Если одни и те же задачи ставятся раз за разом, их не нужно расписывать вручную — для этого есть шаблоны и регулярные задачи. Они превращают рутину в один клик или полностью убирают ручную постановку. Разберём, как их настроить и где они реально экономят время.
Зачем нужны шаблоны
Шаблон задачи — это заготовка, из которой одним действием создаётся полноценная задача со всеми заранее заданными параметрами. Регулярная задача — это шаблон, который система сама применяет по расписанию.
- Стандартизация: все однотипные задачи выглядят одинаково.
- Скорость: не надо каждый раз заполнять описание и чек-лист.
- Надёжность: регулярные задачи не забудут поставить.
Создание шаблона
Шаблоны живут в разделе задач, в меню Ещё → Шаблоны. Создать шаблон можно с нуля или на основе существующей задачи.
- Откройте список шаблонов и нажмите «Создать».
- Заполните название, описание, ответственного и участников.
- Добавьте чек-листы и настройте срок относительно даты постановки.
- Сохраните — шаблон появится в списке для быстрого создания задач.
Из готовой задачи шаблон делается ещё быстрее: в её меню есть пункт сохранения как шаблона, который переносит текущую структуру.
Что сохраняется в шаблоне
Шаблон хранит практически все параметры задачи, кроме привязки к конкретной дате.
| Параметр | Сохраняется |
|---|---|
| Название и описание | Да |
| Ответственный, соисполнители, наблюдатели | Да |
| Чек-листы | Да |
| Крайний срок | Относительно даты создания (+N дней) |
| Проект / группа | Да |
| Подзадачи-шаблоны | Да, деревом |
Именно относительный срок делает шаблоны удобными: задача, созданная сегодня, получит дедлайн «сегодня + N дней», а не устаревшую фиксированную дату.
Регулярные задачи и расписание
Регулярная задача настраивается в шаблоне: включается признак регулярности и задаётся расписание повторов.
- Ежедневно / еженедельно / ежемесячно — с выбором дней.
- Конкретные дни недели или числа месяца.
- Время постановки и дата окончания серии.
В назначенный момент система автоматически создаёт новую задачу из шаблона — исполнителю не нужно ничего делать, поручение просто появляется в списке.
Права на шаблоны
Шаблоны — общий ресурс, поэтому у них есть отдельные права доступа. Это важно, чтобы сотрудники не портили чужие заготовки.
- Кто может создавать задачи из шаблона.
- Кто может редактировать сам шаблон.
- Владелец шаблона и назначенные ответственные за его актуальность.
Разграничение прав удобно в больших компаниях: методолог правит эталонные шаблоны, а рядовые сотрудники только создают из них задачи, не меняя структуру.
Практика применения
Несколько типовых сценариев, где шаблоны и регулярные задачи дают наибольший эффект.
- Онбординг — шаблон с деревом подзадач по всем шагам оформления нового сотрудника.
- Ежемесячная отчётность — регулярная задача 1-го числа с чек-листом отчётов.
- Регламентное ТО / проверки — еженедельные задачи по расписанию.
- Обработка заявки — шаблон для менеджера со стандартными шагами.
Начинать стоит с двух-трёх самых частых процессов: даже они заметно разгружают руководителя и убирают «забыли поставить задачу». Когда команда привыкает к шаблонам, их набор растёт органично — каждый повторяющийся сценарий рано или поздно превращается в заготовку.
Отдельная выгода — обучение новичков: вместо устного пересказа регламента сотрудник получает шаблонную задачу с чек-листом, где каждый шаг уже описан. Это ускоряет ввод в должность и снижает число ошибок на старте.
Итог
Шаблоны экономят время на постановке однотипных задач и держат единый стандарт, а регулярные задачи полностью снимают ручную постановку по расписанию. В шаблоне сохраняются участники, чек-листы, дерево подзадач и относительный срок; права на шаблоны защищают эталоны от случайных правок.
Мы описываем повторяющиеся процессы вашей компании в шаблонах и регулярных задачах, настраиваем расписания и права, связываем всё с CRM и обучаем команду. Это убирает рутину постановки и гарантирует, что регламентные дела не потеряются.
Частые вопросы
Чем шаблон отличается от регулярной задачи?
Шаблон создаёт задачу по клику, а регулярная задача — это шаблон с расписанием, по которому система ставит задачи автоматически.
Как задать срок в шаблоне, чтобы он не устаревал?
Срок в шаблоне указывается относительно даты создания, например +3 дня. Тогда каждая новая задача получает актуальный дедлайн.
Сохраняются ли чек-листы и подзадачи в шаблоне?
Да, шаблон хранит чек-листы и дерево подзадач, поэтому сложные процессы создаются одним действием со всей структурой.
Что будет, если ответственный в регулярной задаче уволился?
Задачи продолжат ставиться на него, пока шаблон активен. При кадровых изменениях регулярные шаблоны нужно обновлять.
Можно ли ограничить, кто редактирует шаблон?
Да, у шаблонов есть права доступа: отдельно на создание задач из шаблона и на редактирование самого шаблона.
Где найти список шаблонов?
В разделе задач в дополнительном меню есть пункт «Шаблоны», где хранятся все заготовки и настраивается регулярность.
Можно ли сделать шаблон из существующей задачи?
Да, в меню задачи есть сохранение как шаблона — оно переносит текущие параметры, участников и чек-листы.
Поможем с настройкой и поддержкой Битрикс24
Поможем с настройкой, доработкой и поддержкой Битрикс24.