Нумерация документов в МойСклад настраивается гибко: для каждого типа документа задаётся свой префикс, формат и правило сброса. Грамотная схема упрощает поиск, сверку с контрагентами и разделение потоков между юрлицами. Разбираем, как её выстроить и где обычно ошибаются.
Как устроена нумерация в МойСклад
По умолчанию МойСклад присваивает документам сквозные автоматические номера внутри каждого типа. Заказы покупателей нумеруются отдельно от отгрузок, отгрузки — отдельно от приёмок, и так далее. Это значит, что заказ №1 и отгрузка №1 спокойно сосуществуют.
Номер документа состоит из двух частей:
- Префикс — текстовая приставка перед числом, например
ЗК-для заказов; - Числовая часть — автоинкремент, который растёт с каждым новым документом.
Номер можно менять вручную при создании документа, но по умолчанию система подставляет следующий по порядку. Именно автоподстановка экономит время и защищает от пропусков и дублей.
Префиксы и формат номера
Префикс — самый полезный инструмент нумерации. Он делает номер «говорящим»: по приставке сразу понятно, что за документ и к какому юрлицу он относится. Настраивается формат в параметрах нумерации для каждого типа документа.
| Тип документа | Пример префикса | Итоговый номер |
|---|---|---|
| Заказ покупателя | ЗК- | ЗК-000123 |
| Отгрузка | ОТГ- | ОТГ-000456 |
| Приёмка | ПР- | ПР-000078 |
| Счёт покупателю | СЧ- | СЧ-000900 |
Полезный приём — разрядность с ведущими нулями. Формат вида 000123 держит одинаковую длину номера, за счёт чего документы ровно сортируются и аккуратно выглядят в печатных формах.
Сброс нумерации по периодам
Многие компании начинают отсчёт заново каждый год: так номер несёт информацию о периоде и не разрастается до огромных значений. МойСклад позволяет настроить сброс нумерации — как правило, с началом нового года.
Практичные варианты:
- Без сброса — сквозная нумерация за всё время. Проста, но номера растут бесконечно.
- Сброс по годам — с 1 января счётчик снова с единицы. Часто префикс дополняют годом:
ЗК-2026-000001.
Разные схемы для юрлиц и точек
Если в аккаунте несколько организаций, нумерацию удобно развести. Тогда по номеру сразу видно, от чьего имени выписан документ, а потоки не смешиваются при обмене с 1С и контрагентами.
- Задайте каждому юрлицу узнаваемый префикс — например,
ООО-иИП-. - При необходимости добавьте код точки продаж или подразделения.
- Проверьте, что номера не конфликтуют между организациями по смыслу.
Такой подход особенно важен для розницы и опта в одном аккаунте: розничные чеки и оптовые отгрузки не должны выглядеть одинаково. По префиксу бухгалтер и менеджер мгновенно понимают, к какому контуру относится документ.
Типичные ошибки и как их избежать
Нумерация кажется мелочью, но именно на ней спотыкаются при сверках и переходе на МойСклад из другой системы. Вот что встречается чаще всего.
- Ручная правка номеров. Один поправленный вручную номер ломает автопоследовательность и создаёт риск дублей. Правьте номера только осознанно.
- Дубли после переноса. При миграции из Excel или 1С исторические документы могут совпасть по номеру с новыми — задайте стартовое значение счётчика выше импортированных.
- Отсутствие года при сбросе. Повторяющиеся номера в разных годах путают контрагентов.
- Слишком короткая разрядность. Когда чисел становится больше, ломается сортировка. Закладывайте запас нулей сразу.
Рекомендуемая схема нумерации
Если начинаете с чистого листа, имеет смысл сразу заложить схему, которую не придётся переделывать через год. Ориентир для типовой торговой компании ниже.
| Элемент | Рекомендация |
|---|---|
| Префикс типа | Короткая понятная приставка (ЗК, ОТГ, ПР) |
| Юрлицо | Отдельный маркер, если организаций несколько |
| Год | Включать при сбросе нумерации |
| Разрядность | Не меньше 5-6 знаков с ведущими нулями |
| Сброс | По годам — для читаемости номеров |
Такая схема даёт «говорящие» номера, стабильную сортировку и лёгкую сверку с партнёрами — и остаётся удобной по мере роста объёма документов.
Итог
Нумерация в МойСклад ведётся раздельно по типам документов, а префикс, разрядность и правило сброса настраиваются под вашу структуру. Продуманная схема ускоряет поиск, упрощает сверку и разводит потоки между юрлицами. Главные риски — ручные правки, дубли после миграции и повторяющиеся номера без года.
Мы настраиваем нумерацию при внедрении и переходе на МойСклад: подбираем префиксы, задаём стартовые значения счётчиков и переносим исторические документы без конфликтов номеров. Если схема уже «поплыла» — приведём её в порядок.
Частые вопросы
Нумеруются ли все документы сквозным номером?
Нет. Нумерация ведётся раздельно по типам документов: заказы, отгрузки и приёмки имеют свои независимые последовательности. Единого сквозного номера на все документы нет.
Можно ли задать префикс к номеру?
Да. Для каждого типа документа настраивается свой текстовый префикс, например ЗК- для заказов. Он делает номер «говорящим» и помогает при сверке.
Как настроить сброс нумерации с нового года?
В настройках нумерации включается сброс по годам — с 1 января счётчик начинается заново. Чтобы номера не повторялись, добавьте год в префикс или формат.
Можно ли поменять номер вручную?
Да, номер редактируется при создании документа. Но ручная правка ломает автопоследовательность и повышает риск дублей, поэтому делать это стоит осознанно.
Как избежать дублей номеров после переноса из 1С или Excel?
Задайте стартовое значение счётчика выше номеров импортированных документов. Тогда новые документы не совпадут по номеру с историческими.
Как развести нумерацию между несколькими юрлицами?
Дайте каждой организации узнаваемый префикс, например ООО- и ИП-. Так по номеру видно, от чьего имени выписан документ, и потоки не смешиваются.
Что будет с уже выписанными документами при смене формата?
Ранее созданные документы сохраняют свои номера. Новый формат применяется только к последующим документам, поэтому смену схемы стоит протестировать на одном типе.
Поможем с настройкой и поддержкой МойСклад
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой МойСклад.