Первоначальная настройка RetailCRM определяет, насколько удобно система будет работать спустя год. Правильная последовательность важнее скорости: сначала магазины и справочники, затем статусы и права, и только потом интеграции и триггеры.
С чего начинается настройка
После регистрации аккаунта RetailCRM даёт чистую систему с демонстрационными данными. Первый шаг — определить структуру бизнеса: сколько магазинов (сайтов), какие каналы продаж, сколько складов и как устроена воронка заказа. Без этой картины настройка превращается в бесконечную правку задним числом.
Все базовые параметры находятся в разделе Администрирование. Рекомендуем пройти его сверху вниз один раз, фиксируя решения в отдельном документе — это ваша карта проекта.
Правильный порядок шагов
Настройки в RetailCRM связаны: типы оплаты и доставки привязываются к магазину, статусы группируются в воронку, а права зависят от групп пользователей. Поэтому последовательность имеет значение.
- Компания и магазины — реквизиты, сайты, каналы продаж.
- Склады — точки хранения и приоритеты резервирования.
- Справочники — типы заказов, способы оформления, оплаты и доставки.
- Статусы и группы статусов — модель движения заказа.
- Пользовательские поля — недостающие атрибуты заказа и клиента.
- Пользователи и группы — доступы операторов.
- Интеграции и API-ключи — сайт, телефония, доставка, оплата.
- Триггеры и уведомления — автоматизация уже на настроенной базе.
Интеграции идут в конце не случайно: подключённый сайт сразу начнёт лить заказы, и они должны попадать в уже готовые статусы и справочники.
Магазины, каналы и склады
В RetailCRM «магазин» — это источник заказов: сайт, розничная точка, аккаунт маркетплейса. Каждому магазину задаётся код, часовой пояс и набор доступных способов оплаты и доставки. Каналы продаж (Справочники → Каналы продаж) маркируют, откуда пришёл заказ, — это основа будущей аналитики по источникам.
Склады описывают физическое хранение товара. Даже если склад один, его нужно завести и назначить приоритет резервирования, иначе остатки не будут списываться корректно.
| Сущность | За что отвечает |
|---|---|
| Магазин | Источник заказов, реквизиты, доступные способы оплаты/доставки |
| Канал продаж | Метка происхождения заказа для отчётов |
| Склад | Хранение остатков и логика резерва |
Справочники и статусная модель
Справочники — фундамент. Здесь задаются типы заказов (розница, опт, самовывоз), способы оформления (менеджер, сайт, телефон), типы оплаты и способы доставки. Чем аккуратнее справочники, тем чище аналитика и тем меньше ручных исправлений.
Статусы объединяются в группы статусов, которые и формируют воронку: «Новый» → «Согласование» → «Комплектация» → «Отгружен» → «Выполнен». На старте достаточно 8–12 статусов; раздувать модель до запуска не стоит.
Пользователи, права и API
Операторов заводят в разделе Администрирование → Пользователи и распределяют по группам. Группа определяет, какие разделы видит сотрудник, может ли он менять цену, видеть себестоимость и работать с чужими заказами. Настроить группы стоит до массового добавления людей.
Для интеграций создаются API-ключи (Администрирование → Интеграция → Ключи доступа к API). Каждому ключу выдаётся только нужный набор методов — отдельный ключ для сайта, отдельный для телефонии, отдельный для сервиса доставки. Это упрощает отзыв доступа при инциденте.
- Не используйте один универсальный ключ для всех интеграций.
- Ограничивайте методы ключа минимально необходимым набором.
- Храните ключи в защищённом хранилище, а не в переписке.
Проверка перед запуском
Перед подключением боевого сайта прогоните тестовый заказ по всей цепочке: создайте его вручную, проведите по статусам, оформите оплату и доставку, распечатайте документы. Так вы поймаете большинство пробелов в справочниках и правах.
- Создан ли заказ во всех нужных типах и магазинах?
- Корректно ли резервируются и списываются остатки?
- Приходят ли уведомления менеджеру и клиенту?
- Видит ли оператор только то, что должен по своей группе?
- Печатаются ли накладные и чеки без ошибок?
Итог
Первоначальная настройка RetailCRM — это последовательное выстраивание структуры: магазины и склады, справочники, статусная модель, пользователи и только затем интеграции. Такой порядок избавляет от переделок и даёт чистую аналитику с первого дня.
Если нужно запустить систему быстро и без типовых ошибок, мы настраиваем RetailCRM с нуля под приём первых заказов и берём на себя весь путь — от аудита процессов до обучения операторов. Это экономит недели и предотвращает дорогие переделки статусной модели постфактум.
Частые вопросы
Сколько времени занимает первичная настройка?
Базовая настройка под приём заказов обычно занимает от одного до нескольких дней. Сроки растут за счёт интеграций с сайтом, телефонией и службами доставки, а также миграции данных.
Можно ли начать без интеграции с сайтом?
Да, RetailCRM работает и как самостоятельная система: заказы создаются вручную или загружаются из файла. Интеграцию с сайтом подключают позже, когда справочники и статусы уже готовы.
Что настраивать в первую очередь — статусы или справочники?
Сначала справочники (типы заказов, оплаты, доставки), потому что на них опираются заказы и часть отчётов. Статусную модель выстраивают следом, поверх готовых справочников.
Нужно ли заводить склад, если он один?
Да. Даже единственный склад необходимо создать и назначить ему приоритет резерва, иначе остатки не будут корректно резервироваться и списываться.
Как не наплодить лишних статусов?
На старте ограничьтесь 8–12 статусами, отражающими реальные этапы обработки. Расширять модель проще позже, когда видно, где менеджеры реально задерживают заказы.
Сколько API-ключей создавать?
По одному ключу на каждую интеграцию с минимально необходимым набором методов. Это безопаснее единого универсального ключа и упрощает отзыв доступа.
Стоит ли удалять демо-данные?
Да, тестовые заказы и товары лучше удалить или явно пометить до запуска, чтобы они не портили первую аналитику и не путали операторов.
Поможем с настройкой и поддержкой RetailCRM
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой RetailCRM.