Пользовательские поля в RetailCRM расширяют стандартные карточки заказа, клиента и компании под вашу специфику. Это способ хранить именно те данные, которые нужны бизнесу, и использовать их в фильтрах, триггерах и отчётах.
Что такое пользовательские поля
Стандартная карточка заказа покрывает базовые сущности: товары, оплата, доставка, контакты. Но у каждого бизнеса есть свои данные — источник рекомендации, номер договора, желаемая дата монтажа. Для них и предназначены пользовательские (дополнительные) поля.
Настраиваются они в разделе Администрирование → Пользовательские поля. Поле создаётся под конкретную сущность и затем появляется в её карточке рядом со стандартными.
К каким сущностям привязываются поля
RetailCRM позволяет добавлять пользовательские поля к нескольким объектам. Выбор сущности определяет, где поле будет храниться и как использоваться:
| Сущность | Примеры полей |
|---|---|
| Заказ | Номер договора, дата монтажа, промокод |
| Клиент | День рождения, сегмент, согласие на рассылку |
| Компания | ИНН, КПП, отсрочка платежа |
Поля заказа можно дополнительно ограничить конкретными типами заказов: например, реквизиты юрлица показывать только в оптовом типе, а в рознице их не выводить.
Типы данных полей
Тип данных определяет, как поле выглядит и что в него можно ввести. Основные варианты:
- Строка — короткий текст, например номер договора;
- Текст — многострочное поле для комментариев;
- Число / дробное — количество, вес, суммы;
- Дата и дата со временем — сроки, интервалы;
- Флажок (булево) — да/нет, согласие;
- Список — выбор одного значения из заданных;
- Справочник — выбор из настраиваемого списка значений;
- Ссылка на email или телефон — контактные данные.
Правильный тип упрощает и ввод, и последующую аналитику. Для повторяющихся значений всегда выбирайте список или справочник, а не строку — иначе получите десятки вариаций написания одного и того же.
Ключевые параметры поля
При создании поля задаются его поведение и служебные атрибуты:
- Название — подпись в карточке;
- Символьный код — латиницей (например
contract_number), используется в API, триггерах и шаблонах; - Тип данных — см. предыдущий раздел;
- Обязательность — можно ли сохранить заказ без заполнения;
- Отображение в списке — выводить ли колонку в таблице заказов;
- Доступ на редактирование — какие группы могут менять значение.
Как использовать поля в работе
Пользовательские поля ценны не сами по себе, а тем, что подключаются к автоматизации и аналитике:
- Фильтры и сегменты — отберите клиентов по значению поля, например по согласию на рассылку;
- Триггеры — запускайте сценарии по условию поля, например задачу менеджеру при заполненной дате монтажа;
- Шаблоны — подставляйте значение поля в письма и печатные формы через код поля;
- Отчёты и выгрузки — включайте поле в аналитику и экспорт.
Обращение к полю в шаблонах и API идёт по его символьному коду — ещё одна причина задавать понятные и стабильные коды.
Отдельная сильная сторона полей — работа со связкой заказ-клиент-компания. Данные клиента (сегмент, согласие на рассылку) сохраняются между заказами, поэтому их удобно использовать в долгих сценариях удержания. Поля же заказа живут только в рамках конкретной сделки и подходят для оперативных задач вроде даты монтажа или номера договора. Выбор сущности под поле определяет, будет ли значение переходить на будущие покупки клиента.
Практика и типичные ошибки
Набор полей отражает зрелость процессов. Чтобы он не превратился в свалку, придерживайтесь правил:
- Не дублируйте стандартные поля — телефон, email, сумма уже есть в системе;
- Избегайте свободного текста там, где нужны отчёты — используйте списки;
- Не делайте всё обязательным — это тормозит оформление и провоцирует ввод мусора;
- Ограничивайте поля типами заказов, чтобы не смешивать розницу и опт;
- Ревизуйте поля раз в полгода — незаполняемые деактивируйте.
Хороший ориентир: каждое поле должно иметь ответ на вопрос «кто и зачем его заполняет и где эти данные потом используются».
Итог
Пользовательские поля — это инструмент адаптации RetailCRM под вашу модель данных. Привяжите поля к нужным сущностям и типам заказов, выберите корректный тип данных, задайте стабильные символьные коды и обязательность там, где она оправдана. И главное — используйте поля в фильтрах, триггерах и отчётах, иначе они не приносят пользы.
Если вы хотите спроектировать структуру полей так, чтобы она работала на автоматизацию и аналитику, а не засоряла карточки, мы поможем на этапе настройки системы под ваши процессы.
Частые вопросы
К каким объектам можно добавить пользовательские поля?
К заказу, клиенту и компании. Поля заказа дополнительно можно ограничить конкретными типами заказов, чтобы, например, реквизиты юрлица показывались только в опте.
Какой тип данных выбрать для повторяющихся значений?
Список или справочник, а не строку. Свободный текст приводит к десяткам вариаций написания одного значения и делает аналитику по полю бесполезной.
Можно ли изменить символьный код поля после создания?
Технически да, но не нужно: код используется в API, триггерах, шаблонах и выгрузках, и его смена разорвёт все связи. Продумывайте код заранее.
Как сделать поле обязательным?
В настройках поля включите обязательность. Тогда заказ или карточку нельзя будет сохранить без заполнения. Не злоупотребляйте этим, чтобы не провоцировать ввод мусора.
Можно ли использовать значение поля в триггере?
Да. Пользовательские поля доступны как условия и как подстановки в триггерах, что позволяет запускать сценарии, например создание задачи при заполненной дате монтажа.
Как вывести поле в таблицу заказов?
В настройках поля включите отображение в списке. После этого поле можно добавить колонкой в таблицу заказов и использовать в фильтрах.
Что делать с полями, которые никто не заполняет?
Проводите ревизию раз в полгода и деактивируйте незаполняемые поля. Так карточка остаётся чистой, а дисциплина ввода — высокой.
Поможем с настройкой и поддержкой RetailCRM
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой RetailCRM.