данные от разнобоя и делают отчётность осмысленной. Разберём, как их создавать и применять.

Что такое пользовательский справочник

В МоёмСкладе есть встроенные справочники — товары, контрагенты, юрлица, склады. Но помимо них можно завести собственные справочники под любые сущности, которых нет в стандартной модели.

Пользовательский справочник — это, по сути, именованный список записей, каждая из которых может иметь свои дополнительные поля. Примеры:

• Каналы продаж — сайт, маркетплейс, телефон, офлайн-точка;
• Причины возврата — брак, не подошёл размер, передумал;
• Категории клиентов — VIP, оптовик, розница, дилер;
• Транспортные компании — с полями «телефон» и «сайт отслеживания».

Дальше эти справочники используются как источник значений для дополнительных полей типа «Справочник».

Как создать справочник

Пользовательские справочники создаются в разделе настроек компании. Порядок действий:

1. Перейдите в Настройки → Пользовательские справочники;
2. Создайте новый справочник и задайте ему имя;
3. При необходимости добавьте справочнику собственные дополнительные поля (например, у транспортной компании — поле «Сайт отслеживания»);
4. Наполните справочник записями — значениями, из которых потом будут выбирать пользователи.

Связь с дополнительными полями

Сам по себе справочник — просто список. Пользу он приносит, когда становится источником значений для дополнительного поля. Механика такая:

1. Создаёте пользовательский справочник, например «Причины возврата»;
2. В документе «Возврат покупателя» добавляете дополнительное поле типа «Справочник»;
3. Указываете в качестве источника ваш справочник «Причины возврата».

Теперь при оформлении возврата менеджер не пишет причину руками, а выбирает из списка. В результате данные единообразны, и отчёт «возвраты по причинам» строится корректно.

Права и редактирование значений

Кто может пополнять и менять справочники — важный организационный вопрос. Если право дать всем, менеджеры начнут плодить новые значения «на лету», и справочник снова превратится в свалку.

Рекомендуемая практика:

• Право на редактирование пользовательских справочников оставить администратору или руководителю отдела;
• Рядовым сотрудникам дать только выбор из готового списка;
• Новые значения добавлять централизованно, по согласованному регламенту.

Права настраиваются в Настройки → Сотрудники и права на уровне роли. Так справочник остаётся управляемым и пригодным для аналитики.

Практические сценарии применения

Несколько отработанных сценариев, где пользовательские справочники дают быстрый эффект:

• Источник лида в контрагенте. Справочник «Каналы» + доп. поле в контрагенте → отчёт, из какого канала приходят самые прибыльные клиенты;
• Причина возврата. Справочник причин → видно, какой товар возвращают из-за брака, а какой — из-за размера;
• Ответственный склад / зона хранения. Справочник зон → поле в товаре для адресного хранения;
• Тип упаковки в отгрузке. Справочник упаковок → корректная подстановка в транспортные документы.

Справочники в API и обмене

Пользовательские справочники и их записи доступны через JSON API МоегоСклада как отдельные сущности customentity. Это позволяет наполнять и обновлять их программно, что удобно при интеграциях.

Например, справочник транспортных компаний можно синхронизировать с внешним сервисом доставки, а справочник каналов — с CRM или интернет-магазином на 1С-Битрикс. При обмене дополнительное поле-ссылка на запись справочника передаёт идентификатор записи, поэтому важно не пересоздавать записи заново, а обновлять существующие — иначе связи в документах потеряются.

Итог

Пользовательские справочники — простой, но недооценённый инструмент наведения порядка в данных. Они превращают свободный ввод в выбор из фиксированного списка, благодаря чему отчёты по каналам, причинам возврата и категориям клиентов становятся достоверными. Проектируйте списки короткими и непересекающимися, ограничивайте право их редактирования и не удаляйте используемые записи.

В B2Bsite мы проектируем справочники и структуру дополнительных полей на этапе внедрения и настройки функционала МоегоСклада, а также используем их как надёжные точки привязки в интеграциях с 1С-Битрикс, CRM и маркетплейсами. Правильно заданные справочники окупаются сразу, как только вы захотите построить первый осмысленный отчёт.