Отгрузочные документы — это узкое место сборки заказов. Если накладную, УПД или этикетку менеджер заполняет вручную, на каждый заказ уходят минуты и появляются ошибки в адресах и суммах. RetailCRM позволяет генерировать весь пакет документов из данных заказа автоматически — от печатной формы до накладной службы доставки.
Какие документы нужны на отгрузке
Прежде чем настраивать, определите состав пакета. На типичной отгрузке участвуют несколько документов, и у каждого своя роль:
- Товарная накладная / расходная — сопровождает товар, подтверждает состав отправления.
- УПД или счёт-фактура — для юрлиц и отгрузок с НДС.
- Накладная службы доставки — формируется на стороне СДЭК, DPD, Boxberry и печатается из заказа.
- Этикетка / стикер — с адресом, весом и трек-номером на коробку.
- Ярлык маркетплейса — стикер Ozon/WB для FBS-отгрузок.
Часть из них — это внутренние печатные формы RetailCRM, часть приходит от интеграций доставки и маркетплейсов. Настройка отличается, и это важно не путать.
Печатные формы: где и как настраиваются
Собственные документы живут в Настройки → Печатные формы (шаблоны документов). Форма — это HTML-шаблон с переменными, который RetailCRM заполняет данными конкретного заказа при печати.
Внутри шаблона доступны поля заказа и товарных позиций через синтаксис подстановки, например:
{{ order.number }}, {{ order.customer.name }}, {{ order.deliveryAddress.text }}, {{ item.productName }} — {{ item.quantity }}
Порядок настройки формы:
- создать шаблон и задать его тип (документ по заказу);
- сверстать HTML с шапкой, таблицей позиций и итогами;
- подставить переменные заказа, клиента и товаров;
- указать, для каких типов заказов форма доступна;
- проверить печать на реальном заказе.
Один шаблон можно ограничить типом заказа или магазином — например, форму с реквизитами ИП показывать только для соответствующего юрлица.
Автоподстановка реквизитов и итогов
Ценность документа — в том, что менеджер ничего не вписывает руками. Чтобы подстановка работала без пробелов, данные должны быть в заказе полными:
| Блок документа | Откуда берётся |
|---|---|
| Реквизиты продавца | Карточка магазина / юрлица |
| Данные покупателя | Карточка клиента и контрагента |
| Состав и суммы | Позиции заказа, цены, скидки |
| Адрес и доставка | Блок доставки заказа |
| НДС и итог | Расчёт по позициям и ставке НДС |
Накладные и этикетки служб доставки
Документы перевозчика — отдельная история: их формирует не RetailCRM, а интеграция со службой доставки. После подключения СДЭК, DPD или Boxberry прямо из заказа можно:
- создать отправление и получить трек-номер без захода в личный кабинет службы;
- распечатать накладную перевозчика и этикетку на коробку;
- для FBS-отгрузок на маркетплейсах — напечатать стикер Ozon/WB с нужным штрихкодом;
- оформить наложенный платёж, если он предусмотрен.
Массовая печать позволяет обработать пачку заказов за один проход: выделяете заказы в списке, формируете отправления и печатаете этикетки скопом. Это принципиально ускоряет сборку в пиковые дни.
Автоматизация: документы по статусу
Следующий шаг — не печатать документы вручную по кнопке, а привязать их к воронке через триггеры. Типовые сценарии:
- заказ переходит в статус «Комплектация» → триггер формирует отправление в службе доставки и подтягивает трек-номер;
- статус «Готов к отгрузке» → в заказе уже доступны накладная и этикетка для печати;
- трек-номер записывается в заказ и уходит клиенту в уведомлении.
Так документы «созревают» вместе с заказом, и на этапе сборки менеджеру остаётся только распечатать готовый пакет. Ошибок с недооформленными отправлениями становится меньше, потому что переход по статусу без нужных данных можно заблокировать.
Чек-лист внедрения
Короткий список, по которому удобно проверить, что отгрузочный документооборот собран целиком:
| Шаг | Готово? |
|---|---|
| Определён состав пакета документов | — |
| Свёрстаны печатные формы накладной и УПД | — |
| Реквизиты продавца заполнены в магазинах | — |
| Ключевые поля клиента сделаны обязательными | — |
| Подключены интеграции служб доставки | — |
| Настроена массовая печать этикеток | — |
| Триггеры формируют отправления по статусу | — |
Пройдите его на тестовых заказах разных типов — розница, юрлицо, маркетплейс — прежде чем пускать документы в боевую сборку.
Итог
Отгрузочные документы в RetailCRM складываются из двух частей: собственных печатных форм (накладная, УПД, товарный чек) с автоподстановкой полей заказа и документов служб доставки (накладные, этикетки, стикеры маркетплейсов), которые дают интеграции. Полнота данных в заказе и привязка формирования к статусам через триггеры превращают ручное заполнение в печать готового пакета в один клик.
Мы в B2Bsite настраиваем печатные формы под ваши реквизиты, подключаем службы доставки и маркетплейсы и связываем документооборот с воронкой заказов. Если сборка тормозит из-за ручных накладных, поможем автоматизировать весь путь от статуса «Комплектация» до печати этикетки.
Частые вопросы
Где настраиваются печатные формы в RetailCRM?
В разделе Настройки → Печатные формы (шаблоны документов). Форма — это HTML-шаблон с переменными заказа, клиента и позиций, который система заполняет данными при печати конкретного заказа.
Чем печатная форма отличается от накладной службы доставки?
Печатная форма — собственный документ RetailCRM (накладная, УПД, товарный чек). Накладную и этикетку перевозчика формирует интеграция со службой доставки, а не сама CRM.
Как в документ подставляются реквизиты и суммы?
Через переменные шаблона, которые берут данные из карточки магазина, клиента и позиций заказа. Если поле в заказе не заполнено, оно не появится в документе, поэтому ключевые реквизиты стоит делать обязательными.
Можно ли печатать этикетки пачкой?
Да. Массовая печать позволяет выделить группу заказов, сформировать по ним отправления в службе доставки и напечатать этикетки и накладные за один проход, что сильно ускоряет сборку.
Как получить трек-номер, не заходя в кабинет службы?
После подключения интеграции СДЭК, DPD или Boxberry отправление создаётся прямо из заказа, а трек-номер записывается в него автоматически и может уйти клиенту в уведомлении.
Можно ли формировать документы автоматически?
Да, через триггеры на смену статуса. Например, при переходе в «Комплектация» триггер создаёт отправление и подтягивает трек, а на этапе отгрузки документы уже готовы к печати.
Как сделать разные формы для ИП и ООО?
Ограничьте шаблон типом заказа или магазином. Форму с реквизитами конкретного юрлица показывайте только для соответствующего типа заказа, а розничную накладную — для B2C.
Почему в УПД не подставляются ИНН и КПП клиента?
Потому что эти реквизиты не заполнены в карточке контрагента. Сделайте ИНН и КПП обязательными полями для заказов юрлиц, чтобы документ формировался корректно.
Поможем с настройкой и поддержкой RetailCRM
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой RetailCRM.