Отчёт по работе менеджеров (KPI)

Отчёт по работе менеджеров — это не одна цифра выручки, а срез активности, конверсии и выполнения плана по каждому сотруднику. В CRM Битрикс24 его собирают из раздела «Аналитика CRM»: штатного дашборда «Работа менеджеров», плана продаж и KPI. Разберём, где эти данные лежат, какие показатели в них входят и как сделать так, чтобы цифрам можно было доверять.

Что показывает отчёт по работе менеджеров

Задача отчёта — ответить руководителю на три вопроса: кто сколько делает, насколько эффективно и выполняет ли план. Одной суммы сделок для этого мало: менеджер с высокой выручкой может брать её за счёт входящего потока, а не за счёт работы, тогда как активный сотрудник с меньшими цифрами способен вырасти при правильной нагрузке.

Поэтому корректный отчёт по работе менеджеров в Битрикс24 сводит вместе три группы данных:

• Нагрузка — сколько лидов и сделок в работе, сколько дел (звонков, встреч, писем) сделано за период;
• Результат — количество и сумма успешных сделок, конверсия, средний чек;
• Дисциплина и план — просроченные дела, сделки без активностей, процент выполнения плана продаж.

Именно связка «активность → конверсия → выручка» превращает набор цифр в управленческий инструмент, а не в простую витрину продаж.

Где смотреть: раздел «Аналитика CRM»

Отчёты по сотрудникам живут в разделе CRM → Аналитика. Аналитика CRM построена на BI-конструкторе (BI Builder), поэтому дашборды интерактивны: можно менять период, фильтровать по воронке, отделу и конкретному менеджеру, проваливаться в детализацию по клику на показатель.

Ключевой преднастроенный дашборд — «Работа менеджеров» (в интерфейсе он же «Эффективность менеджеров» / сравнение сотрудников). Помимо него полезны:

• «Общая статистика» — сводка по всей CRM, от которой отталкиваются при выборе периода;
• «Воронка продаж» — конверсия по стадиям, которую затем разбивают по менеджерам;
• «Звонки» — активность по телефонии, важная часть KPI отдела продаж.

Какие показатели входят в отчёт

На дашборде «Работа менеджеров» показатели разбиты по сотрудникам, что позволяет сравнивать их между собой на одном экране. Базовый набор метрик выглядит так:

Отдельный полезный виджет — «Загрузка менеджеров»: он показывает, у кого скопилось слишком много незакрытых сделок, а у кого есть запас, чтобы принять новые лиды. Это база для честного распределения входящего потока.

План продаж и сравнение план/факт

KPI без плана — это просто статистика. Поэтому в Аналитике CRM задают план продаж: целевые суммы (или количество сделок) на период по отделу и по каждому менеджеру. Битрикс24 позволяет распределить общий план компании между сотрудниками и затем показывать план/факт — сколько уже закрыто и сколько осталось до цели.

Порядок настройки обычно такой:

1. В дашборде продаж открываете настройку плана и задаёте период (месяц, квартал);
2. Указываете целевую сумму по компании и распределяете её между менеджерами;
3. Система считает процент выполнения и подсвечивает отставание по ходу периода.

Такой отчёт удобно смотреть в динамике: не в конце месяца, когда исправить уже нечего, а еженедельно, чтобы вовремя перераспределить лиды или подключить руководителя к «зависшим» крупным сделкам.

Настройка KPI: цели и целевые действия

Под KPI менеджера обычно понимают не только выручку, но и целевые действия, которые к ней ведут: число звонков в день, количество проведённых встреч, скорость первого касания лида, доля сделок без просроченных дел. В Битрикс24 их отслеживают комбинацией инструментов:

• Дашборд активности — количество и типы дел по каждому сотруднику;
• Отчёт по звонкам — исходящие/входящие, длительность, пропущенные;
• KPI-виджеты план/факт — по выручке и количеству сделок с процентом выполнения.

Расширенные KPI-отчёты и настройка целевых показателей доступны в старших коммерческих тарифах Битрикс24. Если тариф их не включает, KPI собирают из тех же метрик Аналитики CRM плюс план продаж — этого достаточно для контроля большинства отделов.

Как обеспечить достоверность цифр

Любой отчёт по менеджерам стоит ровно столько, сколько стоят исходные данные. Если сделки заводят задним числом, звонки не фиксируются, а поля не заполняют — красивый дашборд врёт. Достоверность обеспечивают несколькими правилами:

• Телефония в CRM. Звонки должны идти через встроенную или интегрированную телефонию, чтобы попадать в отчёт автоматически, а не со слов менеджера;
• Обязательные поля и стадии. Сумма, ответственный и источник должны заполняться — по ним и строится аналитика;
• Дела вместо памяти. Каждое касание клиента оформляется делом (звонок, встреча, задача), тогда активность считается корректно;
• Права доступа. В CRM → Настройки → Права → Права доступа роли настраивают так, чтобы менеджер видел свои сделки, а руководитель — весь отдел по структуре компании.

Отдельно контролируют «сделки без активностей» — это клиенты, которых менеджер бросил. Такой виджет часто важнее суммы выручки: он показывает утечку потенциальных денег.

Регулярный контроль и выгрузка

Отчёт по работе менеджеров приносит пользу, только когда его смотрят регулярно и по одному и тому же набору метрик. Чтобы это не отнимало время, в Битрикс24 настраивают повторяемый процесс:

1. Сохранённый дашборд с нужными виджетами и фиксированным набором фильтров под ваш отдел;
2. Единый период сравнения — например, «неделя к неделе» и «месяц к месяцу», чтобы видеть динамику, а не только текущий срез;
3. Выгрузка и доступ — данные можно экспортировать и делиться дашбордом с руководителями по ссылке, а через API аналитики выгружать показатели во внешние системы отчётности.

На основе этих же данных удобно строить планёрки: открыли дашборд «Работа менеджеров», прошли по загрузке, конверсии и плану, зафиксировали отстающих. Роботы и триггеры при этом снимают рутину — например, автоматически ставят задачу руководителю по сделке, которая давно без движения.

Итог

Отчёт по работе менеджеров в Битрикс24 — это связка из раздела «Аналитика CRM», дашборда «Работа менеджеров», плана продаж и KPI. Он показывает не только выручку, но и нагрузку, активность и конверсию по каждому сотруднику, а сравнение план/факт превращает статистику в инструмент управления. Работает он ровно настолько, насколько дисциплинированно заполняется CRM: телефония, обязательные поля, дела и корректные права доступа.

Мы в B2Bsite настраиваем CRM Битрикс24 так, чтобы отчёты по менеджерам собирались автоматически и им можно было верить: выстраиваем воронки и права, подключаем телефонию, задаём планы и KPI, собираем дашборды под ваш отдел продаж. Если нужен прозрачный контроль работы менеджеров без ручных таблиц — поможем настроить аналитику и автоматизацию под ваши процессы.