Списание в МойСклад уменьшает остаток на складе без продажи и без покупателя. Им оформляют брак, недостачи, порчу, расход на собственные нужды и другие выбытия, которые не приносят выручку.
Зачем нужно списание
Не весь товар уходит через продажу. Часть теряется, портится, бьётся или расходуется внутри компании. Чтобы остатки оставались достоверными, такое выбытие оформляют документом Списание — он снимает товар с учёта и относит его себестоимость на расходы.
Типичные основания:
- бой, порча, истёкший срок годности;
- недостача по итогам инвентаризации;
- брак, выявленный при приёмке или хранении;
- расход на собственные нужды, образцы, дегустации.
Где создать документ
Списания находятся в разделе Склад → Списания. По кнопке + Списание заполняется шапка и таблица товаров.
| Поле | Что задаёт |
|---|---|
| Организация | Юрлицо, с баланса которого выбывает товар |
| Склад | Откуда списывается остаток |
| Статья расходов | Как выбытие отразится в прибылях и убытках |
| Дата | Момент уменьшения остатка |
Из проведённой инвентаризации списание создаётся автоматически на все позиции с отрицательной разницей — недостачи снимаются одним документом.
Причины и статьи расходов
Чтобы списания были аналитически полезны, разделяйте их по причинам через статьи расходов и, при необходимости, отдельные проекты. Тогда в отчётах видно, сколько денег уходит на брак, а сколько — на недостачи.
- «Брак и порча» — для повреждённого товара;
- «Недостача» — для расхождений инвентаризации;
- «Собственные нужды» — для внутреннего расхода;
- «Маркетинг/образцы» — для промо и дегустаций.
Комментарий в документе стоит заполнять всегда: при разборе спорных списаний это единственный источник контекста.
Себестоимость списания
Списание уходит по учётной себестоимости товара, а не по цене продажи. Сумма списания — это прямой убыток, поэтому корректная себестоимость критична для отчёта о прибыли.
- при методе FIFO списывается конкретная партия со своей ценой закупки;
- при средневзвешенной берётся средняя себестоимость на дату документа;
- если товар пришёл с нулевой ценой, списание тоже уйдёт «в ноль» и убыток не отразится.
Серии, маркировка и партии
Если товар учитывается по сериям, срокам годности или в системе «Честный ЗНАК», при списании указывают конкретные серии и коды маркировки — иначе документ не отразит выбытие корректно.
- для товара с сериями выбирают конкретную серию из остатка;
- для маркированного — сканируют или подтягивают коды Data Matrix;
- выбытие по маркировке уходит в «Честный ЗНАК» как списание, а не продажа.
Работа с сериями при списании — отдельный сценарий со своими правилами, его стоит настроить до массовых операций.
Автоматизация через API
Регулярные списания — например, ежедневное списание расходников — удобно автоматизировать. Документ создаётся на ресурсе entity/loss:
POST https://api.moysklad.ru/api/remap/1.2/entity/loss
В теле передают ссылки на организацию и склад через meta, массив positions с количеством и, при необходимости, ссылку на статью расходов. Так внешняя система может оформлять списания без ручного ввода.
Типичные ошибки
Что чаще всего портит учёт при списаниях:
- Списание вместо возврата поставщику — брак от поставщика лучше вернуть, а не списывать в убыток.
- Одна статья на всё — теряется аналитика причин выбытия.
- Нулевая себестоимость — убыток не виден в отчётах.
- Пустой комментарий — при аудите нельзя понять, за что списали.
Хорошая практика — ограничить право на списание отдельной ролью и ввести согласование сумм выше порога. Списание уменьшает и товар, и прибыль, поэтому это чувствительная операция: бесконтрольный доступ к ней открывает путь к сокрытию недостач. Регулярный отчёт по списаниям в разрезе статей и сотрудников быстро показывает, где расход на брак вышел за рамки нормы и требует разбора.
Итог
Списание корректно снимает с учёта товар, который выбыл без продажи, и относит его себестоимость на расходы. Разделяйте причины статьями, следите за корректной себестоимостью, не забывайте про серии и маркировку и не путайте списание с возвратом поставщику.
Мы настраиваем в МойСклад складской учёт с правильными статьями расходов, списаниями по инвентаризации, сериям и маркировке, а также автоматизируем рутинные операции. Поможем сделать так, чтобы каждый рубль выбывшего товара был виден в отчётах.
Частые вопросы
Чем списание отличается от продажи?
Списание уменьшает остаток без выручки и покупателя — товар выбывает в расход. Продажа приносит выручку и оформляется отгрузкой.
По какой цене списывается товар?
По учётной себестоимости — по FIFO это цена конкретной партии, по средневзвешенной средняя на дату документа. Цена продажи в списании не участвует.
Можно ли списать больше, чем есть на складе?
Нет, если отрицательные остатки запрещены — документ не проведётся. Если разрешены, остаток уйдёт в минус, что искажает учёт.
Как разделять причины списаний?
Через статьи расходов: брак, недостача, собственные нужды, образцы. Так в отчётах видно, сколько денег уходит на каждую причину.
Как списать маркированный товар?
Указать конкретные коды маркировки Data Matrix — выбытие уйдёт в «Честный ЗНАК» как списание, а не как продажа.
Откуда берутся списания при инвентаризации?
Из проведённой инвентаризации можно автоматически создать списание на все позиции с недостачей — отрицательной разницей между учётом и фактом.
Можно ли автоматизировать списания?
Да, через JSON API на ресурсе entity/loss. Внешняя система может создавать документы списания без ручного ввода.
Поможем с настройкой и поддержкой МойСклад
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой МойСклад.