Аудит в МойСклад отвечает на вопрос «кто, когда и что изменил» — по каждому документу, товару и контрагенту фиксируется история правок. Это инструмент контроля, разбора ошибок и защиты от спорных ситуаций внутри команды. Разбираем, как его читать и использовать.
Что фиксирует аудит
Аудит — это автоматический журнал всех значимых действий в аккаунте. Система записывает события сама, отключить или подчистить их сотрудник не может. Это делает журнал надёжным источником правды при разборе спорных случаев.
В аудит попадают:
- создание, изменение и удаление документов;
- правки в справочниках — товарах, контрагентах, ценах;
- смена статусов и проведение документов;
- вход сотрудников и действия с доступами;
- операции экспорта и импорта данных.
По каждому событию сохраняются автор, дата и время, тип действия и объект. Для изменений видно, какие именно поля и как поменялись — было и стало.
Где находится журнал и как в него зайти
У аудита есть два уровня доступа, и это удобно на практике.
Общий журнал открывается из раздела аудита в настройках аккаунта — там собраны события по всему бизнесу. Он нужен руководителю или администратору для сплошного контроля.
Локальная история доступна прямо в карточке документа или справочника — вкладка с историей изменений конкретного объекта. Это самый быстрый путь: открыли спорный заказ и сразу видите, кто менял сумму или статус.
| Задача | Куда идти |
|---|---|
| Проверить один документ | История в карточке документа |
| Разобрать действия сотрудника | Общий журнал с фильтром по автору |
| Найти, кто удалил объект | Общий журнал, действие «Удаление» |
| Оценить активность за период | Общий журнал с фильтром по датам |
Фильтры и поиск по журналу
В большом аккаунте событий тысячи, поэтому ценность аудита — в фильтрах. Журнал отбирается по нескольким параметрам одновременно, что позволяет быстро сузить выборку до нужного.
- По сотруднику — все действия конкретного пользователя;
- По типу действия — только создания, изменения или удаления;
- По типу объекта — например, только отгрузки или только товары;
- По периоду — за день, неделю, произвольный интервал.
Типичный сценарий разбора: «сегодня в отчёте не сходятся продажи». Открываем журнал, фильтруем по дате и действию «Изменение» для документов продаж — и видим, кто и что правил. Дальше по каждому событию можно перейти в сам объект.
Удаление, корзина и восстановление
Удаление в МойСклад двухступенчатое, и аудит здесь работает в связке с корзиной. Сначала объект помещается в корзину — оттуда его можно восстановить. И только затем следует безвозвратное удаление.
- Сотрудник удаляет документ — он уходит в корзину, событие пишется в аудит.
- Администратор видит в журнале, кто удалил, и при необходимости восстанавливает объект из корзины.
- Окончательная очистка корзины также фиксируется в аудите.
Аудит как инструмент управления
Журнал полезен не только для разбора аварий. Регулярный взгляд в аудит помогает управлять дисциплиной и качеством данных.
- Контроль правок «задним числом». Видно, если документ провели одной датой, а изменили другой.
- Дисциплина по статусам. Легко проверить, кто переводит заказы в «Оплачен» или «Отгружен» без основания.
- Качество справочников. Массовые правки цен и товаров видны поимённо — источник ошибки находится быстро.
- Онбординг новичков. По журналу видно, где сотрудник ошибается, и на что обратить внимание при обучении.
Хорошая практика — договориться в команде, что аудит открыт и используется. Сам факт прозрачности снижает число «случайных» правок и споров о том, кто что сделал.
Что важно учитывать
У аудита есть особенности, которые стоит держать в голове, чтобы не делать ложных выводов.
| Особенность | Что это значит на практике |
|---|---|
| Глубина истории | Хранение событий зависит от тарифа — уточняйте срок для старых записей |
| Действия интеграций | Правки от API-интеграций записываются от имени токена, а не сотрудника |
| Технические поля | Не каждое служебное изменение отображается как «правка пользователя» |
| Доступ к журналу | Общий аудит стоит открывать администраторам, а не всем подряд |
Если правки идут от интеграции, разбор смещается в сторону логов внешней системы и вебхуков — журнал МойСклад покажет факт, но причину нужно искать в обмене.
Итог
Аудит МойСклад — это встроенный и неотключаемый журнал, который фиксирует, кто и что изменил. Он ускоряет разбор ошибок, поддерживает дисциплину по статусам и данным, а в связке с корзиной помогает восстанавливать удалённое. Пользуйтесь локальной историей для быстрых проверок и общим журналом с фильтрами — для сплошного контроля.
Мы помогаем выстроить прозрачную работу в аккаунте: настраиваем роли и права, разбираем спорные ситуации по журналу и наводим порядок в справочниках и документообороте в рамках поддержки и аудита МойСклад.
Частые вопросы
Нужно ли включать аудит?
Нет, аудит ведётся автоматически с момента создания аккаунта. Отдельно настраивать логирование не требуется — система пишет события сама.
Можно ли увидеть, какие именно поля изменились?
Да. По событию изменения видно значение «было» и «стало» для затронутых полей, а также автора, дату и время правки.
Как быстро проверить историю одного документа?
Откройте карточку документа и перейдите на вкладку с историей изменений. Это быстрее, чем искать событие в общем журнале.
Кто удалил документ — можно ли узнать?
Да. В общем журнале отфильтруйте события по действию «Удаление». Удалённый объект обычно сначала попадает в корзину, откуда его можно восстановить.
Почему в аудите автор — не сотрудник, а интеграция?
Правки, выполненные через API, записываются от имени токена доступа интеграции. В этом случае причину изменения ищут в логах внешней системы.
Кому давать доступ к общему журналу аудита?
Общий аудит логично открывать администраторам и руководителям. Рядовым сотрудникам достаточно локальной истории в карточках объектов.
Как долго хранятся записи аудита?
Глубина хранения истории зависит от тарифа. Если нужны давние записи, уточните срок хранения для вашего плана заранее.
Поможем с настройкой и поддержкой МойСклад
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой МойСклад.