Настройка уведомлений

Уведомления в RetailCRM держат клиентов и команду в курсе того, что происходит с заказом. Правильно настроенная система оповещений сокращает число вопросов «где мой заказ», ускоряет реакцию менеджеров и снимает с них ручную рассылку статусов.

Виды уведомлений в системе

В RetailCRM уведомления делятся на две большие группы по адресату:

• Клиентские — сообщают покупателю о ходе заказа: принят, оплачен, передан в доставку, готов к выдаче. Отправляются по email, SMS или в мессенджеры.
• Внутренние (менеджерам) — оповещают команду о событиях: новый заказ, просроченная задача, обращение в чат. Приходят внутри системы, на почту или в мессенджер.

Клиентские уведомления работают на сервис и снижают нагрузку на операторов, внутренние — на скорость и контроль. Настраиваются они по-разному, и путать их не стоит.

Триггеры как основа уведомлений

Большинство автоматических оповещений в RetailCRM строится на триггерах — правилах вида «когда произошло событие, выполнить действие». Настраиваются они в разделе Настройки → Триггеры.

1. Событие — что запускает триггер: смена статуса, создание заказа, изменение оплаты;
2. Условие — при каких параметрах срабатывать: тип заказа, магазин, сумма;
3. Действие — что сделать: отправить письмо, SMS, сообщение в мессенджер, поставить задачу.

Например, триггер «при переходе заказа в статус Передан в доставку отправить клиенту SMS с трек-номером» полностью снимает эту рутину с менеджера. Условия позволяют тонко разграничить, кому и когда уходит сообщение.

Шаблоны сообщений

Текст уведомления задаётся шаблоном, в который подставляются данные заказа. В шаблонах доступны переменные: номер заказа, имя клиента, сумма, трек-номер, ссылка на оплату, значения пользовательских полей.

Для писем используются HTML-шаблоны с оформлением, для SMS — короткий текст с учётом лимита символов. Аккуратные шаблоны экономят символы и делают сообщения понятными.

Каналы доставки уведомлений

Одно и то же событие можно донести разными каналами — выбор зависит от срочности и стоимости:

• Email — подробные письма, подтверждения, чеки; дёшево, но читается не всегда;
• SMS — короткие важные статусы, коды, трек-номера; дороже, но доходит почти всегда;
• Мессенджеры — WhatsApp, Telegram; сочетают охват SMS и богатство email;
• Push и внутренние — для менеджеров внутри интерфейса.

SMS и мессенджеры подключаются через интеграции с провайдерами в разделе настроек. Разумная практика — комбинировать каналы: подтверждение заказа письмом, критичные статусы SMS или в мессенджер.

Уведомления для менеджеров

Внутренние оповещения помогают команде не пропускать события. Их источники:

• новый заказ в очереди или назначенный на менеджера;
• задача с приближающимся или истёкшим сроком;
• новое обращение в чат или мессенджер;
• изменение статуса заказа, за который отвечает сотрудник.

Настроить, кому и что приходит, можно через триггеры с действием «поставить задачу» или «отправить сообщение», а также в персональных настройках уведомлений пользователя.

Контроль доставки и ошибки

Уведомления бесполезны, если не доходят. Что стоит контролировать:

• Логи отправки — проверяйте, что сообщения уходят, а не висят в ошибках;
• Баланс провайдеров — на нуле SMS перестанут отправляться молча;
• Корректность контактов — пустой телефон или email означает недоставку;
• Зацикленные триггеры — ошибка в условии может слать десятки сообщений;
• Спам-фильтры — письма без настроенной почты уходят в спам.

Периодически проверяйте несколько реальных заказов от начала до конца: пришли ли клиенту все ожидаемые сообщения и в правильном ли виде.

Итог

Настройка уведомлений в RetailCRM — это связка триггеров, шаблонов и каналов доставки. Разделите клиентские и внутренние оповещения, стройте автоматику на триггерах с точными условиями, готовьте аккуратные шаблоны с переменными, комбинируйте email, SMS и мессенджеры по срочности и следите за доставкой сообщений. Так вы снимете с менеджеров рутину и повысите качество сервиса.

Если нужно выстроить систему автоматических уведомлений и триггеров, которая экономит время команды и держит клиентов в курсе, мы поможем на этапе настройки и автоматизации.