Справочники — это словарь, на котором говорит вся RetailCRM. От их аккуратности зависит чистота аналитики и объём ручной работы: неструктурированные справочники превращают отчёты в кашу уже через пару месяцев.
Что такое справочники
Справочники в RetailCRM — это наборы предопределённых значений, из которых собираются заказы: типы заказов, способы оформления, типы оплаты, способы доставки, статусы, каналы продаж. Они находятся в разделе Администрирование → Справочники и применяются во всех заказах.
Ключевая идея: значения задаются один раз и выбираются из списка, а не вводятся руками. Это гарантирует, что «наличные» не превратятся в «нал», «наличка» и «cash» — три разных строки в отчёте.
По сути справочники задают допустимый словарь системы. Всё, что оператор выбирает в заказе из выпадающих списков, приходит именно отсюда. Поэтому продуманные справочники — это не бюрократия, а прямая экономия времени: чем меньше вариантов ввести «мимо», тем меньше ручных исправлений и спорных цифр в отчётах в конце месяца.
Основные справочники
Перечислим ключевые справочники и их назначение.
| Справочник | Назначение |
|---|---|
| Типы заказов | Розница, опт, самовывоз, B2B — разные сценарии обработки |
| Способы оформления | Откуда создан заказ: сайт, менеджер, телефон, чат |
| Типы оплаты | Наличные, карта, счёт, наложенный платёж |
| Способы доставки | Курьер, ПВЗ, почта, самовывоз |
| Статусы | Этапы обработки заказа внутри воронки |
| Каналы продаж | Метка источника для сквозной аналитики |
Типы заказов и способы оформления
Тип заказа определяет сценарий обработки: розничный заказ, оптовый, самовывоз, ремонт. От типа могут зависеть доступные поля, документы и логика работы менеджера. Способ оформления фиксирует, откуда физически создан заказ.
- Тип отвечает на вопрос «что это за заказ».
- Способ оформления — «как заказ попал в систему».
Их часто путают. Разделяйте: тип — характер сделки, способ оформления — точка входа. Оба нужны для разных срезов аналитики.
Способы оплаты и доставки
Типы оплаты и способы доставки — это не только метки, но и точки интеграции. Способ доставки связывается со службой (СДЭК, Boxberry, Почта), а тип оплаты — с платёжным сервисом и фискализацией. Поэтому их структура должна отражать реальные варианты, а не абстракции.
- Заведите ровно те способы, которые реально предлагаете клиенту.
- Свяжите доставку и оплату с нужными магазинами.
- Проверьте коды — по ним данные подтягиваются из интеграций.
Статусы и их группировка
Статусы — самый динамичный справочник. Они не существуют сами по себе, а объединяются в группы статусов, из которых собирается воронка. Группа задаёт этап обработки, а статусы внутри неё — детализацию.
Например, группа «Комплектация» может включать статусы «Собирается», «Ожидает поставки», «Готов к отгрузке». Такая двухуровневая модель даёт и наглядную воронку, и точный контроль.
- Финальные группы «Выполнен» и «Отменён» настраиваются особо.
- С группами связаны резерв и списание остатков.
- По группам строятся отчёты по конверсии воронки.
Как навести порядок
Справочники разрастаются незаметно. Чтобы они не превратились в свалку, придерживайтесь дисциплины.
- Не создавайте значение «на всякий случай» — только под реальный сценарий.
- Задавайте осмысленные коды и не меняйте их после запуска.
- Деактивируйте устаревшие значения вместо удаления.
- Периодически проверяйте, нет ли дублей и почти одинаковых пунктов.
Итог
Справочники RetailCRM — фундамент, на котором стоят заказы и аналитика. Чёткое разделение типов заказов и способов оформления, продуманные оплата и доставка, двухуровневая модель статусов и дисциплина в кодах дают чистые данные и минимум ручной работы.
Мы выстраиваем справочники под ваши процессы при настройке RetailCRM с нуля: от типов заказов до статусной модели и каналов продаж. Это закладывает основу для корректной аналитики и автоматизации.
Частые вопросы
Чем тип заказа отличается от способа оформления?
Тип заказа описывает характер сделки (розница, опт, самовывоз), а способ оформления — точку входа заказа (сайт, менеджер, телефон). Это разные срезы аналитики.
Почему нельзя вводить значения справочников вручную в заказе?
Ручной ввод порождает дубли вроде «нал» и «наличные», которые ломают отчёты. Значения выбираются из справочника, заданного один раз.
Можно ли удалить неиспользуемый тип оплаты?
Если по нему уже были заказы, лучше деактивировать, а не удалять. Удаление исказит историческую аналитику по этому способу.
Зачем статусам нужны группы?
Группы статусов формируют воронку и связаны с резервом и списанием остатков. Статусы внутри группы дают детализацию этапа.
Что такое код справочника и зачем он?
Символьный код связывает значение справочника с интеграциями. Его задают осмысленно и не меняют после запуска, чтобы не сломать обмен данными.
Как связаны способы доставки со службами?
Способ доставки привязывается к службе вроде СДЭК или Boxberry через интеграцию. Поэтому список должен отражать реальные варианты доставки.
Как часто наводить порядок в справочниках?
Раз в квартал стоит проверять справочники на дубли и устаревшие значения, деактивируя лишнее. Это удерживает аналитику в чистоте.
Поможем с настройкой и поддержкой RetailCRM
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой RetailCRM.