Инвентаризация в МойСклад сверяет фактическое наличие товара с учётными остатками и выявляет излишки и недостачи. По её результатам система сама формирует документы, приводящие остаток в порядок.
Зачем и когда проводить
Со временем учётный остаток расходится с реальностью: пересорт, бой, воровство, ошибки приёмки. Инвентаризация — регулярная процедура сверки, которая возвращает остаткам достоверность и даёт основание для корректировок.
Когда её проводят:
- планово — раз в месяц/квартал по всему складу;
- выборочно — по группе товаров или зоне хранения;
- при смене материально ответственного лица;
- перед закрытием периода и годовой отчётностью.
Подготовка документа
Документ создаётся в разделе Склад → Инвентаризации по кнопке + Инвентаризация. В шапке указывают организацию и склад, затем наполняют таблицу товаров.
| Способ наполнения | Когда удобно |
|---|---|
| Заполнить по остаткам | Сверка всего склада — подтянутся все позиции с остатком |
| По группе/папке | Выборочная инвентаризация категории |
| Сканером ТСД | Пересчёт «в полях» с загрузкой факта |
Кнопка Заполнить по остаткам подставит учётное количество в колонку «Расчётное», а фактическое вы внесёте вручную или сканером.
Пересчёт и внесение факта
В документе для каждой позиции есть две ключевые колонки: расчётное количество (сколько по учёту) и фактическое (сколько насчитали). Разница между ними — и есть результат инвентаризации.
- заморозьте движения по складу на время пересчёта, чтобы факт не «плыл»;
- внесите фактическое количество по каждой позиции;
- по товарам, которых нет в списке, но они найдены, добавьте строки вручную;
- проверьте колонку разницы перед проведением.
Сверка: излишки и недостачи
После внесения факта система показывает по каждой позиции разницу:
- Положительная (факт больше учёта) — излишек, товар нужно оприходовать;
- Отрицательная (факт меньше учёта) — недостача, товар нужно списать;
- Ноль — совпадение, действий не требуется.
Отдельный случай — пересорт, когда одного товара излишек, а похожего недостача. Его разбирают вручную: часто это перепутанные при приёмке позиции, и корректнее не списывать-приходовать, а исправить исходные документы.
Автоматическая корректировка остатков
Главное удобство МойСклад — из проведённой инвентаризации документы-корректировки создаются автоматически. В карточке инвентаризации доступны кнопки:
Создать → Оприходование— на все позиции с излишком;Создать → Списание— на все позиции с недостачей.
Оба документа наследуют склад и позиции, вам остаётся проверить себестоимость и статьи расходов, а затем провести. После этого учётный остаток совпадёт с фактическим.
ТСД и автоматизация
Ручной пересчёт большого склада — источник ошибок. Пересчёт терминалом сбора данных ускоряет процесс и убирает опечатки: кладовщик сканирует штрихкоды, количество накапливается по позициям и выгружается в документ инвентаризации.
Через API инвентаризация доступна на ресурсе entity/inventory — так можно загрузить результаты пересчёта из внешней системы или мобильного приложения и получить готовый документ со сверкой.
Итог
Инвентаризация возвращает остаткам достоверность: подготовка документа, пересчёт факта (лучше по ТСД), сверка разниц и автоматические оприходование излишков и списание недостач. Главное правило — не двигать товар во время пересчёта и внимательно разбирать пересорт.
Мы ставим в МойСклад регулярную инвентаризацию с пересчётом по ТСД, настраиваем корректные статьи для оприходований и списаний и наводим порядок в остатках даже на запущенном складе. Поможем сделать сверку быстрой и результат — достоверным.
Частые вопросы
Как быстро заполнить инвентаризацию по всему складу?
Кнопкой «Заполнить по остаткам» — в документ подтянутся все позиции с остатком, а их учётное количество попадёт в расчётную колонку.
Что означают расчётное и фактическое количество?
Расчётное — это остаток по учёту, фактическое — то, что реально насчитали. Их разница показывает излишек или недостачу.
Как из инвентаризации привести остатки в порядок?
В карточке проведённой инвентаризации нажмите «Создать оприходование» для излишков и «Создать списание» для недостач — документы создадутся автоматически.
Можно ли считать товар терминалом сбора данных?
Да. ТСД накапливает количество по сканированным штрихкодам и выгружает фактические данные в документ инвентаризации, снижая число ошибок.
Что делать при пересорте?
Пересорт — излишек одного товара и недостача похожего. Часто корректнее исправить исходные документы приёмки, а не просто списывать и приходовать.
Почему разница получилась ложной?
Скорее всего, во время пересчёта по складу шли продажи и приёмки, и расчётное количество изменилось. Останавливайте движения на время инвентаризации.
Можно ли инвентаризировать только часть склада?
Да, наполните документ по группе, папке или конкретным позициям — выборочная инвентаризация категории вполне поддерживается.
Поможем с настройкой и поддержкой МойСклад
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой МойСклад.