Настройка групп статусов под воронку

Группы статусов в RetailCRM — это скелет воронки продаж. От того, как вы сгруппируете статусы заказа, зависит вид канбан-доски, корректность отчётов по конверсии и работа автоматизации. Разбираем, как спроектировать группы под реальный процесс, а не копировать чужую схему.

Группы статусов и статусы: в чём разница

В RetailCRM статусная модель двухуровневая. Статус — это конкретное состояние заказа («Ожидает звонка», «Согласован», «Передан в доставку»). Группа статусов — это этап воронки, который объединяет несколько статусов со схожим смыслом.

Аналогия: группа — это колонка на канбан-доске, а статусы внутри неё — оттенки состояния заказа в пределах этого этапа. Заказ движется по группам слева направо, а внутри группы может менять статус, не покидая колонку.

• Группа «Новые» — статусы «Новый», «Не обработан», «Требует уточнения»;
• Группа «В работе» — «Согласование», «Ожидает оплаты», «Комплектуется»;
• Группа «Выполнено» — «Доставлен», «Оплачен», «Завершён»;
• Группа «Отменённые» — «Отменён клиентом», «Нет товара», «Дубль».

Системные типы групп

Каждая группа статусов относится к одному из системных типов, и это не косметика — тип влияет на то, как система считает заказ. RetailCRM опирается на эти типы в аналитике, резервировании товара и автоматизации.

От типа зависит, попадёт ли заказ в выручку (тип «Выполнен») или в потери (тип «Отменён»), считается ли он открытым и держит ли резерв товара. Ошибка в типе группы искажает всю статистику.

Как спроектировать воронку под свой процесс

Хорошая статусная модель отражает реальный путь заказа в вашем магазине, а не абстрактную схему из интернета. Проектирование идёт от процесса.

Порядок работы:

1. опишите словами путь заказа от поступления до завершения;
2. выделите крупные этапы — это будущие группы (обычно 4–6);
3. внутри каждого этапа определите промежуточные состояния — статусы;
4. присвойте каждой группе корректный системный тип;
5. задайте порядок групп — он определит движение по канбану.

Оптимальное число групп — 4–6. Меньше — воронка теряет детализацию и непонятно, где заказы застревают. Больше — канбан превращается в бесконечную ленту, по которой менеджер устаёт таскать карточки.

Отражение в канбане и работе менеджера

Группы статусов напрямую формируют канбан-доску заказов. Каждая группа — колонка, заказы — карточки, которые менеджер перетаскивает по мере продвижения. Это делает воронку наглядной: видно, где скопились заказы и что требует внимания.

Практические следствия для работы оператора:

• перетаскивание карточки между колонками = смена группы статусов;
• смена статуса внутри группы не двигает карточку, но фиксируется в истории;
• цвета статусов помогают быстро выделить проблемные заказы;
• фильтры на доске позволяют смотреть только свои заказы или конкретный этап.

Чем логичнее выстроены группы, тем меньше менеджер думает, куда двигать заказ. Если оператор регулярно путается, в какую колонку класть карточку, — это сигнал, что модель не совпадает с реальным процессом и её нужно упростить.

Группы статусов и автоматизация

Статусная модель — фундамент для триггеров. Большинство сценариев автоматизации завязано на переход между статусами или пребывание в группе.

Типовые связки:

• заказ попал в группу «Новые» — уведомить менеджера и поставить задачу связаться;
• перешёл в «Ожидает оплаты» — отправить клиенту ссылку на оплату;
• завис в группе «В работе» дольше суток — эскалация руководителю;
• попал в «Выполнено» — запросить отзыв и снять резерв;
• перешёл в «Отменён» — вернуть товар на склад и зафиксировать причину.

Чем чище статусная модель, тем проще писать и поддерживать триггеры. Когда статусов слишком много и они дублируют друг друга по смыслу, автоматизация превращается в клубок условий, который никто не решается трогать.

Частые ошибки статусной модели

Грабли, на которые наступают при настройке воронки:

Итог

Группы статусов — это архитектура вашей воронки в RetailCRM. Правильная модель строится от реального процесса, содержит 4–6 групп с корректными системными типами, обязательно включает группу для отмен и служит основой для канбана и автоматизации. Ошибка в типах или избыток статусов бьют одновременно по отчётам, по удобству менеджеров и по триггерам.

Мы в B2Bsite проектируем статусные модели под конкретный бизнес: описываем путь заказа, собираем группы с верными типами, настраиваем канбан и связываем этапы с триггерами и уведомлениями. Если воронка в CRM не отражает то, как вы реально работаете, — поможем перестроить её без потери истории и остановки продаж.