Бизнес-процесс в МоёмСкладе — это не отдельный конструктор блок-схем, а связка из статусов, сценариев автоматизации, задач и прав. Из этих элементов собираются реальные регламенты: согласование крупной скидки, подтверждение заказа поставщику, контроль отгрузки в долг. Разберём, как выстроить такие цепочки и заставить их работать без ручного контроля.
Как устроены процессы в МоёмСкладе
В отличие от тяжёлых ERP, МойСклад не предлагает визуальный редактор блок-схем BPMN. Вместо этого процессы моделируются из четырёх строительных блоков:
- Статусы документов — этапы движения заказа или заявки;
- Сценарии (автоматизация) — реакции на события: смену статуса, создание документа;
- Задачи — поручения сотрудникам с исполнителем и сроком;
- Права и роли — кто и что может делать на каждом этапе.
Комбинируя их, вы получаете рабочий процесс: событие → автоматическое действие или задача → переход на следующий этап. Это проще внедрить, чем классический BPM, и для торговли обычно достаточно.
Пример: согласование скидки
Классическая задача — не давать менеджерам раздавать скидки бесконтрольно. Соберём процесс согласования:
- Менеджер оформляет заказ и при большой скидке переводит его в статус «На согласовании»;
- Сценарий на смену статуса ставит задачу руководителю «Согласовать скидку по заказу»;
- Руководитель проверяет и переводит заказ в «Согласован» или возвращает в «Новый»;
- Право переводить заказ в «Согласован» есть только у роли «Руководитель».
Задачи как инструмент согласований
Задачи в МоёмСкладе — это встроенный таск-менеджер, привязанный к документам и контрагентам. У задачи есть исполнитель, срок, описание и связанный объект. Именно задачи делают согласование прозрачным.
Возможности задач в процессах:
- Автоматическое создание задачи сценарием при наступлении события;
- Привязка к конкретному заказу или контрагенту — из задачи можно сразу перейти к документу;
- Контроль сроков и напоминания исполнителю;
- История: видно, кто и когда согласовал.
Так согласование перестаёт жить в мессенджерах и почте — весь контекст остаётся внутри системы, рядом с документом.
Сценарии автоматизации
Сценарии настраиваются в разделе Настройки → Сценарии (автоматизация). Каждый сценарий описывает: событие (например, заказ перешёл в статус «Собран») и действие (создать отгрузку, отправить письмо, поставить задачу).
| Событие | Действие |
|---|---|
| Заказ → «На согласовании» | Задача руководителю |
| Заказ → «Согласован» | Письмо клиенту + резерв товара |
| Заказ → «Собран» | Создать отгрузку |
| Оплата поступила | Заказ → «Оплачен» |
Роли и разграничение ответственности
Согласования имеют смысл только при правильном разграничении прав. В Настройки → Сотрудники и права создаются роли с гранулярными правами: просмотр, создание, изменение, удаление, а также ограничения по статусам и организациям.
Типичная ролевая модель для процесса согласования:
- Менеджер — создаёт и редактирует заказы, но не может перевести в финальные и согласующие статусы;
- Руководитель — согласует, меняет ключевые статусы, видит все заказы отдела;
- Кладовщик — работает с отгрузками и приёмками, не трогает цены и скидки;
- Бухгалтер — доступ к документам оплаты и взаиморасчётам.
Правильные роли — половина успеха регламента: то, что нельзя сделать технически, не придётся контролировать вручную.
Границы возможностей и когда нужен API
Встроенных средств хватает для большинства торговых регламентов, но у них есть предел. Если процесс требует сложных условий, многоступенчатых параллельных согласований или интеграции с внешними системами, задействуют вебхуки и API.
Схема расширенной автоматизации:
- МойСклад по вебхуку сообщает внешнему сервису о смене статуса;
- Внешняя логика принимает решение (например, проверяет лимит дебиторки клиента);
- Через API возвращает результат — меняет статус или создаёт документ.
Итог
Бизнес-процессы в МоёмСкладе собираются не из блок-схем, а из статусов, сценариев, задач и ролей. Этой связки достаточно, чтобы формализовать согласование скидок, подтверждение заказов и контроль отгрузок: событие запускает автоматическое действие или задачу, а права не дают перескочить этап. Начинайте с простых цепочек, опирайтесь на роли и подключайте вебхуки только там, где логика выходит за пределы системы.
В B2Bsite мы проектируем и настраиваем такие регламенты под конкретный бизнес: от простого согласования скидки до гибридных процессов с внешней логикой через API. Если внедрение буксует из-за того, что «все всё делают по-разному», настроенные процессы и роли возвращают порядок и прозрачность.
Частые вопросы
Есть ли в МоёмСкладе визуальный конструктор бизнес-процессов?
Отдельного редактора блок-схем BPMN нет. Процессы моделируются из статусов, сценариев автоматизации, задач и прав — этого хватает для большинства торговых регламентов.
Как организовать согласование скидки?
Заведите статус «На согласовании», сценарием ставьте задачу руководителю при переходе в него, а право переводить заказ в «Согласован» дайте только роли руководителя.
Что такое сценарии автоматизации?
Это правила вида «событие → действие»: при смене статуса или создании документа система сама отправляет письмо, создаёт связанный документ или ставит задачу.
Зачем в процессах нужны задачи?
Задачи — встроенный таск-менеджер, привязанный к документам. Они делают согласование прозрачным: есть исполнитель, срок и история, кто и когда согласовал.
Как ограничить действия сотрудников на этапах?
Через роли и права в разделе «Сотрудники и права». Можно запретить переводить заказ в согласующие и финальные статусы, ограничить видимость и редактирование.
Когда нужны вебхуки и API для процессов?
Когда согласование зависит от данных вне МоегоСклада — кредитного лимита, CRM, ERP — или требует сложной логики. Для типовых сценариев встроенных средств достаточно.
С чего начать настройку процесса?
С одного-двух ключевых переходов статусов и связанных с ними действий. Убедитесь, что они работают, и постепенно наращивайте автоматизацию, не перегружая сценарии.
Поможем с настройкой и поддержкой МойСклад
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой МойСклад.