Прогноз продаж и план/факт

Прогноз продаж и отчёт «план/факт» превращают воронку Битрикс24 из журнала сделок в инструмент управления выручкой. Разберём, как задать планы, посчитать взвешенный прогноз по стадиям и сверять его с фактом без ручных выгрузок в Excel.

Что такое прогноз и план/факт

В CRM Битрикс24 различают два связанных, но разных инструмента. План — это заранее заданная цель по выручке или количеству сделок на период (месяц, квартал) для отдела или конкретного менеджера. Факт — сумма реально закрытых сделок в стадии «Сделка успешна». А прогноз — ожидаемая выручка по сделкам, которые ещё в работе, но с поправкой на вероятность закрытия.

Отчёт «план/факт» отвечает на вопрос «сколько мы должны были и сколько сделали», а прогноз — «сколько мы, скорее всего, сделаем к концу периода». Вместе они дают руководителю раннее предупреждение: если факт отстаёт, а прогноз по открытым сделкам не покрывает разрыв, значит воронку надо срочно наполнять.

Как задать планы продаж

Планы в Битрикс24 задаются в разделе CRM → Аналитика → Планы продаж (в облаке и в актуальных редакциях коробки). Здесь для каждой воронки можно указать цель на месяц по нужной метрике.

• Метрика плана — сумма выигранных сделок, их количество или сумма счетов. Для отдела продаж обычно ставят план по сумме успешных сделок.
• Разрез — общий план по воронке и детализация до отдельного менеджера. Сумма индивидуальных планов должна складываться в план отдела.
• Период — план задаётся помесячно; квартальные и годовые цифры собираются как сумма месяцев.

Планы удобно проставлять на квартал вперёд, ориентируясь на факт прошлых периодов и сезонность. Если структура отдела сложная, планы можно вести отдельно по каждой воронке — например, «Новые клиенты» и «Повторные продажи» с разными целями.

Взвешенный прогноз по воронке

Простой прогноз — это сумма бюджетов всех открытых сделок с ожидаемой датой закрытия в периоде. Но такой прогноз завышен: часть сделок сорвётся. Точнее считать взвешенный прогноз — бюджет каждой сделки умножается на вероятность закрытия, привязанную к её стадии.

Вероятности берут из исторической конверсии стадий (см. анализ воронки) — не «на глаз», а по реальной доле сделок, дошедших с этой стадии до успеха. Пересматривать коэффициенты стоит раз в квартал: по мере роста зрелости отдела конверсия меняется.

Где смотреть отчёты

Основные инструменты сравнения плана и факта живут в разделе CRM → Аналитика. Наиболее полезные виды:

1. Отчёт «Выполнение плана» — показывает по каждому менеджеру и отделу план, факт и процент выполнения на текущую дату, с цветовой индикацией отставания.
2. Дашборд продаж — сводные виджеты по выручке, среднему чеку и динамике. На него можно вынести отдельный виджет прогноза.
3. Отчёт по сделкам с группировкой по ожидаемой дате закрытия — база для ручной проверки прогноза по будущим месяцам.

Для регулярного контроля настройте нужные виджеты на дашборде и откройте руководителю доступ. Так план/факт не нужно собирать вручную к каждой планёрке — цифры обновляются автоматически по мере движения сделок.

Как повысить точность прогноза

Прогноз хорош ровно настолько, насколько аккуратно менеджеры ведут CRM. Точность держится на дисциплине данных, а не на формулах.

• Обязательное поле «Ожидаемая дата закрытия» — сделайте его required через настройку карточки сделки, иначе прогноз по периодам развалится.
• Актуальный бюджет сделки — сумма должна отражать реальную стоимость, а не «черновую» цифру с момента создания лида.
• Своевременный перевод по стадиям — сделка на стадии «КП отправлено», по которой две недели нет активности, искажает взвешенный прогноз. Настройте роботов, напоминающих о зависших сделках.
• Регулярная чистка воронки — «мёртвые» сделки нужно закрывать как проваленные, иначе они годами висят в открытом прогнозе.

Автоматизация контроля план/факт

Ручной контроль плана раз в месяц запаздывает — разрыв обнаруживается, когда исправить его уже поздно. В Битрикс24 процесс можно автоматизировать средствами платформы.

• Роботы и триггеры — напоминают менеджеру передвинуть зависшую сделку или заполнить дату закрытия, поддерживая данные в актуальном состоянии.
• Уведомления руководителю — бизнес-процесс может раз в неделю присылать РОПу сводку «факт против плана» с процентом выполнения.
• Выгрузка через REST API — методы crm.deal.list с фильтром по стадии и дате позволяют собрать прогноз во внешнюю BI-систему, если стандартных отчётов не хватает.

Для сложных сценариев прогноз выносят в отдельный дашборд или внешний BI, а Битрикс24 остаётся источником первичных данных о сделках.

Итог

Прогноз продаж и отчёт «план/факт» в Битрикс24 работают только в связке: планы задают цель, факт показывает результат, а взвешенный прогноз по стадиям предупреждает об отставании заранее. Ключ к достоверным цифрам — не формулы, а дисциплина ведения CRM: заполненная дата закрытия, актуальный бюджет и своевременный перевод сделок по стадиям.

Мы настраиваем планы продаж, воронки с реальными коэффициентами конверсии, отчёты «выполнение плана» и автоматические напоминания, чтобы руководитель видел прогноз выручки в реальном времени, а не собирал его в Excel к планёрке. Поможем связать это со сквозной аналитикой и KPI менеджеров под ваши процессы.