Статусы документов превращают плоский список заказов в управляемую воронку. «Новый», «Собран», «Отгружен», «Доставлен» — по статусам видно, на каком этапе застрял заказ, кто за него отвечает и что делать дальше. В МоёмСкладе статусы гибко настраиваются под ваш процесс и связываются с автоматизацией. Разберём, как их выстроить.
Где используются статусы
Собственные статусы можно задать для большинства документов: заказов покупателей, счетов, отгрузок, заказов поставщикам, приёмок, возвратов. Чаще всего статусы настраивают именно для заказов покупателей — это ядро воронки продаж и исполнения.
Статус документа виден в списке отдельной цветной меткой и в самой карточке. По статусу можно фильтровать список, группировать заказы и строить отчёты о том, сколько заказов на каком этапе.
Как создать и настроить статусы
Настройка выполняется прямо в документе. Откройте любой заказ покупателя, кликните по полю статуса и выберите Настроить. В открывшемся окне можно:
- Добавить новые статусы и задать им названия;
- Назначить каждому статусу цвет — визуальная метка ускоряет восприятие списка;
- Изменить порядок статусов перетаскиванием — он определяет логику воронки;
- Удалить или переименовать неиспользуемые статусы.
Хорошая практика — проектировать статусы как последовательные этапы реального процесса, слева направо: от «Новый» до финального «Выполнен» или «Отменён».
Пример воронки заказа
Типовая цепочка статусов для интернет-магазина или оптовой компании выглядит так:
| Статус | Что означает | Цвет |
|---|---|---|
| Новый | Заказ поступил, не обработан | Серый |
| Подтверждён | Менеджер связался, состав согласован | Синий |
| Собран | Товар зарезервирован и укомплектован | Жёлтый |
| Отгружен | Передан в доставку | Оранжевый |
| Выполнен | Доставлен и оплачен | Зелёный |
| Отменён | Заказ не состоялся | Красный |
Такая палитра позволяет одним взглядом на список оценить состояние всех заказов: сколько «зависло» в новых, сколько ждёт отгрузки.
Автоматизация по статусам
Статусы становятся по-настоящему мощными в связке со сценариями (автоматизацией). МойСклад позволяет настраивать реакции на смену статуса в разделе автоматизации.
Что можно автоматизировать при переходе заказа в определённый статус:
- Отправить покупателю письмо или уведомление («Ваш заказ отгружен»);
- Создать связанный документ — например, отгрузку при переходе в статус «Собран»;
- Изменить резерв товара;
- Поставить задачу ответственному сотруднику.
Права, ответственные и дисциплина
Чтобы воронка отражала реальность, статусы должны своевременно проставляться. Здесь помогают организационные настройки:
- Ответственный — назначьте ответственного сотрудника на заказ, чтобы было видно, кто ведёт сделку на текущем статусе;
- Права — при необходимости ограничьте, кто может переводить заказ в финальные статусы вроде «Выполнен» или «Отменён»;
- Фильтры-сохранёнки — каждому сотруднику удобно сделать сохранённый фильтр «мои заказы в статусе X».
Дисциплина простановки статусов — это не про интерфейс, а про регламент. Настройка даёт инструмент, а порядок в воронке обеспечивают договорённости в команде.
Статусы в отчётах и API
По статусам МойСклад строит наглядную аналитику. В показателях и отчётах по заказам можно увидеть распределение по статусам, среднее время нахождения заказа на этапе и «узкие места» воронки.
Статус документа доступен и через JSON API — это поле state у документа. Благодаря этому статус можно менять из интеграции: например, при поступлении оплаты через эквайринг переводить заказ в «Оплачен», а при синхронизации с интернет-магазином на 1С-Битрикс — отражать этап заказа на сайте в личном кабинете клиента.
Итог
Статусы документов — это каркас управляемого процесса. Настройте их как последовательные этапы реальной воронки, задайте понятные цвета, назначьте триггерные статусы для автоматизации и ограничьте права на финальные переходы. В отчётах вы сразу увидите, где заказы застревают, а сценарии избавят команду от рутинных уведомлений и создания связанных документов вручную.
В B2Bsite мы проектируем воронки статусов под конкретный процесс — розницу, опт, интернет-магазин или производство — и связываем их с автоматизацией и интеграциями с 1С-Битрикс и маркетплейсами. Грамотно настроенные статусы делают работу прозрачной и убирают вопрос «а что там с этим заказом?».
Частые вопросы
Для каких документов можно настроить статусы?
Для большинства: заказов покупателей, счетов, отгрузок, заказов поставщикам, приёмок и возвратов. Чаще всего статусы настраивают для заказов покупателей.
Как создать новый статус?
Откройте любой документ нужного типа, кликните по полю статуса и выберите «Настроить». Там можно добавить статусы, задать им цвета и изменить порядок.
Можно ли задать статусам цвета?
Да, каждому статусу назначается цвет. Цветные метки в списке позволяют одним взглядом оценить, на каком этапе находятся заказы.
Как автоматизировать действия при смене статуса?
Через раздел автоматизации (сценарии). При переходе в заданный статус можно отправить письмо, создать связанный документ, изменить резерв или поставить задачу.
Общие ли статусы у заказа и отгрузки?
Нет, статусы задаются отдельно для каждого типа документа. Наборы статусов заказа покупателя и отгрузки независимы.
Можно ли менять статус через интеграцию?
Да, статус доступен в API как поле state. Его можно менять из обмена, например переводить заказ в «Оплачен» при поступлении оплаты через эквайринг.
Как не дать сотрудникам произвольно менять статусы?
Через настройку прав можно ограничить, кто переводит заказ в финальные статусы вроде «Выполнен» или «Отменён». Остальное решается регламентом в команде.
Поможем с настройкой и поддержкой МойСклад
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой МойСклад.